3. Культура технологічних процесів діловодства в установах сучасної України

Відновлення державної незалежності поклало початок новому етапу розвитку діловодства й архівної справи в Україні, відродженню її національних традицій, демократизації. З падінням тоталітарного режиму й виходом України з Союзу РСР гостро постала проблема створення своєї нормативно-методичної бази діловодства. Усвідомлення необхідності створення в Україні наукового підґрунтя діяльності архівної галузі та діловодства спричинило відкриття у квітні 1994 р. у м. Києві Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД).

Завдяки зусиллям провідних фахівців галузі Б.В. Іваненко, B.C. Лозицького, К.С. Новохатського, Г.В. Портнова було прийнято відповідні постанови уряду і виділені необхідні кошти.

На науковців інституту управління були покладені такі завдання: розробити його теоретичні засади з урахуванням закономірностей документотворення, а також методи удосконалення комунікаційних систем і технологій роботи з документами; підготувати відповідні міжгалузеві нормативно-методичні документи, розробити організаційно-правові засади діяльності діловодних служб, визначити методи формування документальних масивів та використання їх як джерела інформації; дослідити історію справочинства — тобто розробити всі ті компоненти, що сприяють відродженню національної культури.

Сьогоднішній стан культури діловодства можна оцінити як перехідний, що потребує подальшої інформатизації і разом з тим збереження оновлених національних традицій.

3.1 Культура організації процесів документування

Перша складова культури діловодства - це культура організації процесів документування - сукупність знань і умінь щодо своєчасного та досконалого створення документів.

До характеристик культури документування входять дотримання вимог щодо підготовки тексту й структури документа, підвищення його рівня уніфікації і стандартизації, знання нормативної бази оформлення документів, забезпечення юридичної грамотності, впровадження міжнародних стандартів, уміння бездоганно створювати електронні документи, обробляти, зберігати та захищати їх.

Дотримання вимог щодо підготовки тексту. Сьогодні існує тенденція до уніфікації засобів мови на всіх її рівнях: синтаксису, стилю, термінологічної лексики, фразеології, морфології, словотворення. У практиці документування управлінської діяльності насамперед слід дотримуватись загальних вимог щодо підготовки тексту документів.

Культура письмового ділового мовлення - це система вимог та рекомендацій стосовно вживання мови у письмовій мовленнєвій діяльності, це свідчення розвиненого інтелекту і високого рівня загальної культури особистості. Через культуру мовлення відбувається культивування самої мови, її вдосконалення, це найяскравіший показник стану розвитку суспільства, його моралі та духовності.

Одним із основних завдань культури письмового ділового мовлення має стати подолання мовних стереотипів, а необхідною умовою й комунікативними якостями повинні бути:

Достовірність – зміст тексту має точно відтворювати об'єктивну дійсність, а всі викладені в ньому факти відповідати реальному стану справ, тобто бути адекватним – ясно виражати думку, почуття й волевиявлення засобами мови, бути зрозумілим для адресата.

Послідовність викладу – матеріал тексту має бути логічно побудованим, мати смислову точність і влучність думок та повноту, тобто найповніше відображувати всі об'єктивні обставини, пов'язані з вирішенням того чи іншого питання.

Невисока стандартизація нормативно-правових й організаційно- розпорядчих документів має компенсуватися чіткістю, точністю, суворою логічною послідовністю викладу, їх смисловим та словесним ототожненням.

Стислість – текст документа має бути написаний якісно, простою і зрозумілою мовою, без зайвого багатослів'я, повторень і неточних виразів.

Переконливість – текст службового документа має бути офіційним, виразним і обґрунтованим вагомими доказами. Зазначене повинно знаходити своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у їх логічних елементах (вступі, доказах, висновках).

Нормативність – це дотримання правил писемного мовлення: правильне слововживання, побудова речень, всього тексту тощо.

Нормативність – це "технічна" сторона мовлення, дотримання певних загальноприйнятих стандартів. Мові властива розвинена синоніміка та варіантність на фонетичному, лексичному і граматичному рівнях.

Етичність – текст документа має відповідати прийнятим в суспільстві нормам мовного етикету, що включає в себе і передбачає найрізноманітніші типові ситуації, за яких використовуються ті чи інші сталі мовні одиниці, шаблони - типові висловлювання, закріплені національно-культурними традиціями і ситуаціями в певному мовному середовищі.

Естетичність мовлення – це реалізація естетичних уподобань автора документа шляхом використання естетичних потенцій мови. Словесний бруд, суржик, мовленнєвий примітивізм, вульгарщина залишаються тривожними симптомами низької культури підготовки документа.

Поліфункціональність – це забезпечення застосування ділової мови в усіх видах управлінських документів.

Вдосконалення уніфікації і стандартизація. Вдосконалення управлінських документів потрібно здійснювати головним чином шляхом їх уніфікації та стандартизації, що не тільки зменшує матеріальні і часові витрати та забезпечує інформативність документації, а й закріплює у вигляді нормативних вимог найбільш вдалі рішення, в тому числі завдяки можливостям застосування засобів комп'ютерної техніки.

