II. Загальні принципи адміністрування

Здорове функціонування соціального організму підприємства залежить від поєднання у процедурі його адміністрування головних принципів:

1. Поділ праці. Мета - робити більше і краще за однакових зусиль. Розумний розподіл призводить до спеціалізації функцій і розподілу влади.

2. Авторитет. Відповідальність. У поведінці керівника можна спостерігати авторитет, що є похідною від посади і функції, яку він виконує, і «персональний» авторитет, що є продуктом інтелігентності, знань, досвіду, моральних якостей, здатності розпоряджатися, вдало організованої і виконаної роботи ... Щоб дії начальника були ефективними, йому необхідно доповнювати персональним авторитетом той, який він отримав і користується завдяки своєму статусу. Не можна уявити собі «влади без відповідальності», без нагород чи покарання, використання влади у суміжних видах діяльності. Обов'язковою складовою влади також є відповідальність.

Відповідальність - це спроможність втрутитися у поведінку та дії інших з метою попередження негативних наслідків як безпосередньо для них, так і для їх оточення. Керівник повинен демонструвати розвиток авторитету через персональну відповідальність, поширювати навколо себе приклади відповідальності.

З

3. Дисципліна. Це повага до умовностей, змістом яких є «покора, старанність, активність, прояв поваги до зовнішнього оточення». Вона обов'язкова як для вищих керівних осіб, так і для пересічних функцюнерів-виконавщв. Поряд з формулюванням, що містять у військові статути: «Дисципліна є найважливішою складовою бойової здатності армії», варто було б помістити і таку: «Дисципліна є те, у що її перетворює головний керівник».

4. Єдність розпорядництва. У будь-якій роботі виконавець повинен отримувати вказівки лише від одного начальника. Якщо два начальники застосовують владу однакового змісту над тією ж самою людиною чи над однією і тією ж службою, то негайно відчувається «нездужання». Якщо таке явище триває певний період часу, то рівновага порушується ще більш суттєво і наступає «хвороба». Як у живому організмі, стурбованому стороннім тілом. Спостерігаються наслідки: або подвійність припиняється завдяки усуненню одного із начальників і здоров'я соціального організму відновлюється; або відбувається знищення соціального організму. Люди не витримують подвійного розпорядництва.

5. Єдність керівництва. Єдиний керівник і єдиний план для сукупності операцій, що мають спільну мету. Це необхідна умова єдності роботи, узгодженості сил та об'єднання зусиль усіх членів трудового колективу.

6. Підпорядкування приватного інтересу загальному. Цей принцип наголошує, що на підприємствах інтерес функціонера чи групи функціонерів не повинен домінувати над інтересом підприємства в цілому. Інтерес родини повинен йти перед інтересами одного з її членів; інтереси державні мають передувати інтересам громадянина чи групи громадян. Повага до загального інтересу досягається твердістю і вдалим прикладом з боку самого начальника, справедливими умовами роботи й уважним спостереженням.

7. Винагорода праці. Це ціна наданих послуг. Вона повинна бути справедливою і, по можливості, задовольняти персонал і підприємство, службовця і роботодавця. На жаль, ще не знайдено спосіб оплати, що цілком відповідає останній умові.

8. Централізація. Централізація не є сама по собі ні доброю, ні поганою системою адміністрування, яку можна було б прийняти чи відкинути за бажанням керівників чи відповідно до обставин. Вона завжди існує в тій чи іншій мірі. Питання про централізацію і децентралізацію є просто питанням міри. Необхідно знайти найбільш доцільне їх співвідношення для конкретного підприємства, конкретного соціального організму.

9. Ієрархія. Ієрархія являє собою ряд керівних посад, що йдуть від вищої влади до нижчих її агентів. «Ієрархічна колія» є тим шляхом, яким слідують, проходячи всі ступені ієрархії, повідомлення, що прямують від вищої влади чи адресовані їй. Цей шлях диктується одночасно необхідністю «забезпечення передачі» і забезпечення єдності розпорядництва. Але, іноді він згубно довгий. Можна поєднати повагу до «ієрархічної колії» зобов'язанням швидко досягти мети шляхом використання організаційних звязків.

