1.3. Організація діловодства, документування операцій та документообігу

Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про діяльність юридичних осіб ґрунтується винятково на застосуванні методу документування. Цей метод передбачає суцільне й безперервне документування всіх господарських операцій, що здійснюються підприємствами, установами і організаціями. Задокументовані господарські операції, прийняті до обліку, записуються в облікові регістри (книги, журнали, відомості, розроблювальні таблиці тощо). “Тільки зафіксована в документах сукупність економічної інформації може бути відображена на рахунках бухгалтерського обліку”. Слід зауважити, що такі документи, як статут підприємства (додаток 1) і протоколи перших зборів засновників, створюються ще до початку реєстрації підприємства, оскільки є передумовою такої реєстрації. Ці документи розробляють на замовлення засновників юристи.

Підприємство самостійно обирає форму обліку, а також первинні документи (на основі типових), які забезпечують відображення всіх здійснюваних на підприємстві господарських операцій. Найкращим чином упорядкувати форму обліку та ув’язати її з первинними документами можна шляхом складання робочих альбомів носіїв інформації. Робочі альбоми краще складати за видами господарських операцій або за робочими місцями (топологічні ділянки обліку). Вони мають містити всі форми первинних документів та регістри, які застосовуються для відображення певного виду господарських операцій, або господарських операцій, які відображаються за певним робочим місцем.

Бухгалтерський облік, відображаючи усі господарські операції безперервно в міру їх здійснення, перетворюється на організовану систему накопичення, обробки, зберігання, передачі та використання облікової інформації. Обов’язковою передумовою при цьому є складання відповідного документа на кожну операцію, незалежно від її змісту й обсягу.

Технологічний процес бухгалтерського обліку розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документація виступає як спосіб первинного спостереження за діяльністю підприємства і є важливою ланкою технології обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, також від цього залежать повнота і достовірність облікової інформації.

Документ означає свідчення, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, на якому, за допомогою різних засобів і способів, зафіксовано інформацію в доцільній для сприйняття формі.

Бухгалтерський документ — письмове засвідчення певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення та підставою введення показників в облікову систему.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документуванням, а результат — документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, служить для первинного спостереження за господарськими операціями.

Господарська операція — дія або подія, яка зумовлює зміни в структурі активів, зобов’язань і власного капіталу підприємства.

Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження й дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Регістри бухгалтерського обліку — це носії певного формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, створює умови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність мають складатися українською мовою. Якщо до бухгалтерського обліку приймаються первинні документи з фінансово-господарської діяльності підприємства, які складені іноземною мовою (банківські, товарні, транспортні документи, інвойси, коносаменти тощо), то має бути додано аутентичний переклад такого документа українською мовою.

Первинні документи мають бути складені у момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть бути складені зведені документи, які також слід відносити до первинних документів (авансові, товарно-грошові, матеріальні та інші звіти).

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити :

1. назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;

2. код форми;

3. назва документа (форми);

4. дата і місце складання;

5. зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та вартісному вираженні);

6. посади осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції та складання первинного документа;

7. прізвища осіб, які дали дозвіл на здійснення господарської операції, та безпосередніх виконавців операції, їхні особисті підписи.

У бухгалтерському обліку документ — це безперечний письмовий доказ господарського факту, що здійснювався.

Зміст документів відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками подібності й відмінності. Класифікація документів є також однією з передумов раціональної організації і ведення обліку. Документи класифікують: за місцем складання, за призначенням, за способом охоплення фактів; за обсягом відображення операцій, за змістом господарських операцій; за технікою складання і опрацювання.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні. Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують, зовнішні складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. При надходженні їх обов’язково реєструють: вони оформлені, як правило, на бланках уніфікованих форм.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, за­вдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими (виправдними) є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів працівниками бухгалтерії. Самостійного значення вони не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника і головного бухгалтера про видачу готівки та підтвердження її фактичної видачі касиром та підписом особи, що отримала грошові кошти.

За способом охоплення фактів документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна карта, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від одноразових, накопичувальні документи використовують з метою обліку запису останньої операції і підведення підсумку всіх записів.

За обсягом відображення операцій документи поділяють на пер­винні й зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти приймання робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та взаємної ув’язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

За змістом господарських операцій документи поділяють на матеріальні, грошові, розрахункові.

