Режим таблицы

В этом режиме выполняется ввод и редактирование данных. Переход в него – кнопка «Открыть» в окне БД или кнопка Вид на панели инструментов.

Операции над записями и полями – контекстное меню строки или столбца.

Редактирование ячейки – двойной щелчок или F2 для исправления данных, Enter – подтверждение изменений, Esc – отмена.

Поиск и замена данных: меню Правка, п. Найти, Заменить или контекстное меню столбца данных;

Сортировка данных: меню Записи, подменю Сортировка или контекстное меню столбца данных; Можно перед сортировкой выделить несколько столбцов; тогда она начинается с крайнего левого столбца.

Современные СУБД никогда не сортируют таблицы физически. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы как автоматически создаваемые запросы. Записи всегда располагаются в файле в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Фильтрация данных: Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов:

Фильтр по выделенному фрагменту - способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Выделить образец, в контекстом меню выбрать соотв. пункт. Снятие фильтра – меню Записи, п. Удалить фильтр. Действие последовательно наложенных фильтров объединяется.

Обычный фильтр – меню Записи.Фильтр.Изменить фильтр. После нажатия кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится списком, в котором можно выбрать выводимые значения для данного поля. После щелчка по кнопке «Применить фильтр» будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру.

Расширенный фильтр – фильтр создается как SQL-запрос в окне фильтра, аналогичному окну запроса. Условие отбора можно построить, пользуясь построителем выражений.

5. Формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекгы (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами. Если Вы в окне базы данных откроете вкладку Формы и щелкните по кнопке «Создать», то откроется окно, в котором указаны способы создания формы.

Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Excel.

Далее будет рассмотрена работа с конструктором форм. По терминологии Access все, что добавляется в форму, называют элементами управления. Различают 2 их вида: связанные и несвязанные. Связанные элементы используют данные из полей в таблице БД. Например, если поле содержит сведения о почтовом индексе, то исправления, внесенные в поле, внесут соответствующие изменения в текущую запись открытой БД. Несвязанные элементы содержат пояснительный текст или графику, они не связаны с полями БД. Для перехода к Конструктору форм откроем вкладку Формы в окне БД и выберем кнопку Создать, в окне Новая форма укажем таблицу-источник данных и выберем режим Конструктор.

В области данных создаются и настраиваются необходимые поля, ее размер легко изменить «мышью». Настроить внешний вид формы позволяет команда Формат.Автоформат. Подробно изучить отдельные настройки формы и области данных позволяет окно Свойства, вызвать которое для области данных можно щелчком правой кнопки «мыши» в любом ее месте. Окно Свойства формы доступно, если выполнить щелчок правой кнопкой в окне Конструктора формы вне области данных:

Список полей позволяет методом «перетащил и оставил» быстро добавить на форму элементы для ввода данных в поля таблицы-источника записей.

Панель элементов позволяет добавлять в область данных стандартные элементы интерфейса Windows. Рассмотрим важнейшие из них подробнее. В связи с тем, что при программировании в Access на языке Visual Basic for Applications нам придется обращаться к англоязычным именам элементов управления и их свойств, везде в скобках будем писать соответствующие английские аналоги.

Текстовая метка (Label) – предназначена для ввода заголовков, поясняющего текста и примечаний. Это несвязанный элемент. Основные свойства: Имя (Name) – название метки, Подпись (Caption) – текст, выведенный на метке.

Текстовое поле (TextBox) – предназначено для вывода информации из полей БД, это связанный элемент. Свойства: Данные (ControlSource) – определяет, какие данные отображаются в поле. Данные могут быть получены из таблицы или запроса, удобнее всего назначить источник данных из построителя выражений, нажав кнопку с многоточием справа от свойства Данные. Ручной ввод также несложен. Например, если в поле выводится поле ФИО из таблицы Сотрудники, в поле ввода Данные следует набрать = [Сотрудники]![ФИО]

Поле со списком (ComboBox) – после перетаскивания объекта на форму вызывается Мастер. Поле со списком может использовать данные из таблицы или запроса, либо вводится фиксированный набор значений для поля. Значение, выбранное из поля со списком, можно запоминать в переменной или в поле таблицы БД.

Список (ListBox), в отличие от поля со списком, позволяет лишь выбрать одно из заранее предусмотренных значений. Выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым. После добавления объекта на форму вызывается Мастер, аналогичный Мастеру создания поля со списком.

Кнопка (Button) также создается с помощью Мастера.

Набор вкладок () – вкладки позволяют разместить в одном окне формы несколько наборов интерфейсных элементов.

Для выравнивания элементов формы достаточно выделить их «мышью» при нажатой Shift, а затем из контекстного меню выбрать подменю Выровнять. Аналогично можно выровнять размеры интерфейсных элементов, установить цвета текста и фона, изменить стиль оформления.

Подчиненная форма/отчет