10. Порядок. Можна висловити правилом: «Кожному своє місце».

11. Справедливість. Це поєднання доброзичливості з правосуддям, що дозволяє зменшувати строгість розпорядку, стимулює відданість і мотиви до пращ у підлеглих.

12. Стабільність персоналу. Досвід давно довів, що керівник середньої ланки, який тривалий період працює на своєму робочому місці, кращий від кількох керівників вищого рівня, які тимчасово займають свої посади.

13. Ініціатива. Це здатність щось задумати і здійснити. Це є одним із наймогутніших мотивів людської діяльності. Щоб розвинути ініціативу, корисно надавати керівникам середньої ланки, лінійному персоналу повну самостійність у виконанні обов'язків, обумовлених їх посадою, обмежуючи їх систематичним моніторингом, визначенням та періодичною оцінкою результатів роботи за головними напрямками.

14. Єдність персоналу. Відоме всім нам прислів'я гласить: «У єдності сила». Серед багатьох придатних для створення такого єднання засобів, варто відзначити один принцип, якого варто дотримуватися для забезпечення єдності персоналу. Це принцип «єдиного розпорядництва». Небезпекою для утвердження даного принципу є неадекватне тлумачення принципу «розділяй і володарюй» та надмірна паперова бюрократія, а також надмірне прагнення формалізувати управління людьми письмовими розпорядженнями! наказами.

III. Загальні правила адміністрування

Для забезпечення ефективності і результативності управлінської пращ адміністратор повинен передбачати, організовувати, розпоряджатися, погоджувати і контролювати. Кожна із зазначених управлінських дій вимагає компетентності.

4

Передбачення.

Головною ціллю передбачення є підготовка майбутнього. Передбачення виражається у програмі дій, що охоплює всі операції підприємства (технічні, комерційні, фінансові тощо) у тривалих і коротких періодах (десятирічних, річних, місячних, тижневих і навіть щоденних). Його формулюють керівники служб у межах отриманих повноважень. Передбачення спочатку подається у вигляді аналізу результатів спеціальних досліджень: технічних, комерційних, фінансових, адміністративних, що виконані функціонерами різних рангів ієрархічної градації. Потім, результати цих досліджень, висновки та рішення узгоджують і приводять у відповідність до загальних стратегічних директив підприємства. Це найцінніший етап співробітництва між персоналом різних рівнів управлінської ієрархії. Визначення і формулювання програми допомагає в узгодженні зусиль, єднанні волі всіх членів трудового колективу. Десятирічні передбачення є досить уживані і являють собою сукупність довготривалих програм дій, які можуть корегуватися з метою узгодження із річними планами. Річні плани є більш конкретними і точнішими, так як враховують наявний стан підприємства, враховують обставини, що мають місце в момент їх формулювання, узгодження та затвердження.

Програма дій, - це ідентифікована та документована:

. певна картина майбутнього, де близькі події чітко сформульовані, а віддалені події здаються більше невизначеними;

. мета, модель поведінки, якої важливо дотримуватися;

. фіксовані етапи, які потрібно пройти;

. засоби, якими доведеться скористатися;

. це критерії оцінки розвитку підприємства у певному проміжку часу.

Знаючи свої можливості і цілі, підприємство йде твердою ходою, приступає до поточних справ упевнено і об'єднує всі сили проти несподіванок, усяких негараздів, що можуть з'явитися. Програма тим більше необхідна, чим складніші обставини доводиться переборювати. Звичайно, вона не може передбачати всі події, що можуть статися у далекому і близькому майбутті. Але, це є надійний інструментарій, щоб бути готовим зустріти у дієвому стані зміни у зовнішньому середовищі, оперативно упорядковати роботу усіх служб, залишити керівнику можливість швидко зосередити свою увагу на головних проблемах підприємства.