Матеріальними документами оформляються операції пов’язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна карта та ін.).

Грошовими документами оформляють операції, пов’язані з грошовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки тощо.

Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.).

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийманням і видаванням грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, повинні одержувати від підприємств, установ, що виконують ці операції, копії первинних документів про таку операцію, в яких ідентифіковано з оригіналом наводяться дані про господарську операцію.

Важливим у документуванні є питання про способи і засоби заповнення первинних документів. Обов’язкова вимога при вирішенні цього питання полягає в тому, щоб було забезпечене збереження цих записів у документах протягом установленого періоду їх зберігання і запобігання внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Слід також виключити випадки заповнення документів чорнилом або іншими засобами червоним кольором, оскільки в бухгалтерському обліку традиційно цей колір використано для виправлення помилок (спосіб сторно).

Первинні документи на операції, які суперечать законодавству, нормативним актам і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам, при надходженні до бухгалтерської служби підприємства мають бути передані головному бухгалтеру підприємства для ухвалення рішення про прийняття (неприйняття) їх до обліку. На підприємстві слід передбачити чітке розмежування відповідальності за оформлення, подання і обробку первинних документів серед посадових осіб і працівників підприємства.

Жодна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, не повинна уникнути документування.

Для уточнення переліку посадових осіб, які здійснюють господарські операції, а отже, та їх документування, із метою упорядкування переліку здійснюваних господарських операцій і строків їх оформлення первинними документами в різних службах або одержання від інших підприємств та передавання їх на обробку до бухгалтерської служби, керівник підприємства затверджує графік документообігу.

Документообіг – організована система створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.

На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадові інструкції співробітників розробляється графік документообігу на підприємстві – це затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах. Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки; посадових осіб, відповідальних за складання документів; порядок передачі документів по інстанціях для обробки; строк надходження документів до бухгалтерії від бригадирів; термін обробки і проходження документів в середині облікового підрозділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Основні етапи створення системи управління документообігом на підприємстві наступні:

1. розробка положення про бухгалтерську службу – ТОВ “Гайсинський консервний комбінат” веде положення про документообіг бухгалтерії (додаток 8). Дане положення вводиться з метою оперативного обліку та контролю за рухом ТМЦ по території комбінату;

2. розробка посадових інструкцій працівників бухгалтерії – у додатках 9, 10, містяться посадові інструкції головного бухгалтера, провідного бухгалтера та заступника головного бухгалтера по фінансам;

3. створення графіку документообігу;

4. створення технології обробки облікової інформації;

5. розробка номенклатури справ для поточного зберігання документів;

6. підготовка справ до тривалого зберігання.

На всіх підприємствах повинен встановлюватися порядок приймання і реєстрації документів, які надходять, відправлення вихідних документів, реєстрації і контролю за документами, збереження оброблених документів, листування з окремими особами і підприємствами, зберігання документів в архівах. Така сукупність робіт називається діловодством – діяльністю, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управління. Базовим поняттям у діловодстві є номенклатура справ – довідник із систематизованим переліком заголовків справ і з зазначенням термінів їх зберігання.

Номенклатура справ відіграє роль класифікатора щодо розміщення документів у справах. Крім того, номенклатура повинна включати перелік посадових осіб, які відповідають за формування справ.

Справа вважається заведеною з моменту внесення до неї першого документу та формується у відповідному підрозділі підприємства, де зберігається до передачі на зберігання в архів.

Формуючи справи необхідно враховувати терміни зберігання документів, визначені законодавством.

Номенклатура справ погоджується з архіваріусом і затверджується керівником підприємства.

Документи підшиваються у справу за один календарний рік. Крім того, до справи повинні підшиватися лише документи, передбачені номенклатурою. У випадку появи непередбачених номенклатурою документів заводиться самостійна справа, а її назва дописується в номенклатуру справ під резервним номером. У справу включаються документи лише в одному екземплярі в оригіналі за хронологічним або логічним порядком. Чернетки та копії до справи не підшиваються. Винятками можуть бути чернетки та копії особливо цінних документів, на яких є резолюції, помітки, візи, що доповнюють зміст оригіналів.

Для зручності товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, а кількість документів 250 листків. Якщо документ більший, справа розділяється на томи.

