ВСТУП

Дані методичні рекомендації до лабораторних робіт призначені для студентів четвертого курсу спеціальності 7.050104 — фінанси денної форми навчання для виконання ними лабораторних робіт на ПК з курсу «Інформаційні технології в обліку і контролі». Рекомендації охоплюють такі розділи курсу:

настройка системи «1С: Підприємство»;

оформлення господарчих операцій в системі «1С: Підприємство»;

розрахунок заробітної плати в системі «1С: Підприємство».

Цілі виконання лабораторних робіт:

розвиток та поглиблення теоретичних знань студентів щодо організації інформаційних систем бухгалтерського обліку на базі новітніх інформаційних технологій;

отримання практичних навиків роботи з системою «1С: Підприємство».

Лабораторна робота №1 настроювання системи 1с: підприємство

Порядок виконання лабораторної роботи наступний.

1. Ввести нового користувача в «Конфігураторі», задати йому права доступу, інтерфейс і пароль для входу в систему.

2. Заповнити довідники, необхідні для ведення обліку.

3. Навчитися виконувати сервісні функції з обслуговування інформаційної бази.

4. Ввести початкові залишки за бухгалтерськими рахунками фірми.

1. Введення нового користувача в «Конфігураторі»

Для введення нового користувача необхідно запустити систему в режимі «Конфігуратора» («Комплексна конфігурація для України (демо)»). Запуск здійснюється при натисканні кнопки «ОК» (рис. 1).

Демонстраційні версії конфігурацій є частково заповненими, тому більш зручні для навчання роботі з системою.

Рис. 1. Запуск системи 1С: Підприємство в режимі «Конфігуратора»

Зареєструвати нового користувача може тільки адміністратор! У демонстраційних версіях конфігурацій у якості адміністратора найбільш часто виступають користувачі з іменами «Адміненко», «Адмінов» і «Адміністратор». У вікні «Авторизація доступу» (рис. 2) необхідно вибрати адміністратора і натиснути кнопку «ОК» (без пароля).

Рис. 2. Вікно авторизації доступу

У вікні довідника «Користувачі» («Адміністрування» → «Користувачі») (рис. 3) необхідно вибрати піктограму « » («Введення нового рядка»).

Рис. 3. Вікно реєстрації користувачів системи

На закладці «Атрибути» вікна «Властивості користувача» задається ім'я користувача, що далі буде використовуватися для авторизації доступу, а також робочий каталог, у якому він буде працювати.

Права користувача (закладка «Роль») (рис. 4) визначають набір операцій, які він може здійснювати за своїми функціональними обов'язками, і доступ до відповідних файлів БД. Інтерфейс задає набір пунктів меню, активізація яких сприяє реалізації функцій користувача. Інтерфейс користувача повинен відповідати його правам. Так, якщо користувачеві з правами бухгалтера задати повний інтерфейс (який відповідає правам адміністратора), те він буде бачити всі пункти меню, однак доступні йому будуть тільки пункти, визначені його правами.

Рис. 4. Закладка «Роль» вікна «Властивості користувача»

Зміни зберігаються при натисканні кнопки «ОК».

При необхідності адміністратор може задати пароль як собі, так і будь-якому користувачеві. Для цього необхідно виділити користувача, якому задається пароль, і натиснути піктограму « » («Змінити пароль»). Пароль уводиться двічі для запобігання помилки при введенні і відображається на екрані зірочками.

При виході з довідника користувачів система запросить підтвердження на збереження змін. Зміни необхідно зберегти і вийти з «Конфігуратора».

2. Заповнення довідників у системі 1с: Підприємство

Для безпосереднього введення і обробки інформації систему необхідно запустити в режимі «1С: Підприємство» («Комплексна конфігурація для України (демо)»). У вікні «Авторизація доступу», що з'яви­лося, необхідно вибрати ім'я користувача і ввести відповідний пароль (якщо він був заданий).

Для подальшого введення даних про співробітників необхідно попередньо заповнити довідник фізичних осіб. Довідник «Фізичні особи» («Довідники» → «Зарплата» → «Фізичні особи») призначений для збереження списку усіх фізичних осіб, зареєстрованих у системі. В довідник фізичні особи заносяться без поділу за фірмами: поділ співробітників за підприємствами досить формальний — співробітник за сумісництвом може працювати в декількох різних фірмах.

У вікні довідника крайня піктограма ліворуч « » («Новий рядок») служить для введення нової фізичної особи.

Реквізити діалогової форми для перегляду і коригування відомостей про фізичну особу згруповані на декількох закладках.

