3. Учет кассовых операций и денежных средств в пути

Кассовые операции – это операции, связанные с поступлением и выплатой денежных средств непосредственно из кассы предприятия. Ведение кассовых операций регулируется Письмом Банка России от 14.10.1996 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». Для расчета наличными денежными средствами и хранения денежных документов предприятие должно иметь кассу.

Касса является обособленным участком бухгалтерии, возглавляемым кассиром, с которым заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность денежных средств. Размер наличных денежных средств в кассе организации ограничивается лимитом, который устанавливается обслуживающим банком по согласованию с руководителем организации ежегодно. Для установления лимита кассы организация представляет в банк расчет по установленной форме. При наличии у организации нескольких счетов в различных банках организация направляет в другие банки уведомление об установленном ей лимите кассы. Всю наличность сверх лимита предприятие должно сдавать в банк для зачисления на расчетный счет. Сверхлимитные денежные средства могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы. В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

1. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.

2. Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.

4. Кассовая книга (форма № КО-4) – применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации из кассы.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Все операции по поступлению и выдаче денежных средств из кассы отражаются в Кассовой книге, которая составляется на основании приходных и расходных кассовых документов. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации. На последней странице кассовой книги указывается количество пронумерованных страниц, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом.

Учет кассовых операций ведется на активном денежном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств, по кредиту – их выбытие. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса», 50/3 «Денежные документы».

Поступление денежных средств в кассу организации отражается бухгалтерскими записями:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Выбытие денежных средств из кассы отражается на бухгалтерских счетах следующим образом:

Дебет счетов 51 «Расчетные счета», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Кредит счета 50 «Касса».

На отдельном субсчете к счету 50 «Касса» учитываются денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные железнодорожные билеты, авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Например, приобретение подотчетным лицом почтовых марок согласно авансовому отчету отражается записью:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание почтовых марок на обработку почтовой документации учитывается следующим образом:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Книге движения денежных документов.

В финансово-хозяйственной деятельности организации может возникнуть разрыв во времени между снятием денег с одного денежного счета и зачислением их на другой денежный счет. В этом случае используется активный счет 57 «Переводы в пути». На этом счете могут учитываться:

• денежные средства, внесенные в кассу почтового отделения или в вечернюю кассу банка для зачисления на расчетный счет;

• денежные средства, переданные инкассаторам для зачисления на расчетный счет;

• денежные средства, перечисленные с расчетного счета на валютный счет организации для покупки иностранной валюты, если данная операция занимает более одного дня.

Например, сдача денежных средств из кассы организации инкассатору по препроводительной ведомости отражается записью:

Дебет счета 57 «Переводы в пути»

Кредит счета 50 «Касса».

При зачислении денежных средств на расчетный счет организации делается запись:

Дебет счет 51 «Расчетные счета»

Кредит счет 57 «Переводы в пути».