4.2. Принципы построения журнально-ордерной формы учета

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счето­водства положены следующие важнейшие ее принципы;

-производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

-совмещение, как правило, в единой си­стеме записей синтетического и аналити­ческого учета;

-отражение в бухгалтерском учете хо­зяйственных операций в разрезе показате­лей, требующихся для контроля и состав­ления периодической и годовой отчетности;

-применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом;

-применение регистров с заранее ука­занной корреспонденцией счетов, номенк­латурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для состав­ления периодической и годовой отчетности;

-применение месячных журналов-орде­ров.

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итога­ми за месяц в зависимости от характера и содержания операции.

На документах, данные которых вклю­чены в журналы-ордера и ведомости, ука­зываются номера соответствующих регист­ров и порядковые номера записи (номер строки).

Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании ко­торых произведены эти записи. Это обес­печивает надлежащий контроль за пра­вильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролиро­ваны путем их сопоставления с соответст­вующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по докумен­там используются для проверки полу­ченных в журнале-ордере итогов по от­дельным корреспондирующим счетам.

Все журналы-ордера подписываются, кроме того, главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации) или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые по­казатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствую­щая отметка.

Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на схеме.

Кассовая книга

Первичные документы

Накопительные и группировочные ведомости

Журналы-ордера

Регистры аналитического учета

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

м

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

1. Сплошные линии показывают последовательность выполнения учетных записей.

2. Пунктирные линии обозначают сверку итогов.

4.3. Главная книга

Главная книга используется для обоб­щения данных из журналов-ордеров, вза­имной проверки правильности произведен­ных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показываются вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных дан­ных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге текущие обороты про­изводятся только по счетам первого поряд­ка. Обороты по кредиту каждого синтети­ческого счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществля­ется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредито­вых оборотов, а также дебетовых и креди­товых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основ­ному. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправле­ния.

Планируя ведение бухгалтерского учета на предприятии в соответствии с требова­ниями журнально-ордерной формы, следу­ет руководствоваться письмом Минфина России от 24.07.92 г. № 59 «О рекоменда­циях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях».

Журналы- ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета. К недостаткам журнально-ордерной формы учета можно отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентируемых на ручное заполнение данных. На базе журнально-ордерной формы учета построена автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. Она обеспечивает механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса, оперативность данных учета, увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.