На закладці «Основні» утримуються найбільш загальні відомості про фізичну особу — прізвище, ім'я, по батькові, стать, домашній телефон, дані про посвідчення особи і реєстрацію в податковій інспекції.

Дані про дату і місце народження фізичної особи, робочий телефон, фактичне місце проживання і військовий облік вносяться на закладці «Документи».

В реквізити закладки «Освіта» вводиться інформація про освіту і ступінь володіння іноземними мовами.

На закладці «Додатково» вказується інформація про сімейний стан, членів родини і трудову діяльність фізичної особи.

Після заповнення інформації про фізичну особу необхідно збе­рег­ти зміни натисканням кнопки «ОК».

Потім необхідно зареєструвати нову фірму, за якою буде вестися облік, у довіднику фірм.

У довіднику «Фірми» («Довідники» → «Фірми») крайня піктограма ліворуч « » («Новий рядок») служить для введення нового рядка.

Основні параметри фірми вводяться на закладці «Основні відомості» (рис. 5). У цьому вікні обов'язково заповнюється реквізит «Найменування», що є внутрішнім роздільником обліку для системи 1С: Підприємство. Якщо реквізит не заповнений, фірму не буде відображено в загальному списку фірм.

Рис. 5. Вікно введення нової фірми

Усі підпорядковані довідники для фірми (рахунків, складів, відповідальних осіб) стають доступними тільки після збереження введеного рядка. Збереження фірми можливо після заповнення «префікса номера», що вказується на закладці «Додатково» і складається з 2-х букв. Номера документів різних фірм будуть відрізнятися цими двома буквами. Збереження фірми відбувається при натисканні на кнопку «Записати».

Для заповнення даних про основний поточний рахунок фірми необхідно повернутися на закладку «Основні відомості» і натиснути кнопку « » поруч з полем «Основний розрахунковий рахунок». Кожна фірма може мати кілька рахунків у різних банках і кілька кас у різній валюті, тому дані про них рекомендується заносити окремими групами: «Гривневі розрахункові рахунки», «Валютні розрахункові рахунки» і «Каси».

Для введення даних про основний розрахунковий рахунок фірми необхідно виконати наступні дії:

1) у вікні довідника «Рахунки нашої фірми» вибрати піктограму « » («Нова група»);

2) у вікні, що з'явилося (рис. 6), указати найменування групи («Гривневі розрахункові рахунки»);

Рис. 6. Вікно створення нової групи рахунків фірми

3) зберегти елемент (кнопка «ОК»);

4) подвійним щигликом мишкою на піктограмі « » відкрити збережену групу;

5) натиснути піктограму « » («Новий рядок»);

6) у вікні нового рахунка, що відкрилося (рис. 7), установити відмітку у поле «Безготівковий рахунок», заповнити реквізити рахунка (валюта — «Гривня»), натиснути кнопку «ОК» і зберегти елемент.

Рис. 7. Вікно введення нового рахунка фірми

У поле «Основний розрахунковий рахунок» введений рахунок вибирається подвійним натисканням миші.

Аналогічно заповнюється поле «Основний валютний розрахунковий рахунок». У поле «Валюта» при введенні нового рахунка необхідно вказати «Долар США» (валютні рахунки фірми ведуться в іноземній валюті).

Закладка «Реєстрація і коди» вікна введення нової фірми містить інформацію про податкову, державну та ін. реєстрацію фірми. У рамках лабораторної роботи дату реєстрації фірми необхідно вказати попереднім звітним періодом (31 грудня попереднього року).

Також необхідно ввести реквізити місць збереження фірми (склад і магазин), метод ведення фінансового обліку («FIFO») і вказати каталог для збереження регламентованих звітів фірми (ввести найменування каталогу, у якому будуть зберігатися звіти). Для заповнення даних про склад фірми необхідно виконати наступні дії.

1. Натиснути кнопку « » поруч з полем введення.

2. У вікні довідника «Місця збереження», що відкрилося, увести новий рядок.

3. Заповнити реквізити складу: у поле «Тип» указати «Склад», «Вид складу» — «Склад (оптовий)», «Найменування» — «Оптовий склад фірми <назва фірми>» (рис. 8).

Рис. 8. Вікно введення оптового складу фірми

4. Зберегти введений склад шляхом натискання на кнопку «ОК» і вибрати його подвійним натиском миші в поле «Місце збереження (оптовий склад) за умовчанням».

