4. Bariery skutecznej komunikacji

Często się zdarza tak, że w pewnym momencie sprawna dotychczas rozmowa, zaczyna stawać się nieuporządkowana. Między nadawcą i odbiorcą pojawia się nagle jakaś bariera utrudniająca, a nawet uniemożliwiająca dalszy proces wzajemnego komunikowania się. Przeszkody takie nazywamy barierami komunikacyjnymi. Generalnie bariery takie możemy podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne.

Do czynników zewnętrznych zaliczamy takie przeszkody, które pojawiają się w naszym najbliższym otoczeniu. Należą do nich na przykład: głośna muzyka, głośne rozmowy obok nas czy gwar uliczny. Takie bariery są dosyć łatwe do usunięcia poprze zmianę miejsca rozmowy lub wyłączenie muzyki.

Inna grupę barier komunikacyjnych stanowią bariery wewnętrzne. Te z kolei wynikają z z różnicy poglądów osób rozmawiających, napięcia emocjonalnego między nimi, braku zaufania czy też czy też nieprawidłowej interpretacji przekazywanych wzajemnie komunikatów zarówno w sferze werbalnej, jak i niewerbalnej. Bariery takie pojawiają się po obu stronach procesu komunikacji, a więc po stronie nadawcy i odbiorcy.

Pojawienie się barier uniemożliwia więc prawidłowe porozumiewanie się między ludźmi, i aby skierować rozmowę na prawidłowe tory, należy bariery te zlikwidować. Najpierw jednak trzeba je zidentyfikować i określić, jakie czynniki przeszkadzają nam w rozmowie i skąd się biorą.

Wewnętrzne bariery komunikacyjne możemy podzielić na cztery podstawowe grupy, czyli:

• osądzanie,

• decydowanie za innych,

• uciekanie od cudzych problemów,

• blokady językowe.

Osądzanie przejawia się w narzucaniu rozmówcy własnych opinii i poglądów oraz rozwiązywaniu jego problemów, ocenianiu go na podstawie wyglądu lub tonu głosu, a nie na bazie tego, co mówi. Osądzanie może ujawniać się w formie: krytykowania, obrażania, orzekania lub chwalenia. Krytykujemy kogoś poprzez zwroty typu: „Czy naprawdę nie wiesz, jak to zrobić?”. Obrażamy natomiast mówiąc: „Jesteś okropny bałaganiarz i dlatego tak wolno pracujesz!”. Osądzamy rozmówce orzekając, że np. nie ma nic do powiedzenia na dany temat i żeby się w ogóle nie odzywał. Barierę komunikacyjną stanowić może także pochwała pod adresem drugiej osoby sugerująca, że niby wszystko jest w porządku, ale rozmówca nie zrobił jednak wszystkiego, co powinien i nie osiągnął dobrego rezultatu.

Kolejna bariera wewnętrzna, określana jako decydowanie za innych przejawia się w pozbawianiu rozmówcy możliwości samodzielnego podejmowania decyzji i niebrania pod uwagę jego uczuć. W tej grupie barier można wymienić takie formy jak: rozkazywanie, grożenie, zbytnie moralizowanie, jak również niewłaściwe zadawanie pytań. Rozkazywanie sprowadza się do narzucania swojej woli drugiej osobie w formie wydawania nakazów typu: „Musisz koniecznie codziennie rano ćwiczyć!”. Jeszcze bardziej utrudnia komunikację grożenie drugiej osobie typu: „Jeżeli nie zrobisz tego, to...”

Fatalne skutki dla porozumienia miedzy ludźmi przynoszą elementy moralizowania: „Ja nigdy nie zrobiłabym czegoś takiego...”. I na koniec barier z tej grupy musimy zwrócić uwagę na niewłaściwe zadawanie pytań typu: „Z kim i gdzie byłeś wczoraj, jak do ciebie dzwoniłem?”. Kolejna grupa barier dotyczy uciekania od problemów partnera poprzez niezajmowanie się jego problemami i niezwracanie uwagi na jego odczucia i emocje. Bariery takie najczęściej przyjmują formę doradzania, zmieniania tematu lub bezsensownego pocieszania. Doradzamy wtedy, gdy mówimy, co byśmy zrobili na miejscy drugiej osoby. Zmieniamy temat poprzez nagłe przerywanie rozmowy na konkretny temat, pytając o nieistotne w tym momencie sprawy. Element przeszkody w dyskusji może tak samo być efektem pocieszania drugiej osoby w formie: „Nie martw się, wszystko będzie ok.!”, kiedy sytuacja wymaga przeanalizowania danego problemu.

I wreszcie czwarta grupa barier wewnętrznych dotyczy niemożności porozumienia się ze względu na blokadę językową. Najczęściej problem ten pojawia się wtedy, gdy dwie osoby komunikujące się nie znają jednego języka, w którym mogłyby swobodnie rozmawiać. Wówczas dochodzi do takiego punktu rozmowy, kiedy ze względy na brak słów dalsza dyskusja jest praktycznie niemożliwa. Jeżeli chcemy, aby rozmowa przebiegała bez zakłóceń, trzeba zwracać szczególną uwagę na pewne czynniki bardzo ważne we wzajemnych kontaktach. Do czynników takich zaliczamy następujące: empatię, czyli wczuwanie się w drugiego człowieka; życzliwość, czyli szacunek dla drugiego człowieka i jego poglądów nawet jeżeli różnią się od naszych własnych; autentyczność przejawiająca się w rzeczywistym stosunku do różnych problemów; konkretność i rzeczowość; bezpośredniość w wyrażaniu swoich uczuć i poglądów; otwartość w wyrażaniu swoich odczuć. I wreszcie ostatnim takim czynnikiem jest akceptacja uczuć. Oznacza ona wyrażanie tego, co czuję i oczekiwanie, że druga osoba przyjmie taka sama postawę, pod warunkiem, że żadna z nich nie będzie narzucać swoich własnych odczuć i emocji.