Програма убезпечує підприємство не тільки від помилок при необхідності переорієнтації із-за суттєвих важливих подій на ринку, але і від змін, що відбуваються просто із-за мінливості зовнішнього оточення. Остання небезпека суттєво впливає також і на державні установи. Цей вплив є особливо руйнівним для організацій, в яких керівництво невпевнене і недостатньо компетентне.

Програма дій створює для підприємства ще одну перевагу, даючи можливість утвердити єдність поглядів, а відповідно і довіру до вищої влади, що вершить долю підприємства та його колективу (адміністративна рада і головний директор в акціонерних товариствах; парламент, міністерства та інші урядові організації в державі).

Вироблення вдалої програми дій вимагає від вищого керівництва:

1. мистецтва керувати людьми;

2. великої активності;

3. мужності;

4. достатньої стійкості;

5. компетентності у промисловій галузі, до якої належить підприємство;

6. загальної досвідченості у веденні управлінських справ.

Формулювання програми дій є однією із найбільш значних і складних управлінських дій у діяльності будь-якої установи чи підприємства.

Організація.

Організувати підприємство - означає забезпечити його всім необхідним для роботи: матеріалами, обладнанням і устаткуванням, стартовим обіговим грошовим капіталом, персоналом.

У цій сукупності можна виокремити два великих розділи: організувати роботу «матеріального» і «соціального» організму.

Соціальний організм (персонал), забезпечений необхідними матеріальними ресурсами та об'єднаний програмою дій є більш спроможним виконати всі операції, що властиві даному підприємству (організації).

Адміністрування соціального організму передбачає наступний перелік обов'язків:

5

1) сформулювати програму дій, у якій соціальний і матеріальний організми приводяться у відповідність до завдань і можливостей підприємства;

2. спостерігати за виконанням програми;

3. встановити єдине, компетентне та енергійне керівництво;

4. сприяти ефективному добору персоналу, - енергійних і компетентних людей для роботи на посадах керівників окремих служб, на посадах функціонерів та виконавців;

5. точно визначити повноваження;

6. об 'єднувати роботу, узгоджувати зусилля членів колективу;

7. ясно, чітко і точно формулювати рішення;

8. заохочувати відповідальність та ініціативу;

9. справедливо і вчасно винагороджувати працівників;

10. запобігати помилкам і непорозумінням;

11. примушувати дотримуватися дисципліни;

12. досягати того, щоб приватні інтереси підпорядковувалися інтересам підприємства;

13. звертати особливу увагу на єдність розпорядництва;

14. встановити дієвий контроль;

15) боротися з надмірною регламентацією, бюрократичним формалізмом, паперовою тяганиною тощо.

Адміністрування соціального організму є необхідним для будь-якого підприємства. Вона є відносно простим на маленькому підприємстві і ускладнюється у міру зростання підприємства, росту чисельності персоналу. Це правило є також дійсним для розвитку і вдосконалення будь-яких інших соціальних організмів. Наприклад, ремісника-виконавця замінює на підприємстві майстер і декілька робітників. У міру росту підприємства, послідовно з'являється ціла ієрархія посад. З акціонерною формою виникають нові органи: збори акціонерів, адміністративна рада, головний директор, підпорядкована йому управлінська ієрархія. У дуже великих акціонерних товариствах іноді з'являється (якщо членів адміністративної ради занадто багато) ще й виконавча дирекція, що вклинюється між радою і головною дирекцією. Ця виконавча дирекція є своєрідним прообразом адміністрації, і створюється щоб відігравати роль, подібну до адміністративної ради акціонерних товариств. Подібно до мозку в живому організмі, орган управління підприємством розвивається й вдосконалюється у міру зростання соціального організму. Він формує невелику частку «настанов» для ремісника на конкретному робочому місці підприємства і формує найважливіші «настанови»для вищого керівництва промислового підприємства. А, на великому підприємстві керівник потребує сприяння певної кількості інших осіб, що формують штаб управління.

Штаб є групою людей, що володіють владою, поінформованістю і часом, чого може не вистачати головному керівнику. Це колективний помічник, певне підкріплення і розширення особистості головного керівника, що повинен полегшити виконання покладених на нього обов'язків.