Дані про магазин фірми заповнюються аналогічно, але в поле «Вид складу» необхідно вибрати «Магазин (роздрібний)». Відмітка «Сумовий облік» не встановлюється. Це означає, що облік буде вестися за конкретними товарами, а не за значенням системної константи «Товари в асортименті».

На закладці «Додатково» вікна введення нової фірми також указуються скорочене найменування організації, галузь і форма власності.

На закладці «Зарплата і кадри» можна вказати дані про додаткові нарахування співробітникам фірми за заробітною платою (за роботу в нічний час, шкідливі або небезпечні умови праці та ін.).

Для заповнення даних про касу фірми необхідно натиснути кнопку «Рахунки» у правому нижньому куті вікна. Потім у довіднику «Рахунки нашої фірми», що відкрився, створюється група «Каси», в яку вводиться новий рядок. У рядку необхідно вказати готівковий тип ведення рахунка, видаливши відмітку в полі «Безготівковий рахунок». Інші дії виконуються аналогічно введенню безготівкових рахунків. Потім довідник «Рахунки нашої фірми» необхідно закрити і зберегти дані про фірму шляхом натискання на кнопку «ОК».

Деякі реквізити довідників є періодичними, тобто можуть змінюватися за часом. При спробі змінити такі реквізити система вимагає введення дати їхнього запису. З цієї дати реквізити наберуть сили. Наприклад, оклад співробітника до 15.07.2003 р. складав 450 грн., 16.07.2003 р. його підвищили до 500 грн. Періодичні реквізити (оклад) були записані на дату 16.07.2003 р. При нарахуванні заробітної плати по 15.07.2003 р. включно буде проведений розрахунок за ставкою 450 грн., з 16.07.2003 р. — за ставкою 500 грн.

Далі заповнюється довідник підрозділів (відділів) фірми. Довідник «Підрозділи» підпорядкований довіднику «Фірми» і є наочним представленням структури фірми. Для заповнення даних про підрозділи фірми в довіднику фірм необхідно виділити потрібну фірму і натиснути на кнопку «Підрозділи».

У вікні довідника «Підрозділи» необхідно ввести нові рядки (рис. 9).

У вікні введення нового рядка вказується найменування підрозділу, умови праці і господарська операція. У реквізиті «Сформовано» в рамках лабораторної роботи необхідно вказати 31 грудня попереднього року. Підрозділ зберігається при натисканні на кнопку «ОК».

Рис. 9. Вікно введення нового рядка в довідник «Підрозділи»

Штатний розклад (ставки, на які будуть прийматися співробітники на роботу) для кожного підрозділу заповнюється окремо. Для цього в довіднику підрозділів необхідно виділити потрібний відділ, натиснути кнопку «Штатне» і заповнити штатний розклад для виділеного відділу шляхом уведення нових рядків (рис. 10). В кожному рядку заповнюються реквізити «Посада» вибором з довідника посад і «Кількість ставок». Кількість ставок відповідає числу робочих місць у підрозділі для обраної посади. У реквізиті «Діє з» указується дата 31 грудня попереднього року.

Рис. 10. Вікно заповнення штатного розкладу для підрозділу «Адміністрація»

Довідник «Посади» містить у собі перелік посад компанії. Якщо потрібної посади немає в довіднику, її необхідно ввести. У цьому випадку у вікні введення нової посади заповнюються поля «Найменування», «Мінімальний оклад», «Максимальний оклад» і «Категорія» («Службовці») (рис. 11). Категорія вибирається з довідника категорій.

Рис. 11. Вікно введення нової посади

Якщо категорія «Службовці» у довіднику відсутня, її необхідно ввести (рис. 12) із графіком роботи «П'ятиднівка (звичайний)».

Рис. 12. Вікно введення нової категорії

Кожний із введених елементів зберігається при натисканні на кнопку «ОК» і додається у відповідне поле батьківського вікна подвійним натиском миші.

Новий співробітник фірми автоматично зараховується на роботу після проведення документа «Наказ про прийом на роботу» («Документи» → «Накази» → «Наказ про прийом»), який необхідно заповнити для кожного співробітника окремо.

Діалогова форма документа виконана у виді декількох сторінок, переміщення між якими здійснюється шляхом натискання кнопок «Далі» і «Назад».

На першій сторінці документ пропонує створити «Наказ про прийом на роботу» і заповнити його реквізити.

На наступній сторінці синім кольором виділене найменування фірми. Його можна змінити при натисканні на кнопку « » ліворуч від найменування фірми.