Організація роботи з документами — важлива частина процесів управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління. Документ — це основа наукової організації праці. Процес прийняття управлінського рішення включає в себе отримання даних, їх переробку, аналіз, підготовку та прийняття рішень і залежить від документального забезпечення управління. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Особливу увагу при прийнятті документів слід приділити вивченню підробок у документах. Перевірка достовірності документів та реквізитів і записів, які в них містяться, здійснюється з метою виявлення фальсифікованих документів. До фальсифікованих документів відносяться і такі, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції, заміна текстів і цифр. Такі документи часто використовуються з метою приховування обману й інших порушень правил ведення бухгалтерського обліку. Особлива увага має приділятись відбиткам штампів і печаток, їх незвична форма, різний розмір тих самих знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказувати на підробку документа. Мають значення зовнішній вигляд документа, папір, на якому він виконаний, форма бланка, фарба, якою зроблені записи (чорнило, паста, олівець), колір фарби тощо. Особлива увага має приділятись достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб та осіб, які приймали і відпускали товарно-матеріальні цінності або грошові кошти.

Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднуватись з перевіркою правил їх оформлення. Приймаючи документ слід звернути увагу на правильність його оформлення, наявність необхідних реквізитів, спосіб виконання записів і т. д. Якщо в документі є виправлення, необхідно перевірити, чи допустимі вони виходячи з характеру документа (в касових і банківських документах виправлення не допускаються), чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправляється шляхом закреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати закреслене, і написання над закресленим правильного тексту або суми), чи підтверджені виправлення підписами осіб, які склали і підписали документ.

Арифметична перевірка документів полягає у встановленні правильності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, обчислення процентів, множення кількісних показників на ціннісні і т. д.), які виконуються при оформленні та обробці документів.

Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність застосування в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природних збитків, норм витрат матеріальних цінностей).

Після формально-правової перевірки документи можуть характе­ризуватись як доброякісні, тобто правильно оформлені, які вірно відображають здійснені операції і можуть бути прийняті для обробки працівниками бухгалтерії, або як недоброякісні.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.

Розцінка (таксування) документів полягає в проставлянні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції. Необхідність в розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надходять до бухгалтерії, має тільки натуральні (або трудові) вимірники.

Групування документів полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі. На багатьох підприємствах групувальні і накопичувальні відомості об’єднуються в одному документі. Для цього дані первинних документів систематизують (групують) в процесі їх накопичення.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бухгалтерських проводок.

Від правильності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій і достовірність показників діяльності підприємства. Це вимагає від облікових працівників високого рівня економічних знань і ділової кваліфікації.

Оформлені бухгалтерськими проводками документи використовуються для відображення господарських операцій, що в них містяться, в регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання; при ручному опрацюванні — дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині — відтиск штампу оператора, відповідального за їх опрацювання.

Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні установки), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної звітності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву під відповідальність конкретної особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. Крім того, з часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів, а також видачі, на підставі первинних документів, довідок окремим особам. Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечене не лише збереження документів, а і можливість швидкого пошуку необхідних.

Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року.

Для належного та впорядкованого зберігання документи, що пройшли обробку, комплектують у розрізі облікових регістрів у хронологічному порядку, нумерують і переплітають.

Перед передачею до архіву первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру, комплектують в хронологічному порядку з оформленням довідки для архіву, де зазначається:

• найменування облікового регістру, до якого відносяться такі первинні документи;

• період, до якого відносяться скомплектовані документи;

• перелік скомплектованих первинних документів;

• дата комплектації і передачі документів до архіву;

• підпис відповідальної особи.

Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури.

Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним:

—організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів;

—внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази тощо);

—первинні документи;

— облікові регістри;

—планова і звітна документація;

—листування.

Розміщення справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку справи.

Сформована номенклатура справ затверджується керівником під­приємства.

Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів, балансів, податкової звітності та іншої документації на підприємстві визначаються відповідно до “Переліку типових документів, які створюються в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств”, затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 № 41.

Для більшості видів бухгалтерської документації термін зберігання визначений у три роки за умови завершення перевірок ДПАУ.

Недотримання строків зберігання бухгалтерських документів є по­рушенням установленого порядку ведення бухгалтерського обліку, і відповідальність за таке порушення настає відповідно до ст. 164 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-Х, де зазначено, що відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку тягне за собою накладення штрафу від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за дозволом головного бухгалтера.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебувають підприємство, установа, а також державній податковій інспекції у 10-денний термін.