1.2 Экономическая сущность разрабатываемого комплекса задач

1.2.1 Формулировка задачи усовершенствования экономической сущности комплекса задач

На рисунке 1.2 представлена деятельность организации ЗАО «Современные технологии».

Рисунок 1.2 – Мнемосхема «как есть»

На этой схеме видно как выполняются бизнес-процессы закупки и продажи.

Во время бизнес-процесса продажи покупателю, то есть организации, нуждающейся в компьютерной технике, выписывается счет. Счет выписывают менеджеры и отдела продаж, которые занимаются поиском новых заказчиков и обслуживанием уже имеющихся. В счете указывается позиции товара и их цена. Если покупатель оплачивает счет, то после того как на р/с организации поступят деньги, начинается бизнес-процесс закупки, менеджеры отдела поставок(отдел работающий с Уфимскими и Московскими компаниями занимающимися оптовой продажей комплектующих для компьютерной техники) ищет товар у поставщиков, после этого поставщик выписывает счет(один или несколько), счет передают директору, он подписывает платежное поручение на оплату счета и бухгалтер его оплачивает. После того как поставщик получит деньги, он отгружает товар и сопроводительные документы. ТМЦ поступают на склад, а документы(накладная, счет-фактура, счет) в бухгалтерию. После этого товар отгружается покупателю, также вместе с сопроводительными документами(накладная, счет-фактура). Если необходима сборка товара для покупателя из комплектующих, купленных у поставщика, то товар отгружается после сборки.

Из схемы видно, что бизнес-процесс закупки и бизнес-процесс продажи очень тесно взаимодействуют друг с другом в ходе работы предприятия. Поэтому совокупность выполнения этих процессов можно назвать основным видом деятельности предприятия.

Обследовав данную схему деятельности предприятия можно сделать вывод, что главным шагом к улучшению работы предприятия, является повышение качества принимаемых управленческих решений. Эта задача и представляет наибольший интерес с точки зрения повышения экономической эффективности предприятия ЗАО «Современные технологии».

Принятие управленческих решений невозможно без информационной поддержки. То есть для более качественного принятия решений планируется обеспечить руководство организации более качественной информации. Качественная информация должна быть достоверной и своевременной. Для того чтобы директор мог принимать качественные решения он должен получать следующие данные:

- О финансовом состоянии предприятия. То есть с прибылью ли работает организация или несет убытки, это очень важные данные, так как руководство предприятия не может позволить себе, чтобы организация работало в убыток, особенно в течение длительного времени, а получение данной информации, позволяет вовремя проводить необходимые мероприятия, чтобы избежать банкротства.

- О задолженностях контрагентов. Эти данные позволяют увидеть детальную картину работы предприятия с кем-либо из контрагентов.

- О состоянии склада. Эти данные нужны для контроля остатков ТМЦ.

- Анализ продаж. Данные позволяющие оценить прибыльность одной сделки, или продажи одной штуки товара, или прибыльность работы с отдельным контрагентом.

Эти данные формируются в ходе выполнения бизнес-процессов закупки и продажи. Наличие этих данных дает возможность для руководства правильно расставить приоритеты при решении задач. То есть более критические задачи будут решаться в первую очередь. Правильная расстановка приоритетов и своевременные данные о проблемах помогут серьезно повысить эффективность деятельности предприятия. Анализ деятельности предприятия за какой-то период времени также может натолкнуть руководство на новые стратегические решения в работе организации.

То есть для формирования вышеописанной информации, необходимо постоянно получать данные:

- из отдела продаж данные о выписанных и оплаченных счетах, а также о задержках платежей;

- из отдела закупок данные о счетах на оплату, а также о задержке поставок;

- из бухгалтерии данные о приходе и уходе денег с расчетного счета;

- cо склада данные о состоянии склада.

Информация, поступающая на стол директору, должна отражать общую картину работы, а не отдельные куски. То есть данные, получаемые из разных отделов, должны быть собраны воедино и в правильном порядке. Так как в разных отделах формируются разные данные, то есть данные о движении денежных средств и состоянии склада формируются в бухгалтерии, также данные о состоянии склада формируются непосредственно на складе, данные о оплаченных счетах и задержках платежей формируются в отделе продаж, данные о поставках формируются в отделе закупок.

Чтобы получить информацию пригодную для принятия управленческих решений нужно сопоставить данные из разных отделов. Таким образом, за достаточно длительное время в принципе возможно сформировать такие отчеты как остатки склада, финансовое состояние фирмы и задолженности контрагентов вручную. При это надо предполагать, что ситуация может измениться даже просто за время формирования какого-либо отчета, если он формируется долго, то есть такие отчеты тоже могут содержать не достоверную и не своевременную информацию. А сформировать отчеты с различными фильтрами вручную в принципе невозможно. Поэтому для решения данной задачи появляется необходимость внедрения информационной системы.

Для иллюстрации работы предприятия после внедрения информационной системы построена мнемосхема «как будет»(Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 – Мнемосхема «как будет»

В этой модели появляется информационная система. Благодаря ИС работа предприятия связывается в одно целое, и можно увидеть какие-то результаты деятельности. В процессе работы информационная система получает данные со всех отделов, на основании которых генерируются отчеты. То есть в систему поступают данные о приходе денег на расчетный счет, о уходе денег со счета, источником этих данных является выписка банковского счета, эти данные каждый день заносятся в систему. Также в систему приходят данные о приходе ТМЦ, эти данные предоставляет отдел обслуживания вместе с отделом закупок. Данные о реализации ТМЦ предоставляются отделом продаж и отделом обслуживания. После поступления всех необходимых данных информационная система генерирует отчеты. Эти отчеты помогают директору в принятии стратегических решений и осуществлении контроля над деятельностью как организации в целом, так и отдельных сотрудников. Также данные информационной системы могут повысить эффективность работы отдела закупок