4. Специфические законы социальной организации
Каждая организация представляет собой маленькое общество, со своим населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Она имеет свои историю, культуру, технологию и персонал.
Основной элемент социальной организации - человек.
Между людьми в организации возникают многообразные отношения, строящиеся на различных уровнях симпатии, престижа и лидерства. Большая часть этих отношений стандартизована в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу своей новизны, либо в силу сложности, либо в силу нецелесообразности.
Человек - это центр организации. Что же первично: человек или организация? Теория организации предлагает методологию ответа на поставленный вопрос в форме ряда принципов. Напомним, что принципы - это набор правил, положений. В теории организации принципы имеют две направленности:
• принципы организации организаций,
• принципы организации людей.
Принципы организации организаций:
Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура.
Несмотря на существующую типологию организационных структур управления (линейную, функциональную, штабную и др.), в каждой организации имеются особенности (нюансы) ее построения в зависимости от набора и сочетания субъективных факторов. Каждая организация, как и человек, неповторима, поэтому нет никакого смысла полностью копировать ее структуру, методы и т. п. для других организаций.
Для каждой организации существует минимальный кпд (коэффициент полезного действия) или эффективность, при которой организация должна быть ликвидирована или <заморожена>.
Представьте себе три одинаковые организации А, Б, и С, изготовляющие сборные металлические гаражи для автомобилей. В организации А работают преимущественно холерики, в Б - преимущественно меланхолики, а в С - заключенные в тюрьме. При спаде производства действия руководителя должны быть адекватны организации.
Энергия холериков ранее всех должна быть переключена на новое дело, в противном случае организация А может потерять свой потенциал и имидж. Меланхолики организации Б могут выдержать и большие спады, они спокойнее реагируют на цикличность спада-подъема. Слабая заинтересованность, низкий имидж и дотации государства создают условия для работы заключенных организации В даже при работе на склад, т. е. в отрицательных областях.
Для каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда как за счет повышения эмоционального уровня работника, так и за счет большего изобретательства (генерации идей).
Социальная сфера играет большую объединяющую роль. Если в организации коммуникации ограничиваются рамками отдела, цеха и другими формальными структурами, то в рамках социальной сферы это объединение значительно шире, оно напоминает матричную структуру, которая наиболее способствует появлению новых идей. В ряде организаций вводят новые подразделения социального назначения, например, кабинет психологической гармонии, комнату-буфет, плавательный бассейн и др. Данные подразделения кроме оздоровительной функции играют роль клуба для людей разных специальностей. Кроме всех прочих тем, разговор в таких подразделениях всегда заходит и о работе, нерешенных проблемах. Люди разных профессий в неформальной обстановке значительно быстрее находят решения производственных проблем или подходы к ним.
Принципы организации людей:
Для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой.
Очень большой объем работы может сразу напугать работника и вместо мобилизующего фактора вступит тормозящий. Малый объем работы заставляет человека искать предмет приложения своих ресурсов, что не всегда идет на пользу организации. Найти оптимум для каждого человека можно с помощью тестирования либо с помощью специалистов консультационных фирм.
В настоящее время широко используется методика <мелких шагов> для загрузки работников. Руководитель для каждого работника выбирает такой объем работы, который тот может выполнить в течение недели. Затем добавляет еще небольшой объем(шаг) и смотрит на ход выполнения и т.д. до снижения качества или сроков выполнения. После этого объем работы, эквивалентный последнему, снимается. Такой цикл повторяется многократно.
Процессы восприятия и запоминания необходимо приближать к процессу мышления.
Работнику любой организации приходится много просматривать информации и часть из нее он должен запоминать или записывать. Например, на фондовой бирже часто приходится менять информацию в прайс-листах на акции, облигации и другие ценные бумаги различных организаций. Как эти цены запомнить брокеру или дилеру, чтобы быстро давать справки своим клиентам? Не каждый сам способен научиться этому. Руководитель должен либо набирать работников с ассоциативным мышлением, либо научить их запоминать цены по ситуациям или цифрам индивидуальной <прочной памяти.
