Этапы реализации контроля.

В процедуре контроля существуют такие четко различаемые этапы, как выработка стандартов и критериев, сравнение с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер:

1. Установление стандартов. Данный этап отражает близость функций контроля и планирования.

Стандарты – это конкретные цели или процесс, поддающийся измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий, вытекать из процесса планирования. Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, отличаются двумя особенностями: наличием временных рамок реализации и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения.

Хороший стандарт системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели. Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Второй этап процесса контроля заключается в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами.

На данном этапе определяется соответствие достигнутых результатов ожиданиям и принимается важное решение о том, насколько допустимо или относительно безопасно обнаруженное отклонение от стандартов. На указанной стадии дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Эта деятельность состоит в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий руководителей и побуждает к принятию адекватных действий.

3. Корректирующие действия. После соответствующей оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения (ничего не предпринимать, устранить отклонение или, если это возможно, пересмотреть стандарт).

При линии поведения «ничего не предпринимать» основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами, плановыми показателями говорит о том, что установленные цели достигаются, то не возникает необходимости в принятии каких-либо корректирующих действий. Но, несмотря на то, что система контроля говорит о хорошем состоянии дел, необходимо продолжать измерять результаты, продолжая цикл контроля.

При линии поведения «устранить отклонения» проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонений. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Смысл корректировки во всех случаях заключается в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления, организационной структуры, внедрения передовых технологий.

При линии поведения «пересмотр стандартов» не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными. Стандарты подвергаются изменениям с пересмотром планов.