Vary ton and speed меняйте тон и скорость речи

Avoid manerism избегайте манеризмов

Repeat key phrases повторяйте ключевык фразы

Open hand in front держите руки перед собой

Take short and simple words используйте простые и короткие слова

Talk eye-to-eye держите глазной контакт с залом

Impress with good dress будьте правильно одеты

Еще одним способом достижения постоянного внимания аудитории является ее

вовлечение в процесс личностной коммуникации. Для этого существует несколько

профессиональных техник:

 задавайте вопросы залу

 как бы ошибаясь, попросите аудиторию вас поправить

 попросите поднять руки тех, кто ...

 попросите придвинуться к вам ближе

 спрашивайте, всем ли видно экран, не следует ли включить свет поярче и т.п.

 используйте загадки и вербальные бэнги

Однако, планируя вовлечение аудитории, заранее стоит учесть ситуацию, в которой

проходит ваше выступление – вовлечение больше уместно для корпоративных тренингов

или фармкружков, чем для конференций по препарату или же симпозиумов ( конгрессов).

Завершение презентации, или же закрытие, является наиважнейшей частью

выступления ( ибо мы помним, что особенно хорошо люди запоминают последнее из

сказанного) – именно в этой части доклада должна содержаться его квинтэссенция и

призыв к определенным действиям со стороны аудитории. «Любой дурак может начать

любовный роман, а вот завершить его достойно – это целое искусство...» - писал

английский публицист лорд Мэнкрофт.

Закрытие состоит из трех частей: обобщения, заключения, призыва к действию и

непосредственно прощания. Обобщение («Объясните, что Вы сказали...») желательно

проводить академично, используя известные штампы: «Таким образом (или «Исходя из

вышеизложенного...»), «Можно сделать заключение, что...» В подобном обобщении

желательно в одной (и не очень длинной) фразе коротко изложить суть сказанного,

например: «Таким образом, можно заключить, что новый препарат "Мавелокс" является

высокоэффективным, безопасным и удобным в применении для младших возрастных

групп средством лечения отита». Старайтесь избегать излишней громоздкости фразы, ибо

сознание человека не воспринимает более двух деепричастных оборотов, сказанных

подряд, да и сам выступающий может легко запутаться при произнесении подобной

конструкции. После обобщения сказанного необходимо дать понять аудитории – чего

именно вы от нее хотите: «Надеюсь, что наш препарат Мавелокс станет для вас

незаменимым помощником...», «Смело назначайте наш препарат!», «Препарат Мавелокс

станет надежным инструментом в арсенале современного врача...». Заключение и

прощание, как части закрытия, могут включать одну из общеизвестных форм вежливости:

«Благодарю за внимание», «Было весьма приятно познакомиться с вами...» или «Надеемся

на дальнейшее сотрудничество...». После произнесения одной из указанных форм,

медицинский представитель покидает свое место, причем темп ухода должен быть менее

быстрым по сравнению с таковым при подъеме на сцену перед началом презентации (

дабы не создавалось впечатление, что вы только и ждали этого блаженного момента). Для

украшения закрытия одновременно с заключительной фразой также желательна

демонстрация бэнга (логотипа компании или препарата).

В проведении выступления вам необходимо также следовать правилу: «Лучше

раньше закончить, чем позже начать». Из этого явствует, что при назначении времени

открытия презентации в 10.00 следует начать именно в 10.00, даже если еще не все

приглашенные расселись в зале. Смысл этого в том, что лучше поставить опоздавших в

неудобное положение, чем наказывать ожиданием пришедших вовремя. Однако и

заканчивать выступление необходимо именно тогда, когда это было объявлено, —

затягивание доклада является признаком непрофессионализма, к тому же добавляет

нервозности выступающим следом. Таким образом, следование вышеизложенным

рекомендациям (вербальные и невербальные техники) позволит сделать презентацию

структурированной и запоминающейся.

В заключение описания различных техник выступления хотелось бы продемонстрировать

10 английских «золотых правил» проведения презентации:

1. Перед началом сделайте 3 глубоких вдоха — это поможет снять напряжение.

2. Начинайте с необычного — используйте бэнг.

3. При необходимости вовлекайте аудиторию в активное участие — задавайте вопросы.

4. Скажите, о чем будете говорить. Говорите. Объясните, что было сказано.

5. Никогда ничего не читайте (кроме цитат).

6. Следите глазами за аудиторией.

7. Используйте свой голос.

8. Следите за манеризмами.

9. Следуйте заранее отведенному времени.

10. Заканчивайте необычным.

Мы надеемся, что с приобретением опыта следование вышеописанным правилам станет

для медицинского представителя само собой разумеющимся и не будет требовать

дополнительного контроля.

Выше мы уже не раз упоминали т.н. «аксиому Конфкция»: «Я услышал – и забыл, я

вижу – и помню, я делаю – и понимаю». В связи с необходимостью улучшения

запоминания аудиторией услышанного, особенное значение приобретает использование в

выступлении различного вида визуальной поддержки. Как уже говорилось, визуализация

презентации имеет исключительно большое значение для усвоения и запоминания

предлагаемой информации. Это значение основано на данных из приведенной ниже табл.,

в которой указаны источники восприятия человеком внешней информации:

Чувство % усваиваемой информации

Зрение 65 %

Слух 20 %

Тактильность 7 %

Обоняние 5 %

Вкус 3 %

Именно зрение является ведущим чувством и правильная его эксплуатация в процессе

презентации является одним из основных компонентов успеха.

Так в чем же преимущества визуальной поддержки во время презентации?

