1. Обеспечение наличия в полном объеме рекламной литературы и образцов. Имидж

компании будет существенно страдать в ситуации, когда посетитель желает получить

информацию, а вместо этого получает объяснения, что все брошюры кончились, образец

имеется в единственном экземпляре на закрытой витрине и т. п. Естественно, после

подобного ответа посетитель направится прямо к стенду конкурентов, т. е. помимо потери

имиджа компания еще теряет и потенциального клиента. Поэтому под столом-витриной

или в переговорной комнате всегда должен иметься запас информационно-справочных

материалов.

2. Своевременное пополнение расходных материалов. Эта задача тесно связана с

предыдущей. Для ее выполнения в конце каждого рабочего дня представитель должен

оценить имеющийся запас материалов и, при необходимости, обеспечить достаточное их

количество к началу следующего дня — позвонить с этой целью в офис или

проинформировать отвечающее за рекламные материалы лицо (регионального менеджера,

офис-менеджера, продакт-менеджера). В любом случае ответственность за отсутствие

нужных материалов (при их существовании в природе) к началу рабочего дня будет

полностью лежать на работающем на стенде представителе.

3. Учет посетителей. Подобный учет является весьма важным инструментом в работе

практически всех подразделений компании: отдела маркетинга, продаж и коммерческого.

С его помощью определяются формальные и неформальные OL, интерес к продукции

компании как со стороны существующих, так и потенциальных клиентов, удачность

оформления экспозиции и др. Поэтому у работающего на стенде сотрудника компании

должны быть: визитница для карточек посетителей и специальный блокнот, куда

заносятся координаты тех, у кого не оказалось визитной карточки. Все эти записи и

визитки к концу рабочего дня анализируются и систематизируются по отделам компании

(дистрибьютеры — для коммерческого отдела и отдела продаж, посетившие стенд

специалисты —для отдела маркетинга). Подобный учет также поможет вспомнить того

или иного посетителя, так как на крупных выставках может быть от нескольких сотен до

нескольких тысяч посетителей и запомнить всех будет весьма проблематично.

4. Встреча и общение с vip (ведущими специалистами, представителями ключевых

клиентов, местной администрации и другими OL). Эта задача является одной из ключевых

в поддержании имиджа компании. Каждый посетитель должен быть обязательно

приглашен в комнату для переговоров. Там ему следует помочь раздеться (в холодное

время года), предложить прохладительные или спиртные напитки, легкую закуску и

только после этого поинтересоваться, чем компания могла бы быть полезной. Стоит

помнить, что на выставке посетитель «превращается в клиента в кресле», т. е. при

создании соответствующих условий для переговоров зачастую подобные посетители не

имеют серьезных деловых предложений на данный момент, однако подобный прием, во-

первых, будет способствовать улучшению имиджа компании (выражение уважения), а во

вторых, создаст потенциальную возможность развития деловых отношений в будущем.

Однако если такой посетитель имеет конкретные предложения и их решение не находится

в компетенции принимающего сотрудника, то последнему необходимо иметь

оперативную связь с офисом или компетентным лицом.