5.Znaczenie ról zespołowych uczestników pracy zespołowej.

Zespół - To grupa, w której jednostki mają wspólny cel i w której zadania oraz umiejętności każdego członka pasują do pozostałych, tak jak w układance poszczególne kawałki pasują do siebie bez utraty własnego kształtu i razem tworzą pewien całościowy wzór.

Zespół liczy co najmniej trzy osoby, w przypadku dwóch nie można zaobserwować wielu zjawisk charakterystycznych dla zespołów: Tworzenie koalicji, Negocjacje.

Pracownicy, którzy nie są wyizolowanymi jednostkami, ale są częścią zespołu i wsłuchują się w opinię pozostałych członków, szczerze rozmawiają o swoich problemach, dążą do rozwiązania problemu, znają priorytety zespołu i w razie potrzeby realizują je kosztem własnej osoby, jeśli mogą pomagają innym w rozwoju, wspierają innych członków zespołu

1. Naturalny lider – kontroluje sposób, w jaki zespół próbuje osiągnąć cele; potrafi efektywnie wykorzystać możliwości zespołu i umiejętności każdego z uczestników zespołu, rozpoznaje, gdzie tkwi siła i słabość grupy; cechy: zrównoważony, dominujący, ekstrawertyk, charakteryzuje go zdrowy rozsądek i spokój

2. Człowiek akcji – kształtuje sposób w jaki praca grupy zostanie wykorzystana; skupia się na ustaleniu celów i priorytetów; chce mieć wpływ na kształt dyskusji w grupie. Cechy: niespokojny, dominujący, ekstrawertyk, łatwo się denerwuje, oczekuje szybkich rezultatów, rywalizuje i bywa niedelikatny, arogancki, ale dzięki niemu praca zespołu posuwa się naprzód

3. Praktyczny organizator – zamienia pomysły i plany na konkretne działania, wdraża projekty, realizuje plany efektywnie i systematycznie. Lubi konkrety, nie lubi - zmiany planu.

4. Siewca (człowiek idei) – podaje nowe pomysły, uwzględniając główne problemy, ponieważ

uważa, że dobre pomysły na początku są

postrzegane jako dziwactwo, próbuje się

przebić ze swoją ideą stosując konfrontację; ma tendencję do krytykowania innych, może robić błędy i pomijać szczegóły; cechy: dominujący, introwertyk, inteligentny; tworzy wkoło siebie aurę geniuszu

5. Człowiek kontaktów – bada, analizuje i podaje informacje na temat pomysłów, zewnętrznych działań, stanu wiedzy; tworzy sieć kontaktów, które mogą być

przydatne dla zespołu, umie prowadzić negocjacje; cechy” zrównoważony, ekstrawertyk, dominujący; umie improwizować, popiera innowacje

5. Sędzia – analizuje problem, ocenia pomysły, przez co grupa jest lepiej przygotowana; cechy: inteligentny, introwertyk, zrównoważony, najbardziej obiektywny, niezaangażowany emocjonalnie, lubi mieć czas na zastanowienie się, sceptyczny

6. Człowiek grupy – wspiera zespół, potrafi zapobiegać konfliktom, wzmacnia współpracę, ułatwia komunikację, jest lojalny; cechy: zrównoważony, ekstrawertyk, małe dążenie do dominacji i rywalizacji, empatyczny, nie lubi konfrontacji

7. Perfekcjonista – głównie zależy mu na dobrze wykonanym zadaniu, oddanym w czasie, wykonanym w najwyższym standardzie; może być trudny w kontaktach z innymi, ze względu na to, że jest dokładny i nie uznaje przypadków, zawsze myśli o celu; cechy: introwertyk, napięty, zdyscyplinowany, niespokojny.

6. Zasady i techniki efektywnej pracy zespołowej. Bariery efektywnej pracy zespołowej.

• Jasno określone wspólne cele, w które wierzy cały zespół

• Weryfikacja celów po uzyskaniu dodatkowych informacji

• Wspólne priorytety

• Określony kierunek

działania

• Dobra komunikacja

• Wkład każdego z członków

• Dobre przywództwo

• Odpowiednie procedury

podejmowania decyzji

• Właściwy dobór pracy

• Umiejętne rozwiązywanie konfliktów (podejście wygrana – wygrana)

• Wybór członków zespołu na podstawie umiejętności, nie osobowości

• Wykorzystywanie talentów i umiejętności członków

• Członkowie biorą udział w kierowaniu, sprawują kontrolę

• Jasne role i relacje

• Zgodność interesów, celów, priorytetów

• Role i obowiązki członków są sprecyzowane

• Jasne zasady postępowania

• Zaufanie

• Odpowiedzialność

• Niezakłócona komunikacja

• Uczucie wsparcia

• Wzmacnianie – wypracowanie efektywnego sposobu wzmacniania pozytywnych zachowań

• Wspólne spędzanie czasu

Czynniki wpływające na mniejszą wydajność zespołu

• Ograniczenia co do czasu i kosztu

• Nieodpowiednie kompetencje i brak gotowości do realizowania prac

• Syndrom grupowego myślenia – efekt prowadzący do podejmowania przez zespół błędnych decyzji mimo posiadania pełnych danych

• Postawy członków zespołu:

  • Facylitacja – lepsze wykonywanie zadań dobrze opanowanych, gorsze zadań trudnych, wynikające z poczucia napięcia ze względu na obecność innych

  • Próżniactwo społeczne – mniejszy wkład pracy w zespole niż w przypadku samodzielnej pracy