Стандартизацію мови офіційних документів треба розглядати як ефективний спосіб скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів. Процес підготовки стандартного тексту документа необхідно зводити до вибору словесних формул, але вибір має проходити серед досить обмеженої кількості стандартних конструкцій, потрібних в тому чи іншому випадку, заповнення пропусків формуляра та побудови за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Застосування стандартизованих мовних зворотів дає перевагу ще й у тому, що вони сприймаються з мінімальним напруженням та прискорюють процес складання документа, даючи змогу заощаджувати зусилля на пошуки відповідних форм вислову. Такі звороти, крім усього, відзначаються інформативною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

Оскільки документування залишається одним з основних засобів реалізації управлінських функцій, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім встановити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її має бути відображено. У зв'язку з цим при здійсненні уніфікації документів важливою передумовою є проведення обліку стану і, в разі потреби, уточнення організаційних аспектів управління, прав видання тих чи інших видів документів.

Уніфікація управлінських документів — відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації на певному етапі розвитку культури суспільства в цілому. Її можна розглядати як один з головних методів стандартизації, що покликана забезпечити зведення об'єктів до раціональної номенклатури за формою і типорозмірами відповідно до функціонального призначення. Завданням удосконалення форм документів мусить стати формування та впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми і правила зіставлення та оформлення документів, забезпечити їх подальше застосування.

Культура документування вимагає створення єдиних правил складання і оформлення документів, застосування формуляр-зразків, які б визначали оптимальне розташування кожного елемента документа, склад інформації, характер її викладу і логічну послідовність оформлення. Важливу роль у зменшенні витрат часу на оформлення документів і раціоналізацію роботи управлінського персоналу має відігравати впровадження різноманітних фірмових бланків, застосування набору штампів, печаток та інших допоміжних засобів документування.

Знання нормативної бази. Культура організації процесів документування передбачає дотримання певних вимог до створення документів, а також наявність в організації певного переліку нормативних актів, які мають суттєве значення для забезпечення управлінської діяльності.

Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на кілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема. Це закони України "Про інформацію", "Про державну таємницю", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис " та ін.

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №24, "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, які розроблені на основі "Примірної інструкції" та "Інструкції з діловодства за зверненнями громадян". Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило "Правила ведення нотаріального діловодства", а також "Інструкція з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби", "Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції".

Враховуючи, що нормативно-правові акти, які регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних установ, в інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян, необхідно забезпечити таку культуру документування, за якої створення службової документації відбувалося б належним чином та за єдиними правилами.

Впровадження міжнародних стандартів. Зміни в політичній та економічній ситуації в Європі фактично призвели до створення єдиного економічного простору, що змусило держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних особливостей культури документаційного забезпечення управління. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм, яка давно вже вийшла за межі національних кордонів, поява транснаціональних корпорацій зумовили потребу вироблення єдиного стандарту роботи з документацією. У 2001 р. Міжнародною організацією стандартизації було видано Стандарт ISO 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією ".

Оскільки Стандарт ISO 15489-2001 стосується роботи з документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), в ньому визначено обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надаються рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів.

У міжнародному стандарті управління документацією розглядається як частина системи управління якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 900 І та ISO 14001. Ці стандарти вже використовують провідні підприємства України. Стандарт ISO 15489 — це виклад оптимальної методики управління документацією, що призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема розробників нових інформаційних програм і систем.

В Україні з 1998 р. діє затверджена Президентом "Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу". Мета цього документа - забезпечити входження країни до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу, має стати адаптація законодавства України до законодавства ЄС, поступове приведення вітчизняних норм у відповідність з європейськими стандартами.

Беручи до уваги сьогоднішній досвід впровадження міжнародного Стандарту стає нагальною потреба розробки в Україні гармонізованого з ISO-15489 власного державного стандарту з впровадженням у ньому міжнародних термінів. Доцільним також є внесення в національний аналог стандарту додатків із зразками документів згідно з нормами вітчизняної практики, його узгодження з існуючою в Україні нормативно-правовою базою, з нормативними посиланнями на акти, що регулюють ті чи інші процедури.

Забезпечення юридичної грамотності документів. У перекладі з латинської «document» означає доказ, свідоцтво. За своєю сутністю, традиційно, зміст категорії «документ» має розглядатись як письмовий акт, здатний бути доказом юридичних відносин чи фактів, з наявністю яких діюче правове поле й пов'язує юридичні наслідки. Категорія «документ» може також розглядатися як матеріалізований об'єкт (твір), який містить, зберігає і передає певні результати розумової (інтелектуальної) діяльності людини, свідомо (або підсвідомо) закріплені (зафіксовані) будь якими засобами.

У юридичному аспекті, (за допомогою природної чи штучної мови, технічних чи технологічних засобів) інформація вважається оформленим документом лише тоді, коли вона розміщена у встановленому порядку, що відповідно до діючого законодавства має правове значення. Отже, юридична грамотність створення управлінської документації означає наявність права виходу та відповідність документів чинному законодавству і нормативним актам.