Для эффективного осмысления нового необходимо иметь больше знаний по данной тематике.
Руководитель любой организации не должен скупиться на повышение квалификации своих наиболее перспективных сотрудников, так как знания всегда дают наибольшую отдачу.
Любой человек видит в тексте или слышит в беседе ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.
Поэтому Руководитель организации должен заранее оповещать своих работников о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Дополнительная информация, включенная в ходе проведения собрания, не запоминается.
Первая информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем вторичная.
Руководитель должен вовремя доводить информацию до подчиненных, чтобы опередить ложную или непроверенную.
Доходчивость сообщения будет выше при использовании нескольких форм подачи одной и той же информации.
При проведении собраний или совещаний руководитель должен использовать различные сочетания форм подачи материала: слова и музыка; слова и плакаты; слова и образцы.
Т.о. закон информированности-упорядоченности, закон самосохранения и закон развития - это функциональные законы, связанные с организацией как процессом. Закон синергии, закон единства анализа и синтеза и закон композиции и пропорциональности - это структурные законы, связанные с организацией как явлением.
30.Эволюция планирования в организациях.
«Планирование - это совокупность действий, таких как исследование, аналитика и др., с целью нахождения комплекса решений, направленных на достижение целей какой-либо личности, организации, ряда организаций или всех граждан и организаций в регионе, стране или в мире»
Планирование означает, прежде всего, умение думать с опережением и предполагает системность в работе. «Планирование далеко от импровизации - оно требует аналитического мышления»
Планирование возникло в конце девятнадцатого столетия для конструирования или перепроектирования пространственных построений. Было, например, много сделано для модернизации и трансформации больших городов и проектирования новых систем железнодорожного транспорта. Существует также более поздняя традиция планирования, уходящая корнями в широкомасштабное экономическое планирование. Заботы об освоении географического пространства, создании физических конструкций и промышленной продукции имеют тенденции к ориентированию на конечные результаты. План дает описание построения новых конфигураций, производственных целей, которых надо достичь, или замысла очередной военной кампании. Поэтому издавна плановики обращали внимание на конечный результат, а не на процесс.
Древняя история. Идея планирования работ на предприятии, будь оно фабрикой, заводом или процессом возведения пирамиды, стара, как мир. Как только люди научились более-менее сносно обращаться с числами, сразу возникло желание подчинить себе с помощью этих чисел производственные процессы. Также давно люди поняли, что экстремальное значение — не всегда самое лучшее, поскольку ему в нашем мире всегда противостоят всевозможные ограничения.
Комбинаторика в природе вещей, событий, была всегда. И всегда было желание убрать хаос, упорядочить работы во времени и этот порядок, пусть даже найденный эмпирическим путем, зафиксировать. Еще в начале 20-го века известный специалист по организации производства Г. Гантт (1861-1924) впервые сформулировал, применительно к компании «Банкрофт», производящей хлопчатобумажные ткани, следующие три простых правила организации работ:
Порядок, в котором должна выполняться работа, теперь определяется в офисе «белым воротничком», а не красильщиком.
Точная запись лучшего метода крашения в любой оттенок хранится в офисе, соблюдается мастером и более не зависит от записной книжки красильщика или его памяти.
Все красильщики и машинисты поощряются материально, когда следуют инструкциям или, наоборот, наказываются, когда они не делают этого.
И закрепил Г. Гант этот порядок работ графически в известной диаграмме (Рис.1), которую теперь мы называем его именем. Начало было положено. Осталось только найти способ, как рассчитать ту оптимальную последовательность работ, которую нельзя нарушать. После внедрения указанных принципов организации производства на текстильной фабрике при значительном сокращении рабочего дня на 25-30% увеличился выход продукции, а заработная плата выросла на 20-60%.
Рис.Пример диаграммы Ганта
Диагра́ммаГа́нта (англ. Ganttchart, также ленточная диаграмма, график Ганта) — это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется как в десктоп системах, так в веб-приложениях по управлению проектами.
