Образцы некоторых деловых писем

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись “Программы курса "Организация делопроизводства"”. Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству.

Отзыв просим прислать до 12 ноября 20... г.

Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например:

Учебно-методическое объединение (УМО) 22-23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста "Документовед-организатор документационного обеспечения управления". Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корректировке учебного плана.

Заседание состоится в помещении Московского историко-архивного института по адресу: ул. 25 Октября, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 ч. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.

Председатель Совета УМО

проф., докт. ист. наук В.И. Дурновцев

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института. Оплата гарантируется со счета № ... в .... отделении Госбанка. Завод готов принять на работу выпускницу института по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Ее муж также может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Например:

При развертывании работ по реставрации ценных исторических зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью ... кв. м. для перенесения всех учебных занятий на время реставрации зданий.

Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Например:

115422, Москва,

ул. Зеленая, д. 5, кв. 38

Иванкину М.П.

Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива Н.К. Крымкина

Письмо-запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо просьбой.

Например:

Касательно: альбома образцов

Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 20...г.

С уважением, Экспортлен (подпись)

Существуют еще и письма-приглашения, благодарственные, сопроводительные, гарантийные, информационные письма и др.