3.2 Культура організації процесів документообігу та зберігання документів

Документообіг як складова діловодства — це рух документів в установі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання і відправлення одержувачу, або в архів установи. В процесі руху документів необхідний обов'язковий контроль за їхнім виконанням і захист від несанкціонованого доступу.

Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в організації системи управління і відображує його технологію.

Культура організації документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних з обробкою і рухом готових документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні системи, їх розподіл, реєстрацію і доставку виконавцям, переміщення всередині організації, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.

Завданням культури організації документообігу є: встановлення раціональної послідовності руху і обробки документованої інформації;

досягнення оперативності, яка забезпечує чітке проходження документа від моменту складання чи одержання до виконання; доцільну розробку раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і виконання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями з врахуванням новітніх інформаційних технологій в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ).

Забезпечення належного рівня культури організації документообігу насамперед має проводитись за рахунок: дотримання основних принципів роботи з документами, організації цілісної системи ДЗУ, його комп'ютеризації, створення електронної канцелярії, впровадження автоматизованої передачі документів в архів та організації захисту від стороннього доступу.

Культура організації документообігу має будуватися на дотриманні певних принципів роботи з документами. Це принципи: ділової необхідності, однократної реєстрації і децентралізації відповідальності, а також принцип паралельності. Розглянемо їх докладніше.

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці і креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої інформатизації діловодства тощо. Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу — від стадії підготовки рішення і до його реалізації. Відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління, зниження рівня його культури.

Принцип однократної реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом. Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником.

Принцип паралельності. На підприємствах може використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми обробки документів. Суть паралельної системи полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одночасно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям. У послідовній системі може опрацьовуватися тільки один примірник документа і різні виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Культура документообігу має передбачати забезпечення кожного підрозділу достовірною документною інформацією в заданий строк, а також її необхідну обробку, а досконала організація опрацювання документації — забезпечувати створення обґрунтованих схем документно-інформаційних зв'язків і усувати стихійне формування структури інформаційних потоків на підприємстві.

Культура організації документообігу вимагає, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне просування, обробка і зберігання, що буде слугувати підвищенню ефективності менеджменту.