Первый формат диаграммы был разработан Генри Л. Гантом в 1910 году.
Диаграмма Ганта представляет собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».
Часто диаграмма Ганта соседствует с таблицей со списком работ, строки которой соответствуют отдельно взятой задаче, отображенной на диаграмме, а столбцы содержат дополнительную информацию о задаче.
Новая история
«Новую» историю решения задач по оптимальному планированию в производстве принято исчислять от 1939 г. Именно тогда в издательстве Ленинградского университета вышла небольшая по объему книжка молодого профессора Л.В. Канторовича «Математические методы организации и планирования производства». Эта монография положила начало научным методам в планировании и организации производства на основе зарождающегося тогда направления экономической математики впоследствии оформившейся в математическое программирование. Не только «железный занавес» в какой-то мере помешал ознакомиться с этой работой зарубежным ученым, в частности, Дж. Б. Данцигу, который в 1947 г. пришел к аналогичным результатам идеи численного решения задач оптимизации, позже названного симплекс-методом. Причиной «невостребованности» служило отсутствие возможности реализации предложенных моделей и алгоритмов, т.к. ЭВМ еще не было и до появления первого прообраза языка программирования было еще долгих десять лет.
Появление первых вычислительных машин значительно стимулировало развитие работ в области математической экономики, организации и планирования производства. Были разработаны эффективный метод решения целочисленных задач (Р. Гомори), метод ветвей и границ (А. Лэнд, В. Дойг и Дж. Литтл), метод динамического программирования (Р. Беллман) и др. Все эти методы отыскания оптимума в окружающем нас комбинаторном мире находили применение в различных областях экономики и производства. Одна из таких прикладных областей математики под названием Теория расписаний как раз и «взялась» за решение многочисленного класса задач планирования работ на производстве.
Задача планирования технологических операций на станках, опубликованная С.М. Джонсоном в 1954 г., которая показала, что составление расписания уже для трех станков относится к классу задач, трудноразрешимых за приемлемое время (так называемый, класс NP-сложных задач) ничуть не обескуражила заводских специалистов первых отделов АСУ. Если первыми благами компьютеризации могли пользоваться только государственные структуры, перемалывая многомерные балансовые модели Леонтьева или составляя пятилетние планы, то с удешевлением вычислительной техники и появлением первых серийных ЭВМ появилась возможность решать задачи планирования на уровне предприятий и даже для цехов и отдельных участков. Предприятие считалось передовым, если оно разрабатывало собственную АСУП, если пыталось построить расписания работ для своего станочного парка с помощью систем оперативно-календарного планирования собственного же изготовления.
Развитие новых прикладных разделов математики и доступная вычислительная техника класса IBM 360/370, ЕС ЭВМ 1020 — 1060 сделали свое дело в 70-80-х годах — они явились катализатором появления первых АСУП и позволили хотя бы в каком-то приближении решать задачи избавления от хаоса комбинаторики «в мире станков и деталей».
Новейшая история
Какие бы новые сюжеты обращения со временем не придумывали писатели-фантасты, оно, это время, бежит почти по экспоненциальной зависимости. За какие-то двадцать лет человечество «обогнало» закон Мура и АСУП (автоматизированные системы планирования), на рынке IT появились новые технологии планирования - системы управления предприятиями и процессами. Основные разновидности этих систем, которые в настоящее время отвечают за составление планов работ на производстве — это системы классов ERP, MRPII, APS и MES. Если их предки — системы АСУП довольствовались возможностью составления объемно-календарных планов (реже — план-графиков работы оборудования), обсчетом финансовых перспектив на ближайшую пятилетку при стабильном спросе и расчетом заработной платы, то новые системы включают в себя все новые и новые функции автоматизации деятельности предприятий в условиях динамично развивающегося рынка товаров новейшего общества потребления. Но основной функцией, как и прежде, считается возможность составления плана работ. Именно эта функция, в конечном итоге, позволяет понять — кто, когда и что должен делать. Как же происходит планирование в этих системах и какая из них для каких случаев предназначена?