1 Описание проблемы
В связи с расширением продажи автозапчастей возникли определенные трудности в управлении магазином, связанные с системой учета товара. Существующая система ручного учета оказалась неоперативной и не позволяет иметь реальную картину поступлений и продажи запчастей в каждый момент времени. Ручная обработка обеспечивает только бухгалтерскую отчетность к концу месяца, сведения же о поступлениях, продажи и реальных остатках в каждый конкретный момент только приблизительны.
Таким образом, есть потребность: построить систему ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА и Продажу ЗАПЧАСТЕЙ. Решение проблемы – построение некоторой информационной системы на основе компьютерной технологии.
2 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
Магазин имеет постоянных поставщиков, которые снабжают его запчастями. Менеджер обеспечивает поиск и закупку товаров. Доставка выполняется транспортом организации-поставщика.
Каждая партия запчастей поступает вместе с сопроводительными документами, в которых указаны количественные и стоимостные данные, а также основные характеристики товара. Оплата поставок выполняется в соответствии с той договоренностью, которая имеется между магазином и поставщиком.
На складе на каждую принятую партию запчастей оформляется соответствующий документ, фиксирующий поступление. Этот документ оформляется на основании счета-фактуры на запчасти, полученные от поставщика, и называется ПРИХОДНЫМ ОРДЕРОМ.
В него включаются все необходимые данные:
наименование поставщика;
наименование товара;
марка автомобиля;
дата поступления на склад;
количество;
цена;
общая стоимость.
Приходный ордер составляются в двух экземплярах: один – для склада, другой – для менеджера.
На складе имеется картотека, в которой хранится информация о каждом товаре. Картотека содержит УЧЕТНЫЕ КАРТОЧКИ. В каждой из них – данные только об одном товаре.
Учетная карточка – главный учетный документ на складе. Данные в карточку заносятся материально ответственным лицом – это менеджер. При поступлении товара в карточке отмечаются те же сведения, что и в приходном ордере плюс некоторые специфические характеристики товара (срок годности, параметры, габариты и т.п.).
Когда продается товар, оформляется ЧЕК, в котором указываются:
наименование товара;
дата продажи;
количество;
цена;
стоимость товаров.
Чек получает на руки покупатель. Данные, о продаже фиксируются также и в учетной карточке склада.
Когда возникают проблемы с товаром (брак или некачественный товар) составляется НАКЛАДНАЯ НА ВОЗВРАТ, которая включает в себя:
фамилия сдающего покупателя;
наименование товара;
количество;
цена;
причина возврата;
стоимость;
общая стоимость товара.
Накладная на возврат составляется в двух экземплярах: один остается у покупателя, другой – у материально ответственного лица (менеджера). Сведения о возврате также заносятся в учетную карточку данного материала.
На основании документов о перемещении товаров к концу месяца необходимо составлять для администрации ОТЧЕТЫ О ДВИЖЕНИИ товара, в которые включаются следующие сведения:
- сведения о поступлениях от поставщиков;
- сведения о расходе;
- сведения о возврате;
- остаток товара на начало месяца.