Равенство по дебету и кредиту в оборотной ведомости не должно соблюдаться.

25. Виды учетных регистров

Совокупность специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации записей по счетам, называется учетным регистром.

В учетном регистре производится группировка данных первичных документов по однородным признакам, которые используются для ведения бухгалтерского учета и управления хозяйственной деятельностью предприятия.

По характеру бухгалтерских услуг:

- хронологические, на них отражаются хозяйственные операции по мере их совершения;

- систематические, в них группируются однородные по экономическому содержанию операции; такая систематическая группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета.

По внешнему виду:

- книги – скрепленные листы бумаги одного формата. На переплете книги пишут ее наименование и название предприятия. Бухгалтерские книги используются как для ведения синтетического, так и аналитического учета. Страницы книги должны быть пронумерованы, книга должна быть прошнурована, на последней странице указывается общее количество страниц и ставится роспись главного бухгалтера и печать;

- карточки – таблицы на бланках стандартных размеров, применяемые для отражения аналитических данных по каждой номенклатуре учета;

- свободные листы – таблицы специального формата со специальным графлением, на них ведутся различные ведомости и журналы; они используются также для ведения синтетического и аналитического учета.

По объемам содержания:

- регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, комбинированные.

Порядок записи хозяйственных операций в учетные регистры регламентируется «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете».

В соответствии с этим Положением хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов темного цвета чернилами (или пастой шариковых ручек), средствами механизации или иными средствами, обеспечивающими сохранение в течение длительного времени и предупреждающими внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие их. Записи хозяйственных операций в учетные регистры должны быть четкими и понятными. Подчистки и неоговоренные исправления, пропуски строчек и приписки между строчками не разрешаются.

26. Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

При заполнении учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие халатности работника, неисправности вычислительной техники и др. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и не обусловленные исправления не допускаются.

Ошибки могут быть:

- локальными – искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставленная дата);

- транзитными – если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, ведомостях и балансе).

Чаще всего ошибки случаются в тексте операции, когда они приводятся к неправильной корреспонденции счетов и при записи сумм.

В зависимости от характера допущенных ошибок, определяются и способы их исправления:

- корректурный,

- дополнительных проводок,

- «красное сторно».

Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом. Корректурный способ применяется в случае, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемое, и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры.

Способ дополнительных проводок применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но сумма хозяйственной операции занижена. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская услуга.

«Красное сторно» используется если была допущена ошибка в корреспонденции счетов. Исправление производится в одной и той же сумме и в той же корреспонденции счетов. Ошибка (корреспонденция счетов, сумма) вписывается красными чернилами, а правильная запись (корреспонденция счетов или сумма) производится чернилами темного цвета.

Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью "Исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления. Порядок исправления ошибок в документах, регистрах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бухгалтерского сопровождения с использованием вычислительной техники. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.