Феномены, связанные с процессом коммуникации
Обратная связь:
при наличии обратной связи отправитель и получатель именуется коммуникативными ролями.
двусторонний обмен информации повышает уверенность и эффективность;
обратная связь повышает правильность и точность восприятия рас кодирование.
Шум (помехи). Источники помех:
язык (вербальный и невербальный);
различия восприятия, из-за которых может изменяться смысл;
различие в организационном статусе.
Трудности в развитии коммуникации
Искажение сообщений:
непреднамеренное искажение проходит, как правило, из-за низкой профессиональной пригодности;
фильтрация, т.е. суммирование обобщение, в ходе которого возможно искажение;
сознательное искажение;
несовпадение статусов (стремление формировать только положительную информацию с целью получения одобрения);
страх перед наказанием и ощущение безопасности дела.
Информационные перегрузки – невозможно реагировать на всю информацию, деление на нужную и ненужную, существенную и несущественную, достаточно субъективную.
Неудовлетворительная структура информации:
сложность управления;
много уровней, много искажений.
Пути улучшения системы коммуникации
Управленческое регулирование:
четкое определение и формулирование задач;
формирование четкого представления о потребностях информации начальника, себя, своих подчиненных;
планирование, реализация, контроль совершенствовать в направлении улучшения информационного обмена;
обсуждение планов, задач, путей их решения.
Совершенствование системы обратной связи:
перемещение людей из одной организации в другую с целью обсуждения;
опрос работников, в среде которого необходимо выявить: четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии грядущих перемен; получают ли их руководитель для предложений.
Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирование на пути снизу вверх.
Создание каналов информационных сообщений в форме стенной печати, статей, бюллетеней, радиотелевидения, компьютерных сетей.
Внедрение совершенных, информационных технологий (электронная почта, видеоконференции и другие).
Из всего обилия компьютерных информационных систем далее рассматриваются три типа:
управленческие информационные системы (MIS),
системы обеспечения принятия решения (DSS - decision support system)
экспертные системы
В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются ЛПР (менеджеру) таким образом, чтобы обеспечить оперативное управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются.
Рис.30. Структура информационной системы (MIS)
Примеры информации, которая формируется в базах данных, - цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно организована.
Компьютер в MIS обрабатывает данные и генерирует информацию для различных подразделений фирмы. Она является основой формирования моделей управленческих решений и самих решений. Построение модели остается творческим процессом.
Рис. Российский рынок Систем Электронного Документооборота (СЭД)
DSS отличаются от MIS тем, что менеджер обычно является внутренним компонентом DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует с компьютерной информационной системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико-математические модели как первичные элементы системы, с которой ЛПР взаимодействует (табл.7.2).
На схеме рис. показаны информационные потоки взаимодействия менеджера и компьютерной системы DSS, что обычно называется анализом «что, если .... ?» Компьютер генерирует результаты на экономико-математической модели, а менеджер его спрашивает: «Что произойдет, если что-нибудь изменится в модели?» (например, цены, издержки, их структура и т.д.). Менеджер может также промоделировать возможные решения и оценить потенциальные результаты.
Таблица 7.2
Различия MIS и DSS
|
MIS |
DSS |
|
Акцент делается на структурирование задач при предварительно определенных стандартных процедурах, правил их решения и информационных потоках |
Акцент делается на решения Структура компьютера и аналитическая помощь важны, но оценки менеджера более существенны |
|
Выигрыш состоит в снижении затрат, необходимого времени, количества обслуживающего персонала и т.д. |
Выигрыш состоит в расширении диапазона и возможности компьютеризации процессов решения с целью помочь менеджеру увеличить эффективность работы |
|
Влияние на принятие менеджером решения непрямое, т.к. обеспечивается доступ к необходимым данным |
Влияние на менеджера состоит в создании необходимого инструментария под его непосредственным контролем, что не является попыткой автоматизировать процесс решения, предопределить цели и оказать давление на решение |