Етапи процесу контролю

Процес контролю складається з декількох етапів. На першому етапі визначаються параметри функціонування і розвитку системи, які необхідно контролювати, джерела інформації про них.

Параметри мають вигляд стандартів і нормативів, що відображають закладені в плани завдання.

Мова може йти про нормативи витрати ресурсів на одиницю продукції або обсяг робіт, показники ефективності, строки робіт і т.п.

До нормативів ставлять такі вимоги, як наукова обґрунтованість, гнучкість (здатність змінюватися відповідно до нових умов), здійснюваність у нормальній ситуації (занадто високі нормативи лякають, а занадто низькі - розхолоджують), адекватність відображення реальних процесів.

Відповідність цим вимогам дозволяє нормативам служити критеріями оцінки підрозділів і окремих осіб.

Крім того, у господарській практиці нормативи використовуються для розподілу роботи між виконавцями, зовнішніх зіставлень, визначення кандидатур на висування.

Не все, що потрібно контролювати, вдається виразити в кількісних показниках, наприклад морально-психологічний клімат у колективі, що ускладнює процес контролю. Але в ряді випадків його можна здійснити й без показників, орієнтуючись, скажімо, на різні реакції людей.

На другому етапі процесу контролю створюється модель управління організацією, на якій відображаються потоки ресурсів, інформації, місця утворення проміжних і кінцевих результатів, що є найбільш підходящими місцями для спостережень - так звані точки контролю.

Третій етап процесу контролю полягає в одержанні інформації про стан і результати функціонування об’єкта. Одержання інформації – самий трудомісткий і дорогий елемент контролю. На його частку припадає основна частина витрат, величина яких найчастіше й визначає, слід займатися контролем чи ні. Адже його завдання полягає насамперед у пошуку шляхів скорочення витрат, а не в їхньому збільшенні.

Інформація, призначена для потреб контролю, повинна бути своєчасною і точною, дозволяти приймати обґрунтовані рішення про те, як діяти в даній ситуації. Джерелами цієї інформації служать цільові спостереження, статистичні дані, оперативні повідомлення, бухгалтерська звітність, опитування суспільної думки, підсумкові звіти, спеціальні аналітичні огляди та ін.

При оцінці інформації можуть виникати різні підводні камені, насамперед пов’язані з психологією людей, оскільки будь-яка інформація розглядається через призму особистого сприйняття, а тому здобуває суб’єктивне забарвлення.

Вище керівництво організації встановлює масштаб припустимих відхилень від нормативів, у межах якого вони не повинні викликати тривогу. Зіставлення з ними інформації дозволяє визначити наявність, ступінь відхилень і визначити необхідність коригувальних дій.

Практика контролю і оцінки відхилень лежить в основі спеціального методу управління - так званого управління за відхиленнями. Він припускає, що їх можна розділити на три групи:

- не впливають на її діяльність ( їх можна ігнорувати);

- незначні (їх усуває виконавець);

- значні (вони вимагають втручання керівника).

Такий підхід дозволяє керівникам звільнитися від вирішення другорядних проблем і сконцентруватися на головному, а виконавцям виявити повною мірою свою ініціативу. Але він вимагає значної підготовчої роботи з формалізації відхилень і ретельних спостережень, тому досить трудомісткий. Крім того, не завжди можна правильно оцінити ситуацію і визначити, чи є насправді відхилення відхиленням. Не всі відхилення від стандартів потрібно усувати, тому що іноді самі стандарти можуть виявитися нереальними.

Четвертий етап процесу контролю полягає в коригуванні діяльності організації: модифікації цілей, перегляді планів, перерозподілі завдань, удосконалюванні технології виробництва й управління.

Але до цього потрібно ставитися обережно. Якщо справи в організації йдуть непогано й поставлені цілі в основному досягаються, краще не вносити в її діяльність зайвих змін, оскільки відхилення далеко не завжди порушують нормальний хід роботи й можуть не впливати на кінцеві результати.

На практиці існують два варіанти коригувальних дій. Перший полягає в усуненні причин, що породжують відхилення, їхній ліквідації або нейтралізації; другий - у зміні стандартів.