На відміну від штабу невеликого промислового підприємства, який складається з декількох осіб і які знаходяться у прямому підпорядкуванні керівника, штаб великого сучасного підприємства є великим ієрархічним організмом, до якого надходять усі зведення, необхідні головному керівнику, де вивчаються всі пропозиції, що можуть сприяти ухваленню компетентного рішення. Незважаючи на неабияку працездатність і здібності, керівники великих підприємств не можуть самостійно виконати всі обов'язки -кореспонденція, прийом відвідувачів, наради, інші організаційні заходи. Окрім того, вони повинні забезпечити керівництво і контроль, оцінювати результати, готувати рішення, визначати програму дій, стимулювати вдосконалення і розвиток... Ця необхідність примушує їх до створення штабу.

Форма та обсяг соціального організму підприємства мають відповідати його потребам, а кожен функціонер повинен бути здатним виконувати свої обов'язки.

У вдосконаленні організації управління на підприємстві, однією із найбільш важливих і складних є операція відбору. її рівень суттєво впливає на стан функції «організація» в цілому. Наслідки поганого відбору пов'язані із рангом функціонера. Зазвичай вони є незначними для службовця нижчого рівня і завжди є суттєвими для більш високої посади.

Труднощі вибору зростають відповідно із ростом ієрархічного рівня функціонера. Декількох днів, і навіть годин досить, щоб судити про якість працівника - виконавця. Але, необхідно тиждні і навіть місяці, щоб судити про здібності майстра. Проходять іноді роки, перш ніж можна ідентифікувати уміння керівника великого підприємства.

Добору персоналу потребують різні підприємства, а особливо великі. Найбільш важливої справою зборів акціонерів є призначення адміністративної ради. Головна турбота адміністративної ради - мати гідну головну дирекцію, а найбільша турбота нації - мати ефективний уряд.

6

Розпорядництво.

Головним завданням розпорядництва є необхідність ефективно задіяти побудований соціальний організм. Це завдання розподіляється між різними керівниками підприємства, кожен із яких відповідає за свою частку. Для будь-якого керівника метою розпорядницької дії є ефективне використання підпорядкованих йому функціонерів в інтересах підприємства. У всіх галузях промисловості, в армії, у державних установах розпорядництво потребує специфічних якостей.

З метою забезпечення ефективності у здійсненні розпорядництва варто памятати про правила:

• досконало знати персонал.

Яким би не був великим стан управлінської ієрархії, керівнику безпосередньо шдпрядкована дуже мала кількість людей (як правило, менше шести). Тоді як керівник нижчих рівнів управління, наприклад майстер, іноді безпосереденьо керує 20 -30 робітниками, якщо їх робота є некваліфікованою і простою. Тому, навіть на великому підприємстві керівнику неважко вивчити своїх безпосередніх підлеглих і знати, чого можна від них вимагати, яку міру довіри їм надати. Це вивчення потребує часу. Воно ускладнюється в міру зростання рангу підлеглих, росту розмаїття їх функцій, зменшення частоти ділових зустрічей їх зі своїм начальником, що часто має місце у верхівці особливо великих підприємств. Таке вивчення особливо ускладнюється при високій плинності персоналу.

• усувати нездатних.

Щоб утримати єдність і правильність функціонування, керівник повинен усунути (запропонувати, вимагати усунення) усякого функціонера, який з якихось причин не здатен виконувати покладені на нього завдання. Цей обов'язок потребує від начальника високих моральних якостей, певної громадянської мужності, яку часом проявити складніше, ніж військову хоробрість.

• знати умови, що пов'язують підприємство і функціонерів.

Підприємство і його функціонери пов'язані умовами. Керівник повинен бачити і відчувати виконанням цих умов. Це змушує його відігравати подвійну роль: захищати інтерес підприємства перед його функціонерами і захищати інтереси функціонерів перед власником. Щоб виконати таке завдання, керівнику потрібно ознайомитися із цими умовами, мати глибоке почуття обов'язку і справедливості, такт та енергію.

• показувати приклад.

