Вопрос: Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, актов); требования к их составлению и оформлению.

Ответ: Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления, содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: справки, акты, докладные записки и др. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенность этих документов в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий объяснительное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Оформление зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней и оформляется на обычном листе бумаги, если она направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то считается внешней и составляется на бланке организации. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации. Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии). Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По оформлению отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений. Она также бывает внутренней и внешней и оформление также зависит от адресата. Объяснительные записки в основном составляются по вопросам, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Они составляются при нарушении трудовой и производственной дисциплины, проступках, при возникновении нештатных ситуаций и т.д. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее затребовал. Датой объяснительной записки считается дата ее составления. Текст должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок или подтверждающие какие-либо факты.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляют по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций (суды, прокуратура и т.д.) Такие справки оформляются на бланке и имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись. Справки, направленные в вышестоящие организации, заверяются печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В отличии от докладных записок текст справки содержит только перечисление фактов или изложение истории вопроса.

Справки личного характера выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и т.д. Справка, содержащая сведения о з/плате и др. финансовые сведения подписывается кроме руководителя еще и главным бухгалтером. Справка должна иметь реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Для справок личного характера могут создаваться трафаретные тексты. Текст такой справки следует начинать с Ф.И.О. работника (в именительном падеже). В тексте обязательно указывается организация, в которую она предоставляется. Справку подписывает должностное лицо, подпись заверяется печатью.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссией как постоянно действующей, так и назначенной распорядительным документом (обычно приказами).

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда большое количество разновидностей актов: акты-ликвидации, акты-передачи, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения и т.д. Если нет установленной нормативными документами формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме. Лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные акты и нормативные документы, регулирующих данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт составляется на общем бланке. Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты: герб, эмблема организации, наименование организации – автора документа, вид , дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для актов с повторяющейся информацией следует разрабатывать и применять бланки с трафаретным текстом.

Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание для составления акта (распорядительный, нормативный документ), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть словом «Основание», которое через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например: Основание: приказ директора школы от 17.04.2010 № 15 «О проведении инвентаризации в школе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагают по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указываются количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также обязательная, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-ый экз. направлен в департамент образования.

2-ой экз. – в дело.

При наличии приложений на них делается ссылка.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются, например:

Председатель комиссии подпись И.О.Ф.

Члены комиссии подпись И.О.Ф.

подпись И.О.Ф.

Вопрос: Сценарий подготовки документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложение, требования к их оформлению. Лингвистические особенности текстов служебных документов.

Ответ: Чтобы составить полноценный документ, необходимо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Подготовка документа может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Подготовка документов складывается из следующих этапов:

- сбор данных по управленческому вопросу;

- составление проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа;

Сбор данных начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа – изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, т.к. чтобы обладать юридической силой, подготавливаемый документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы. Заканчивается подготовка проекта документа его оформлением, которое включать печать проекта документа на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документов реквизитов.

Дальше документ согласовывается. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих тот или иной документ, и последовательность визирования. Согласование выполняется тем же должностным лицом (структурным подразделением), которое готовило проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново, и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, следует его тщательно проверить, обратив особое внимание на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо, и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа.

Текст документа – основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения. Текст большинства орг-расп. документов состоит из двух частей: введение (основная), в кот. излгаются причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в кот. формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и т.д. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу, выводы. Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, приказы и т.д.) в виде отдельных разделов, которые могут состоять из пунктов, подпунктов. Каждый раздел текста нумеруется арабскими цифрами.

К текстам управленческих документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации: краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля, убедительность, нейтральность тона изложения, использование общепринятых сокращений, использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов).

Заголовок – краткое содержание документа. Он позволяет быстро определить степень информированности документа, его важность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении и рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформленных на бланке формата А5 и писем с небольшим объемом текста. Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагается слева над текстом документа, с отступом от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:

Деловое письмо – «О поставке оборудования»

Приказ – «О создании комиссии…»

Акт – «Недостачи товара по количеству»

Реквизит «отметка о наличии приложений» используется в сопроводительных документах. Он размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзацного отступа.

Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение: на 4. в 3 экз.

Если документ, имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, кол-во листов и кол-во экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение: 1. Штанное расписание на 4 л. В 2 экз.