Комунікаційний процес, його елементи й етапи. Зворотний зв'язок і шум
Ви знаєте, звичайно, що обмін інформацією в організаціях не завжди ефективний, як було б необхідно. Найчастіше причина низької ефективності - в забутті того факту, комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більше особами.
Обмін інформацією відбувається тільки в тому випадку, коли одна сторона «пропонує» інформацію, а інша сприймає її.
Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати уяву про елементи та стадії процесу.
У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елемента:
1) відправник, особа, що генерує ідеї чи збирає інформацію і передає її;
2) повідомлення, саме інформація, закодована за допомогою символів;
3) канал, засіб передачі інформації;
4) одержувач, особа, якій призначена інформація й котра інтерпретує її.
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов`язаних етапів. Їхня задача – скласти повідомлення та використати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли й поділили вихідну ідею.
Розглянемо ці етапи більш докладно.
1 етап - зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формування ідеї чи добору інформації. Американський учений Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу: «Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері чи від збільшення потужності гучномовця. Лейтмотив етапу – «не починайте говорити, не почавши думати».
П етап процесу - кодування й вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використовуючи для цього слова, інтонації й жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.
Відправник повинен також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови й письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, відеострічки та відеоконференції.
Якщо канал не дуже відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективний, чи взагалі неможливий.
Наприклад, керівник хоче подякувати підлеглу за розблене нею досягнення. Направлення підлеглій записки не буде ефективним, як пряма розмова з офіційним листом, а також із премією.
Неможливо передати словами всю красу картини по телефону або здійснити одночасну розмову керівникові з усіма працівниками відразу.
Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати в поєднанні два або більше число засобів комунікацій. Дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною й письмовою інформацією більш ефективніше, ніж, скажімо, тільки обмін письмовою інформацією.
Наприклад, багато дійсно гарних продуктів не знаходять збуту, поки не будуть розрекламовані та не знайдуть такої упаковки, котра для споживача не буде зрозумілою й привабливою одночасно. Якщо ж таке не відбувається, тоді ідея, хоч вона і дуже приваблива, найчастіше не знаходить «збуту».
Ш етап – це передача повідомлення. На цьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення. Мова йде про фізичну передачу повідомлення, яку багато людей помилково приймають за сам процес комунікацій.
І 1У етап – це декодування. Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування – це переклад символів відправника в думку одержувача.
Однак з ряду причин одержувач може надати трохи інший, ніж у голові відправника, зміст зверненню. Обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, зробивши дії, який чекав від нього відправник.