Приклад точності, відданості й активності, демонстрований у повсякденній практиці керівником, виявляється для підлеглих завжди більш ефективним стимулом, ніж страх покарання. Він впливає на злісних порушників ефективніше та істотніше, ніж будь-яке інше покарання.

Поганий приклад керівника також впливає на працівників і має особливо суттєві наслідки, як для функціонування соціального організму зокрема, так і роботи підприємства в цілому.

• періодично інспектувати соціальний організм підприєм-ства, в тому числі шляхом аналізу зведених табличних даних.

Це передбачає послідовний огляд всіх органів соціального організму, складових частин адміністративного механізму. Складання річної програми, розгляд подань до нагород і підвищень по службі є хорошим стимулом робити такі огляди періодично.

• скликати наради. На нараді, за участі головних, безпосе-редніх своїх співробітників та шдлеглдих керівник може викласти програму дій, скористатися думками кожного із них у прийнятті рішення. Він має можєливість перевірити, чи правильно зрозуміли його розпорядження і наскільки кожен із членів команди усвідомив, яку участь він повинен взяти в їх виконанні. Усе це відбувається у набагато швидше, ніж якби потрібно було досягти тих же результатів, але без скликання наради. На таких нарадах начальник має змогу більше довідатися про своїх підлеглих. їх обізнаність із станом справ, їх компетентність в цілому.

• не дозволяти дріб'язкам поглинати всю увагу.

Значним недоліком в управлінні є присвячення надмірно багато часу дрібницям, із якими не менш успішно можуть впоратися підлегш-функцюнери. Делегуючи підлеглим право вирішувати проблемні питання керівник дбає про їх розвиток та вивільняє час для безпосередньої участі у вирішенні більш суттєвих задач.

• прагнути активності та відданості персоналу.

Начальник повинен усе знати, але він не може все бачити й усе робити сам. Він повинен перекласти на своїх підлеглих і на штаб усю ту роботу, в якій не обов'язкова його персональна участь. У іншому випадку, у нього ніколи не буде вистачати сил і часу на виконання своїх безпосередніх та головних обов'язків.

7

Узгодження.

Узгодження має своєю метою надати можливість кожному елементу соціального організму виконувати свою окрему роль в узгодженні з іншими елементами.

Одним з кращих засобів підтримання управлінського персоналу завжди в дієвому стані і полегшувати йому виконання своїх обов'язків полягає є скликання «нарад начальників служб».

Після такої наради кожен керівник відділу має можливість більш точно зрозуміти, що він повинен виконувати безпосереньо і в цілому, а що має робоитися узгоджено з іншими відділами. Завдяки цьому між підрозділами зникають організаційні перепони, які часто є невидимими, але і не проникними.

Контроль.

Контроль передбачає порівняння дійсного стану справ із передбачуваним. Мета контролю полягає в перевірці відповідності виконання доручень, робіт прийнятій програмі, виданим наказам і встановленим принципам. Він має ідентифікувати помилки для того, щоб можна було їх виправити та уникнути їх повторення. Контроль застосовують до предметів, осіб і дій та практикують на всіх рівнях щодо всіх складових організації.

З «адміністративного» погляду контроль має засвідчити, що прийнята програма є дієвою та підтримуються на потрібному рівні, а соціальний організм перебуває у належному стані. Важливо підтвердити, що розпорядництво здійснюється згідно з прийнятими принципами, адміністративні вказівки виконані і всі складові організації функціонують правильно.

Для дієвого контролю важливим є вимір даних. Вищому керівництву необхідно забезпечити ефективний вимір, збір і затвердження даних, щоб мати можливість переконатися в результативній роботі організації і задоволеності зацікавлених сторін. Ця діяльність включає аналіз дієвості та цілей

вимірювання, а також передбачуване використання даних для гарантованого створення доданої споживчої цінності в роботі організації.

Вимірювання

та моніторинг *

Аналіз даних

Управління невідповідною продукцією

і

Коригуючі та попереджуючі дії

Система

_п

_м

Процеси> Продукція

Підприємство

-І І

Задоволеність споживачів

Ринок