Договоры

Управляющий ______________________Фирма__________________________

Предприятие _______________________________________________________

Дата договора______________ № договора ____ Сумма__________________

Срок выполнения_________________________ Срок оплаты_______________

Выплачено ______________________________Дата оплаты________________

4 Технология контроля исполнения.

4.1 Контроль писем. Регистрационные карточки распечатываются в двух экземплярах. По возвращении документа после рассмотрения руководства на карточках указывают резолюцию, фамилию, имя и отчество исполнителя, и срок исполнения (назначенный руководителем или типовой — 10 дней). Первый экземпляр помещают в справочную картотеку, (она содержит карточки на все письма, в том числе и те, которые не ставят на контроль). Второй экземпляр карточки помещают в контрольную картотеку, сформированную по срокам исполнения. После документ передают исполнителю, который готовит ответный документ либо пишет служебную записку о результатах выполнения поручения, прилагает их к Инициативному письму и передает через канцелярию руководству. Руководитель подписывает ответное письмо или пишет на записке «снять с контроля» и возвращает в канцелярию. В канцелярии на обеих карточках делают отметку об исполнении, после чего изымают карточку из контрольной картотеки и перемещают ее в картотеку исполненных документов.

Если документ не исполнен или не снят с контроля в срок, исполнителю напоминают об этом. Каждые 10 дней руководству предоставляют информацию о не снятых с контроля документах в виде сводки.

Карточки на просроченные документы перемещают в другую контрольную картотеку, сформированную по фамилиям исполнителей, с тем, чтобы регулярно напоминать им обо всех числящихся за ними документах.

4.2 Контроль исполнения служебных записок происходит аналогично.

4.3 Контроль исполнения решений производственных совещаний. В данном случае распечатывают только одну карточку для контрольной картотеки, так как каждый руководитель получает копию протокола производственного совещания.

4.4 Контроль исполнения договоров. С этой целью заводят, три карточки: одну - для справочной картотеки, на второй отмечают дату исполнения договора и на третьей - дату оплаты.

Контроль за представлением работникам фирмы планов и отчетов. Канцелярия на основе данных планово-экономической службы составляет список управляющих, не сдавших планы и отчеты, и представляет его руководству.

В итоге создается общая контрольная картотека для всех видов документов, по которой можно ежедневно осуществлять контроль за их исполнением.

Представленная выше схема регистрации документов фирмы и реализуется в автоматическом режиме с помощью, например, компьютерного пакета прикладных программ “Парадокс”, который:

- распечатывает все необходимые карточки;

- контролирует сроки исполнения всех документов;

- распечатывает напоминания всем исполнителям;

- выдаёт итоговые справки, сводки, аналитические записки в любой удобной форме.

Реализация предложенных схем организации делопроизводства фирмы позволила значительно повысить степень эффективности управления Российской Гильдией профессиональных антикризисных управляющих.