Тема 15. Контроль в системе менеджмента

Процесс управления протекает в условиях постоянно изменяющейся внешней среды и характеризуется различной степенью неопределенности. Достигло ли управляющее воздействие поставленных целей? Нуждаются ли управленческие решения в корректировке? Ответ на эти вопросы дает контроль. Целью данной темы является изучение процесса контроля как неотъемлемого элемента самой сущности всякой организации.

Понятие и роль контроля в управлении.

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей.

Руководство начинает осуществлять функцию контроля с того момента, когда оно сформулировало цели и задачи и создало организацию. Функции контроля:

1. Контроль уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации.

2. Контроль предупреждает о возникновении кризисных ситуаций. Позволяет выявить проблемы и скорректировать под них деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

3. Контроль поддерживает сильные стороны организации. Руководство получает возможность определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Выделяют три основных вида контроля в организации, которые имеют одну цель – способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым:

• Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ и обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области трудовых ресурсов заключается в установлении минимально допустимого уровня образования сотрудников или стажа работы в данной области, проверке документов и рекомендаций, проведения психологических тестов и собеседований. Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа бюджета, который позволяет осуществить функцию планирования.

• Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и обычно проводится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Для его эффективного осуществления аппарату управления необходима обратная связь- это данные о полученных результатах. Система обратной связи позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения, чтобы избежать отклонения от наиболее эффективного пути к поставленной цели.

• Заключительный контроль. Осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Имеет две важные функции:

- дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем;

- способствует мотивации.

Процесс контроля.

Процесс контроля состоит из трех этапов: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов, принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

• Выработка стандартов и критериев оценки. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две особенности: они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определенный период времени вместе называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей и позволяет руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

• Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе определяется масштаб допустимых отклонений – шкала, в пределах которой отклонения не должны вызывать тревоги. Затем измеряются результаты, передается и оценивается информация. В соответствии с принципом исключения только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

• Принятие необходимых корректирующих действий. Такими действиями могут быть следующие:

- изменение некоторых внутренних переменных системы;

- изменение стандартов;

- невмешательство в работу системы.

При разработке процедуры контроля необходимо принимать во внимание поведение людей, то есть учитывать поведенческие аспекты контроля. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированными на них, то есть люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Другой потенциальный отрицательный поведенческий эффект контроля заключается в том, что он может побуждать людей выдавать искаженную информацию, например, менеджеры могут устанавливать заниженные цели, увеличивая реальность их достижения и получения вознаграждения в период подведения итогов.

Для того, чтобы избежать негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и повысить его эффективность, разработаны следующие рекомендации:

- задавать осмысленные приемлемые стандарты контроля, воспринимаемые сотрудниками;

- устанавливать двустороннее общение;

- задавать напряженные, но достижимые стандарты контроля;

- избегать излишнего контроля;

• вознаграждать за достижение заданных стандартов контроля.

Формирование эффективной системы контроля

Эффективный контроль, способный обеспечить достижение целей организации, должен обладать следующими свойствами:

1. Стратегическая направленность контроля. Предполагает отражение и поддержку в нем общих приоритетов организации. Если какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.

3. Соответствие контролируемому виду деятельности. Контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля. Заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок. Интервал должен адекватно соответствовать контролируемому явлению, он определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений, распространения полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Контроль должен приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Сложная система контроля, непонятная людям, вызывает отторжение у них и не может быть эффективной. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с ним и реализующих его.

7. Экономичность контроля. Все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и дохода. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или ввести менее тщательный контроль.