 Ясность: сложные понятия, проиллюстрированные с помощью изображения, могут

стать проще и понятней. Известно, что лучше один раз увидеть, чем сто-услышать:

это не означает, что визуализация должна сама говорить за себя ( хотя и может это

делать – например, демонстрация карикатур или клипов), но в основном слово и

изображение должны дополнять друг друга

 Основа для запоминания: т.к. человек мыслит образами, изображение удерживается

в его памяти гораздо дольше, чем текст.

 Динамичность: благодаря концентрации и фокусировке инфоормации на одной

или нескольких визуализациях повышается темп и динамичность вашего

выступления

 Концентрация внимания: благодаря повышению интенсивности ваших

высказываний визуализация увеличивавет концентрацию внимания участников,

при этом легко устраняются посторонние мысли

 Облегчение возврата в тему: даже самый прекрасный оратор не может

предотвратить того, что слушатели иногда «отключаются» от восприятия

непосредственного потока информации и думают о том, что было сказано раньше –

в этом случае визуальная поддержка помогает им быстрее вернутся в тему

 Продолжительность пауз: благодаря наглядности слушатели имеют время и

возможность подольше задержаться на заинтересовавшем их месте, например, на

графике, чтобы сравнить его содержание со своим личным опытом и ситуацией

 Основная нить: определенную последовательность отдельных слайдов можно

использовать в качестве основной нити своего выступления

В чем же состоят основные цели применения визуальной поддержки во время

выступления? Прежде всего, это необходимость проиллюстрировать сказанное

( согласитесь, что описать вербально график или таблицу – дело почти безнедежное, в то

время, как для визуального усвоения подобной информации потребуется не более 1-2

секунд. Следующей целью визуализации текста можно назвать выделение основных

положений вашей презентации: например, записать на отдельном слайде выводы из

сказанного. Демонстрация также является важной задачей визуализации – показывая

фотографии, графики и схемы, вы будете гораздо более убедительны, чем просто

расскажете об этом своими словами. Пояснение сказанного с помощью визуализации

позволит аудитории быстрее овладеть необходимой терминологией, оценить логическую

взаимосвязь частей презентации. И, наконец, подведение итогов в конце выступления с

помощью дублирования сказанного текстом на слайде позволит запомнить слушателям

именно то, чего бы вам от них и хотелось.

Исходя из поставленных задач, с помощью визуальной поддержки обычно передают

следующее:

 ключевые положения и моменты

 резюме по каждому пункту презентации

 схемы, графики, фотографии

 таблицы, диаграммы, схемы и т.п.

 имена OLs, названия препаратов

Понятно, что, невзирая на свою высокую значимость в усвоении сказанного, визуальная

поддержка, даже самая яркая и запоминающаяся, не в состоянии заменить собой оратора

или же подменить его презентацию ( тогда это будет просто просмотр слайд-шоу).

Визуальная поддержка не сможет компенсировать плохую организацию мероприятия и

недостаточную подготовку самой презентации, а также скрыть бедность содержания или

же недостаточную подготовку представителя.

Какие виды визуальной поддержки обычно применяются при выступлении? Мы

разберем три основных и наиболее часто используемых средства: оверхед (проектор, в

котором используются целлулоидные пленки), мультимедиа-проектор и флип-чарт (листы

бумаги крупного формата на специальной подставке).

Применение оверхеда

Оверхед представляет собой систему зеркал, при помещении в которую целлулоидной

пленки с рисунком изображение проецируется на экран.

Поэтому, заранее убедившись в наличии электричества в ближайшей розетке, необходимо

приступить к подготовке самого аппарата. Прежде всего мягкой тряпочкой или салфеткой

протирают оба зеркала (верхнее и нижнее), чтобы на них не остались отпечатки пальцев,

которые при включении оверхеда будут видны на экране в виде черных пятен. В

современных моделях оверхедов заранее предусмотрено наличие встроенной запасной

лампы, поэтому, включив аппарат и убедившись в рабочем состоянии одной лампы, затем

следует его выключить, перевести прибор в режим работы запасной лампы и снова

включить ( помните о Мэрфи и Паркинсоне!). Особенно важно обратить внимание на то,

чтобы соотношение экран/оверхед составляло 90°, т. е. прибор стоял строго

перпендикулярно экрану. Даже при небольшом отклонении от этого параметра

изображение на экране будет перекошенным. Фокусировку изображения на экране надо

производить, естественно, в отсутствии слушателей — заниматься этим во время

презентации означает, во-первых, потерю времени, а во-вторых —неуважение к

аудитории.

После проведения описанных подготовительных манипуляций следующий шаг —

раскладка в необходимом порядке пленок (слайдов) для демонстрации. Сегодня, когда

компьютеры становятся общедоступным и непременным атрибутом любого офиса,

изготовление пленок для презентации занимает немного времени — достаточно набрать

желаемый текст или рисунок и отпечатать его на пленке, вставив ее в принтер. Более того,

при отсутствии подобного оборудования изготовить пленки можно вручную с помощью

цветных маркеров (фломастеров). Другими словами, в подготовке оверхеда используется

принцип «PPP»

Prepare заранее разложить слайды в желаемом порядке, предварительно

достав их из конвертов

Place положить слайд на проектор, при необходимости поправить его и

включить аппарат

Position не стоит заслонять собой экран – встаньте справа от него (при

положении лицом к экрану) – это позволить слушателям, прочитав

написанный текст, остановить свой взгляд на вас ( люди читают слева

направо)

Ниже предлагается несколько практических советов по изготовлению демонстрационных

слайдов для оверхеда. Эти советы входят в систему подготовки под аббревиатурой FLICK

(«щелчок переключателя»).

Frame (рамка). Изображение рамки (использование логотипа) делает презентационный

слайд более профессиональным.

Letters (буквы). Размеры букв: заглавные 1–2 см,

остальные —0,5–1 см.