Организация работы с электронной почтой

• Выделите электронной почте конкретное время: Если Вы получаете большое количество корреспонденции ежедневно, целесообразно выделить конкретное время и закончить работу со всеми письмами ________________________________.

• Если Вы открыли свой почтовый ящик – _______________________: Идеальный вариант – ответить сразу, если не получается – сохранить сообщение в определенной папке или удалить. Print только ____________________.

• Многие не читают свою почту: Для того, чтобы Ваша почта была _____________ пользуйтесь отметкой об уведомлении или согласуйте с партнерами условный код и включайте его в тему сообщения.

• Выносите основную мысль Вашего письма в строку «__________________________», для того чтобы адресат мог понять , о чем идет речь, не открывая само письмо.

• Чем меньше, тем лучше: Электронные сообщения должны быть лаконичными – в этом случае у них больше шансов быть _______________. Списки рассылки – по возможности ___________.

• Проверяйте списки рассылки документов: Уберите _______________ из ненужных Вам списков. Удалите ненужные имена из Вашего списка.

• «Что делать»: В первом же предложении Вашего электронного сообщения постарайтесь дать понять адресату, что ему ______________________________________________________.

• Проверяйте орфографию: Если в Вашей электронной почте не предусмотрена поверка орфографии, пишите свои письма в ________________________, а затем переносите их в почту.

• Приложения должны быть простыми: Старайтесь включать в электронное письмо всю ____________________________________, избегая, по возможности, приложений.

Неофициальные встречи

Часто важная коммуникация происходит в неожиданные моменты – например, столкнувшись с Начальником в коридоре, Вы получаете ответственное задание, а несколько минут позже, Вы не помните, что и когда Вам надо сделать?

• ________________________. Не отвлекайтесь на постороннее и пусть Вас не смущает высокое положение собеседника.

• __________________ заметки: любые заметки всегда надежнее человеческой памяти. Пишите на всем, что попадется под руку. Нет ручки – не смущайтесь, попросите у Начальника – он оценит Ваш подход к делу.

• _____________________________. Независимо от ситуации и собеседника, всегда задавайте необходимые вопросы – кто, что, с какой целью, где, когда и как.

• Неформальные или короткие разговоры очень легко могут быть истолкованы неправильно. Убедитесь, что Вы все поняли правильно. ____________________________, как Вы поняли его, чтобы быть уверенным в этом.

• _____________________________________________: Как только представится возможность, запишите содержание разговора в деталях.

• _______________________________________________________________. Это избавит Вас обоих от недоразумений непонимания в дальнейшем.

• Организационные выводы: Убедитесь в том, что все оговоренное внесено в планы и будет _______________________________. (об этом в разделе – «Ваши неодушевленные помощники – коммуникаторы»)