1. Содержание работы

Автоматизация рабочего процесса на примере оформления и регистрации командировочного удостоверения.

С ЧЕГО НАЧИНАТЬ:

1. Запустить программу Excel (Пуск—Программы—Microsoft Excel). Новой книге присвойте имя Генератор Командировочных Удостоверений

2. В данной книге должно быть два рабочих листа. Лишний третий лист можно удалить (Открыть третий лист—Правая клавиша мыши—Удалить), (см. рис. 1)

Рисунок 1. Удаление Рабочего листа в Microsoft Excel.

3. Двум оставшимся листам следует присвоить имя. Дважды щелкните на его ярлычке и обозначьте первый лист — КомандировочноеУдостоверение, а второй —ЖурналРегистрацииКУ. (Название листам даем без пробелов разделяя слова только большими буквами).(см. рис. 2)

Рисунок 2. Переименование Рабочих листов в Microsoft Excel.

Создадим Журнал регистрации командировочных удостоверений:

4. Наименование предприятия введите в ячейку А1. предварительно, объединив ячейки А1 и В1 (Выделить обе ячейки - правая клавиша мыши - контекстное меню -формат ячейки - вкладка выравнивание - поставить галочку в окошко объединение ячеек). (рис.3,4).

Рисунок 3. Вызов контекстного меню в Microsoft Excel.

Рисунок 4. Окно Формат ячеек. Вкладка Выравнивание.

ВНИМАНИЕ ! На панели инструментов Вкладка ГЛАВНАЯ – окно ВЫРАВНИВАНИЕ имеется значек <Объеденить и поместить в центре>.

5. Вводим наименование столбцов (см. рис.5):

Выделите стоку 3, подведя указатель мыши к названию строки (3), (правая клавиша мыши- контекстное меню –формат ячеек – вкладка выравнивание – поставьте галочку в окошко переносить по словам) (см. рис. 6).

Рисунок 6. Выделение строки в Microsoft Excel.

Начните заполнять шапку таблицы (рис. 7).

Рисунок 7. Наименование столбцов в ЖурналеРегистрацииКУ.

Журнал регистрации включает 13 столбцов:

1. № п/п;

2. Фамилия, Имя, Отчество;

3. Должность;

4. Место работы;

5. Место командировки;

6. Предприятие, организация;

7. Дата и номер приказа;

8. Дата и номер командировочного удостоверения;

9. Дата выбытия в командировку;

10. Дата прибытия из командировки;

11. Срок командировки (дней);

12. Цель командировки;

13. Паспорт.

6. Для того чтобы поставить границы: Выделите шапку таблицы вызовите на выделенном фрагменте контекстное меню – Формат ячеек -вкладка Граница – выберете Внешние и Внутренние границы нажмите Ok (рис. 8).

Рисунок 8. Задание границ для выделенного фрагмента.

ВНИМАНИЕ ! На панели инструментов Вкладка ГЛАВНАЯ – окно ВЫРАВНИВАНИЕ имеется значек <Все границы>.

7. Закрепляем области. Для этого нужно решить, что мы одновременно хотим видеть на экране. В данном случае - строку заголовков и шапку таблицы и, два левых столбца, с расположенными в них порядковым номером и фамилией. Для закрепления областей находим ячейку расположенную между фрагментами которые хотим видеть одновременно.(рис.9).

Рисунок 9. Выделение ячейки между областями которые хотим одновременно видеть на экране.

Т.е. помещаем табличный курсор в ячейку С4 и открываем на панели инструментов вкладку Вид – Окно – Закрепить области (см. рис. 10, 11).

Рисунок 10. Закрепление областей.

Рисунок 11. Итог закрепления областей.

Теперь на экране постоянно будет видна 1,2,3 строка и столбцы А, В.

8. Заполним таблицу Журнал регистрации командировочного удостоверения. Количество ячеек ограничено столбцами А:М (диапазон базы данных). Количество записей в списке будет 10, (рис. 12). Данные можно придумать самостоятельно, можно взять из рисунка 12. Столбцы А, H, J не заполняем.

Рисунок 12. Таблица с данными.

9. Проводим фильтрацию. Выделим шапку таблицы (а именно: Фамилия, Имя, Отчество; Должность; Место работы; Место командировки; Предприятие, организация; Дата и номер приказа; Дата и номер командировочного удостоверения; Дата выбытия в командировку; Дата прибытия из командировки; Срок командировки (дней); Цель командировки; Паспорт), находящиеся в 3 строке; к ним будет применяться фильтрация.

10. Затем откроем на панели инструментов вкладку Главная – Редактирование – значок .в открывшемся списке выберем Фильтр.(рис. 13,14). Или выбрав вкладку Данные – Сортировка и фильтр – нажать на значок

Рисунок 13. Фильтрация в Microsoft Excel.

Рисунок 14. Фильтр.

Теперь можно отфильтровать данные по значениям введенным в ячейки, например: оставив только тех людей, которые ездили в командировку в г. Москву.

Для этого нажмите левой клавишей мыши на значок в шапке таблице в нужном столбце, в данном случае столбец Е (Место командировки), в открывшемся списке щелкните по галочке (Выделить все), при этом все остальные галочки исчезнут, поставьте галочку возле слова г.Москва и нажмите Ок. (рис. 15) . В таблице останутся данные только о тех людях которые уехали в командировку в г. Москву.

Рисунок 15. Выбор нужного Фильтра.

Вернуть полный список в таблицу можно, проделав все вышеизложенные действия, нажав на окошечко (Выделить все) – Ok.(рис.16).

Рисунок 16. Как вернуть полный список в таблицу.

11. Фамилии, имена и отчества должны быть приведены в алфавитном порядке, выделите диапазон B4:B13. На вкладке панели инструментов Главная – Редактирование - выберете значок , в открывшемся списке выберете , в открывшемся окне

нажмите сортировка.

Сортировку можно провести другим способом, для этого откройте на панели инструментов вкладку Данные – Сортировка и фильтр – значок , в открывшемся окне выбрать: Сортировать по: Фамилии, имени, отчеству, остальные данные оставить без изменений, нажать Ок. (рис. 17).

Рисунок 17. Сортировка.