7. Эконом.Документ. Структура документа. Методы анализа документа (графический, аналитический, табличный).

В экономике документ служит основным средством регистрации отдельных фактов хоз. деятельности. Основным способом определения характера экономической информации является анализ содержания и структуры документов. Характер документирования каждой отдельной хозяйственной операции зависит от конкретных особенностей и условий её осуществления. Любой экономический документ делится на 3 части:общая часть;предметная (табличная, основная) часть;оформительская часть.Существуют различные способы представления структуры СЕИ, каждый из которых отображает состав СЕИ, упорядоченность составляющих, уровни составных и составляющих. Наиболее распространёнными способами представления структуры СЕИ являются аналитический и графический. Применение данных способов на примере экономи­ческого документа.Аналитический способ. Документ представляется в виде S.(C11,C12,C13). Точка означает принадлежность составляющей к определенному уровню и ставится после иден­тификатора составной. В скобках через запятую перечисляются составляющие или реквизиты. Cmn, где m – номер уровня, n – порядок следования составляющей в этом уровне.Pn – реквизит-признак, Qk – реквизит-основание. Общая часть С11 содержит следующие реквизиты: Р1, Р2, РЗ, Р4. Предметная часть С12 содержит Р5, Р6, Р7; С21- Р10, Р11. Оформительская часть С1З — Р12, Р13.Графический способ. Методика построения структурного графа для документа заключается в следующем. Корнем графа является сам экономический документ. Каждой составляющей в документе ставится в соответствие вершина графа. Последовательно выделяемые вершины соединяются линиями, которые указывают на соподчинение выделенных составляющих. Вершинам следующего (2-го) уровня ставятся в соответствие выделенные части документа — C11, C12, С1З. Висячими вершинами графа являются реквизиты-признаки или реквизиты-основания. Так можно представить структуру СЕИ любой сложности.Графическое представление документа:

Таким образом, графическое и аналитическое представления СЕИ взаимно обратимы.Аналитическая запись, где вводятся номера уровней называется нормализованной записьюдокумента.Табличный способ. Приведение документа в нормальную форму. Для этого необходимо исключить все составляющие общей и оформительской части включить в каждую строку предметной части.При анализе экономических документов ставится задача о разбиении документа на элементарные осмысленные фрагменты, называемые показателями. Это позволяет установить смысловую взаимосвязь между документами, обеспечить одинаковое понимание всеми пользователями применяемых единиц информации, а также использовать полученные результаты для определения структуры базы данных.

5. Способы определения объемов инф-ииэкон. Документов.

Расчет объемов экономической информации может осущест­вляться на различных уровнях (определение объемов информации (данных), циркулирующей в информационной системе отрасли, предприятия, отдельной подсистемы и т. д.). Однако на каком бы уровне ни производился расчет объемов информации, он всегда прямо или косвенно связан с расчетом объема информации доку­мента, так как документ пока еще является первичным носите­лем информации. Рассмотрим методику расчета объемов экономической информации на примере документа. В данной форме отсутствует оформительская часть документа.

Пусть требуется определить объем информации в словах, сим­волах при условии, что за отчетный период выписывается 1000 нарядов по 5 строк в каждом. Поставленные в форме цифры указывают на значность соответствующих реквизитов.Графический способ.

Висячими вершинами этого графа являются реквизиты задан­ного документа (дата, цех, участок, заказ и т. д.). Рассмотрим определение объема информации в словах.

Свяжем висячие вершины графа с условным «нулевым элементом». Припишем каждой дуге, входящей в определенную составляющую, параметр, характеризующий длину этой составной. Последовательно переименуем вершины графа так, чтобы каждая предшествующая вершина имела номер, больший по значению, чем номер последующей вершины. Объем информации по такому графу определяется суммой объемов информации по каждому пути графа из начальной вершины (0) в конечную: где qi – объем информации i-го пути, вычисляемый по формуле где qj – объем информации j-й дуги i-го пути.Если обозначить параметр дуги j [a, b], где a – предшествующая вершина, b – последующая, то для примера объем информации можно вычислить:Qi=q[0,1]*q[1,19]+q[0,2]*q[2,19]+q[0,3]*q[3,19]+q[0,4]*q[4,19]+q[0,5]*q[5,19]+q[0,6]*q[6,19]+q[0,7]*q[7,18]+q[18,19]+q[0,8]*q[8,18]*q[18,19]+q[0,9]*q[9,18]*q[18,19]+q[0,10]*q[10,16]*q[16,18]*q[18,19]+q[0,11]*q[11,16]*q[16,18]*q[18,19]+q[0,17]*q[12,17]*q[17,18]*q[18,19]+q[0,13]*q[13,17]*q[17,18]*q[18,19]+q[0,14]*q[14,18]*q[18,19]+q[0,15]*q[16,18]*q[18,19]=1*1000+1*1000+1*1000+1*1000+1*1000+1*1000+1*5*1000+1*5*1000+1*5*1000+1*1*5*1000+1*1*5*1000+1*1*5*1000+1*1*5*1000+1*5*1000+1*5*1000=1000*(1+1+1+1+1+1+5+5+5+5+5+5+5+5+5)=51000 слов.Помимо графического способа определения объемов информации может быть использован аналитический способ. Сущность его заключается в том, что дается аналитическое описание структуры СЕИ. Для нашего примера это описание будет выглядеть следующим образом:S[1:1000].(C11.(P1, P2, P3, P4, P5, P6), C12[1:5].(P7, P8, P9, C21.(P10, P11), C22.(P12, P13), P14, P15)). В аналитическом описании структуры СЕИ всюду заменяют соответствующие идентификаторы реквизитов на их длины с учетом размерности (принимая структуру простых СЕИ за единицу), знак точку (.) – на знак операции умножения (*) и знак запятую (,) – на знак операции сложения (+). Круглые скобки сохраняются.В нашем примере эта замена даст следующее выражение:1000*(1+1+1+1+1+1+1+5*(1+1+1+1*(1+1)+1*(1+1)+1+1))=51000 слов.Для более точного представления информации – все реквизиты заменяются значением их длин.Табличный способ. Экономический документ берется в ненормализованной форме (1НФ). Отсюда – большая погрешность вычисления.Каждый из рассмотренных выше способов обеспечивает легкий переход от определения объема информации в словах к расчету объема информации в символах.