Билет №18 Управление отношениями внутри организации

Основные должности, их области ответственности (высшее звено)

Генеральный директор (CEO, Chief Executive Officer) – руководство всей деятельностью организации, обеспечение требуемых оборотов и прибыли компании, участие в переговорах с ключевыми клиентами и стратегическими партнерами.

Финансовый/ Коммерческий директор (CFO, Chief Financial Officer) – организация коммерческой деятельности, управление денежными потоками, финансовая отчетность.

Технический директор (CTO, Chief Technical Officer) – организация работы технических подразделений, вопросы поставки оборудования, создания инженерной инфраструктуры.

ИТ-директор (CIO, Chief Information Officer) – внедрение и обслуживание информационных систем, прокладка и поддержание телекоммуникационных сетей.

Главный бухгалтер (Chief Accountant) – организация бухгалтерской деятельности, бухгалтерская и налоговая отчетность.

Руководители подразделений (Department Managers) – организация работы, ответственность за бюджет и расходы подразделений:

- Сбытовые/ Коммерческие подразделения (Sales/ Commercial Departments) – работа с клиентами, обеспечение продаж, заключение договоров

- Технические подразделения (Technical Departments) – производство, поставка и обслуживание основных продуктов (оказание основных услуг) организации

- Маркетинговые подразделения (Marketing Departments) – изучение рынка, общие внешние коммуникации

- Кадровые, юридические подразделения, бухгалтерия (HR, Legal Departments, Accounting office) – работа с сотрудниками, юридические вопросы, документирование хозяйственной деятельности

Ключевые специалисты подразделений (Major/ Key specialists) – сотрудники, принимающие решения по важным вопросам работы подразделения и координирующие работу специалистов.

Специалисты подразделений (Specialists) – сотрудники, выполняющие текущую работу в области ответственности подразделений.

Роли и интересы в проекте

Руководители высшего звена – в соответствии со стратегическими планами и целями организации, принимают решение о запуске проекта, утверждают его цели и задачи, выделяемый бюджет, сроки и требуемые ресурсы.

Интересы в проекте: достижение поставленных целей в рамках выделенного бюджета, сроков и ресурсов.

Руководители подразделений – готовят предложения по организации проекта, формулируют его цели и задачи, определяют требуемые бюджет и ресурсы, готовят обоснование.

Интересы в проекте: решение поставленных задач, соответствие результатов проекта заданным требованиям и ожиданиям.

Ключевые специалисты – формулируют содержание и требования к проекту, предоставляют необходимую информацию, обсуждают и принимают решения по конкретным проектным вопросам.

Интересы в проекте: соответствие содержания и качества результата ожиданиям, минимизация объема собственных работ.

Специалисты – являются основными потребителями результатов проекта.

Интересы в проекте: удобство пользования результатами проекта.

Отчеты о статусе и решение вопросов проекта (эскалация)

Руководители высшего звена

Статус: ход выполнения проекта в этапах и фазах работ, сроках завершения, бюджете.

Вопросы для решения: изменения по срокам и бюджету, конфликт интересов с/между подразделениями.

Руководители подразделений

Статус: ход создания результата в работах, сроках, бюджете, ресурсах.

Вопросы для решения: изменения по содержанию, ресурсам, привлечение специалистов, конфликт интересов с/между специалистами.

Ключевые специалисты

Статус: ход реализации требований, сроки и ресурсы

Вопросы для решения: содержание требований, оценка сроков и ресурсов, использование результата.

Специалисты

Статус: планы по срокам и содержанию результата

Вопросы для решения: готовность к использованию результата

Деловые аспекты, которые должны иметь место:

Сотрудники действуют в рамках своих должностных обязанностей и полномочий

Сотрудники проявляют уважение к коллегам, их мнению и работе

Сотрудники действуют в интересах организации, проявляя согласованность в своих действиях

Сотрудники соблюдают правила деловой этики в отношении других организаций и их сотрудников

Карьерный рост сотрудника обусловлен ростом его профессионализма

Политические аспекты, которые могут иметь место:

Разные сотрудники оказывают разное влияние на принимаемые решения, и это не всегда точно определяется занимаемой должностью

Сотрудники борются за бюджеты и ресурсы, используя разные средства и способы воздействия, стараясь уменьшить собственные затраты

Сотрудники стараются уменьшить собственную ответственность, дистанцироваться от негативных событий и результатов

Сотрудники заинтересованы в карьерном росте, получении новых благ и привилегий, учете собственных интересов

Учет деловых и политических аспектов работы организации

Проявляйте уважение и внимание к коллегам, не допускайте резких высказываний в адрес коллег, тем более у них за спиной.

Выявляйте реальные полномочия и степень влияния сотрудников, их интересы в проекте, отношение к проекту.

Стремитесь к открытому обсуждению состояния дел, с учетом должности и роли ваших собеседников, их позиции, степени заинтересованности.

Старайтесь, по-возможности, учитывать интересы коллег, раскрывая проект с положительной стороны для них самих.

Говоря о проблемах, возникших из-за коллег, не обвиняйте и не жалуйтесь, а говорите о несоответствии их действий свои ожиданиям и о негативных последствиях отклонения от этих ожиданий.

Выносите на обсуждение проблемы вместе с вариантами их решения.

Будьте аккуратны с эскалацией проблем, по-возможности старайтесь решить их на своем уровне непосредственно с коллегами.

Проявляйте искреннюю и активную заинтересованность в успехе проекта.