Правила рубрицирования

Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, которые требуют условных обозначений. Четкость в членении рубрицируемого текста достигается применением ряда технико-пунктуационных правил:

1) для обозначения частей перечней используются прописные буквы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.) - в качестве высшего уровня членения; арабские цифры (1, 2, 3 и т.д.) - в качестве среднего уровня членения; арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т.д.) в качестве низшего уровня членения;

2) после строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка: а), 1), A. I.;

3) при рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)...; 2)...;). Точка ставится в конце рубрик (1. ... 2.), оформленных без скобок;

4) прописные буквы начинают текст рубрик, оформленных буквами и цифрами с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками

1. С....

II. Г....

1) и...;

2) б....

Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Московское городское объединение_________________Генеральному директору книжной торговли “Москнига” ______________________ объединения "Москнига"

Кировское районное книготорговое _________________ Горбунову А.В.

объединение _____________________________________

Магазин №...

Справка

Дата_____________________________ Номер ___

О комплектовании товарных фондов

в 20... г.

В 20... г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

1. Книготорговая база "Москнига" - ...

2. Объединение "Книгоэкспорт" -...

3. Издательство "Прогресс" -...

4. Специальная книжная экспедиция -...

Директор магазина (подпись)

Московский государственный

историко-архивный институт

Справка

Дата________________________ Номер ______

Кузькова Анна Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства.

Справка выдана для представления в поликлинику.

Декан

факультета государственного

делопроизводства ________________________(подпись)

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Контрольно-ревизионный отдел_____________________ Генеральному директору

Дата _____________________________________________объединения

Иванову И.И.

Докладная записка

О назначении документальной ревизии

в магазине №...

При проведении 09.04.02 г. инвентаризации товарных фондов магазина № ... обнаружена недостача различных товаров на сумму ... руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № ... за период с 01.01.02 по 09.04.02 г.

Зам начальника отдела (подпись)

Следует обратить внимание!

1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает - составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

4. Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., О проверке и т.п.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем связана с производственными ситуациями, вызывающими необходимость в переписке.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.);

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо—предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) факт напоминания - письмо-напоминание;

2) выражение гарантии - письмо гарантийное;

3) указание на степень согласия, свершившийся факт - письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. - письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т.п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.