При прийомі на роботу нового співробітника в документі необхідно встановити прапорець «Новий». Цей варіант пропонується за умовчанням. Реквізит «Співробітник» у цьому випадку недоступний, він буде заповнений тільки після проведення документа. Ім'я нової людини, що прийнята на роботу, вноситься безпосередньо з довідника «Фізичні особи». Форма довідника відкривається за кнопкою « », що розташована поруч з полем «Фізична особа».

Табельний номер вводиться для кожного знову прийнятого співробітника. За допомогою кнопки «Призначити» можна автоматично задати наступний за порядком вільний табельний номер.

Реквізит «Тип прийому» носить інформативний характер і використовується тільки в друкованій формі «Наказу про прийом на роботу». За умовчанням у ньому пропонується значення «На загальних підставах».

У реквізиті «Графік роботи» необхідно вказати «П’ятиднівка (звичайний)».

Далі необхідно визначити тип трудового договору, що укладається зі співробітником («Безстроковий трудовий договір», тобто договір, що укладається на невизначений термін).

Для наступного виконання лабораторної роботи № 3 дату прийому співробітника на роботу необхідно вказати на місяць раніше поточної дати, так само як і дату наказу про прийом.

У реквізитах «Підрозділ» і «Місце роботи» варто визначити підрозділ фірми, у якому буде працювати співробітник і посаду, що він буде займати.

На наступній сторінці вводяться розрахункові дані за співробітником:

форма оплати праці («Погодинна»);

тип окладу («Місячний оклад»). Припустима для обраної посади «вилка» окладів/тарифів відобразиться праворуч від даного реквізиту;

розмір місячного окладу («Індивідуальний», за умовчанням система установить мінімальний можливий оклад, однак його можна змінити в межах «вилки» окладів);

одиниця виміру відпрацьованого співробітником часу, що визначає, пропорційно чому буде розраховуватися оклад («Дні»);

наявні в співробітника пільги з розрахунку прибуткового податку і збору в Пенсійний фонд («Один неоподатковуваний мінімум» — немає пільг);

спосіб розрахунку збору в Пенсійний фонд («За звичайною шкалою»).

Установка відмітки «Ще» дозволить визначити розмір планованого авансу співробітника, а також включає можливість розрахунку заробітної плати у валюті і розрахунку «від зворотного». Метод розрахунку заробітної плати «від зворотного» припускає, що зазначений оклад співробітника видається «на руки», тобто не містить податки і збори.

На наступній сторінці документа визначаються щомісячні додаткові розрахунки для співробітника (премії, відрахування та ін.).

На передостанній сторінці документа вказується кількість днів основної та додаткової щорічної відпустки, що покладаються співробітникові, стаж роботи, у т.ч. безперервний, рахунок у банку. Якщо співробітник є сумісником, необхідно поставити позначку «Не враховувати співробітника при розрахунку середньооблікової чисельності».

Завершення роботи з документом здійснюється при натисканні кнопки «Готово» на останній його сторінці. Включення відмітки «Прийняти нового» ініціює роботу нового документа для оформлення чергового співробітника.

Далі необхідно повернутися в довідник фірм і продовжити заповнення реквізитів фірми. Для входу в режим зміни запису у вікні «Фірми» необхідно установити покажчик на потрібну фірму і вибрати піктограму « » («Змінити (відкрити)»).

Відповідальні особи фірми (директор, головний бухгалтер, касир, голова профкому) вибираються з довідника співробітників. Для заповнення цих реквізитів необхідно клацнути на кнопку « » праворуч від поля введення і подвійним натиском миші вибрати потрібного співро­біт­ника з довідника.

При збереженні змін система видасть повідомлення про запис періодичних значень. У цьому вікні необхідно натиснути кнопку « » праворуч від дати збереження і змінити неї на дату реєстрації фірми.

Для того, щоб найменування фірми за умовчанням підставлялася в усі документи, необхідно змінити індивідуальні настроювання системи («Сервіс» → «Індивідуальне настроювання»). У вікні «Індивідуальне настроювання конфігурації для робочого місця» у пункті «Фірма за умовчанням» → «Значення для робочого місця» варто вибрати фірму і у групі «Використовувати» установити реквізит «Значення для робочого місця».

Далі варто перевірити довідник «Типи цін» («Довідники»  «Типи цін»). У ньому повинні утримуватися типи цін «Закупівельні» — без націнки, «Дрібнооптові» — «30 %», «Оптові» — «15 %», «Роздрібні» — «40 %». Якщо записи в довіднику відсутні, їх необхідно ввести.