• 5.2. Контроль фактичної наявності і збереження основних засобів

Технічний стан, фактична наявність і збереження основних засобів перевіряються шляхом обстеження, огляду, перерахунку в місцях їх зберігання і експлуатації.

В перевірці повинен приймати участь інженер-механік, інженер по будівництву, економіст і бухгалтер-ревізор. Приступаючи до ревізії доцільно перевірити наявність і стан інвентарних карток, технічних паспортів та іншої технічної документації.

Перевіряючи інвентарні картки пооб’єктного обліку, необхідно встановити чи є в них характеристика основних засобів, чи не обліковуються в складі основних засобів МШП і навпаки, чи зафіксовані дані про проведення капітальних і поточних ремонтів, а також дані про переоцінку основних засобів.

При необхідності ревізор може провести контрольну інвентаризацію на окремих дільницях (вибірковим чи суцільним методом).

Основні засоби включають в інвентаризаційний опис по назві у відповідності з основним призначенням об’єкта, вказуючи інвентарний номер, назву виробника, рік випуску. Основні засоби, непридатні до експлуатації, які не підлягають відновленню, а також ті які знаходяться в ремонті, включають в окремий інвентаризаційний опис. Списання таких об’єктів здійснюється у відповідності з діючим порядком.

Під час інвентаризації виявляють факти наявності в господарстві зайвих і непотрібних машин і механізмів. Ревізор встановлює чи приймались заходи по їх реалізації.

Дуже часто зустрічаються факти зберігання недіючих або зайвих основних засобів під відкритим небом, в результаті чого основні засоби псуються, ржавіють, розкомплектовуються. Особливо важливо вияснити причини простоїв і невикористання впроваджуваної нової техніки, а також суму понесених в результаті цього збитку.

Дані інвентаризаційних описів звіряються з даними інвентарних списків і карток обліку основних засобів, що дозволяє виявити недостачі чи лишки основних засобів.

Ревізору слід перевірити стан інвентаризаційної роботи на підприємстві і зокрема дотримання положень Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків (від 11.08.94р), згідно якої основні засоби, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на результати фінансово-господарської діяльності підприємства. Недостачі основних засобів, а також їх втрати від псування відносять на винних осіб.

При виявленні недостачі основних засобів у матеріально-відповідальної особи (МВО) беруть письмові пояснення і приймають рішення про відшкодування нанесених збитків по відсутніх чи знищених об’єктах основних засобів.

Згідно Порядку визначення розмірів збитків від крадіжок, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей (від 22.01.96р.) розмір збитків визначають за балансовою вартістю основних засобів з урахуванням амортизаційних відрахувань, але не нижче 50% від балансової вартості на момент встановлення недостачі, з урахуванням індексів інфляції (Іінф.), відповідного розміру податку на добавлену вартість(ПДВ) і розміру акцизного збору (Азб.).

Р_зб=[(Бв-А) ∙ І_і+ ПДВ + А_зб.] ∙ 2

де: Р_зб – розмір матеріального збитку, Бв - балансова вартість об'єкта основних засобів;

А - амортизаційні нарахування;

Іі - індекс інфляції, що офіційно публікується в „Урядовому кур’єрі”.

;

ПДВ - податок на додану вартість;

Азб - акцизний збір.

Якщо залишкова вартість об’єкта становить менше 50% первісної вартості, то для розрахунку суми відшкодування приймається 50% первісної вартості.

Перевірка наявності основних засобів проводиться у взаємозв’язку з перевіркою технічного стану. Вона проводиться шляхом огляду основних засобів, визначення експлуатаційного стану, наявності встановленого (невстановленого) устаткування, засобів, що перебувають у ремонті, непридатних основних засобів, морально застарілих основних засобів. Технічний стан основних засобів характеризує їх віковий склад та показники зношеності. Ревізор проводить аналіз структури основних засобів, розраховує та розглядає в динаміці показники зношеності, інвестиційної діяльності, оновлення. Після чого проводиться аналіз ефективності використання основних засобів.

Під час ревізії необхідно перевірити своєчасність і правильність відображення в обліку результатів інвентаризації основних засобів.

Важливою умовою забезпечення збереження основних засобів є наявність на них інвентарних номерів і закріплення об’єктів основних засобів за відповідним структурним підрозділом і конкретною МВО. Виявивши неповне закріплення об’єктів основних засобів за МВО по місцях їх знаходження в експлуатації ревізор виявляє, чому допущене дане порушення, хто винен в цьому і які наслідки. Одночасно, не чекаючи закінчення ревізії, ревізор повинен вимагати прийняття заходів по негайному закріпленню основних засобів за МВО.

Необхідно перевірити відповідність даних аналітичного і синтетичного обліку основних засобів на певні дати. Тобто по інвентарних картках (книзі) підраховують вартість основних засобів по кожній класифікаційній групі і порівнюють її з залишками по рахунку 10 по Головній книзі і по бухгалтерському балансу.

По виявлених фактах порушень, зловживань і халатного відношення до зберігання основних засобів ревізор повинен скласти проміжний акт, в якому вказуються причини порушень і винні особи. Даний акт додається до основного акту.