5. Етикет електронного листування.
Етикет — слово французького походження, що означає манеру поведінки. Етикет електронного спілкування називають нетикетом (від слова Net — мережа).
Головні принципи нетикету відповідають етичним нормам ділового і світського спілкування:
взаємна ввічливість (доброзичливість);
такт (відчуття міри);
невимушеність (природність, розкутість, але не фамільярність;
розумність (раціональність);
обов'язковість (дотримання домовленостей).
Нетикет, або мережний етикет, є сукупністю правил, сформованих на підставі принципів загальнолюдської ввічливості, призначених регулювати комунікативну взаємодію у віртуальному просторі, сприяти успішності спілкування і створювати привабливий віртуальний образ учасників спілкування.
Під час електронного листування слід дотримуватись певних правил. Такі правила називають етикетом електронного листування, і
Не слід надсилати повідомлення, зміст яких може образити одержувача.
Якщо користувач хоче застосувати особливі можливості своєї поштової програми, треба спочатку з'ясувати, чи клієнт отримувача моле їх відобразити. Варто узгоджувати системи кодування повідомлень, інакше навіть звичайні тексти будуть відображатися по-різному.
Не треба забувати заповнювати поле Тема.
Текст повідомлення має бути коротким, але він має складатися: з трьох частин: привітання, основного тексту, підпису.
Не рекомендують писати все повідомлення у верхньому регістрі (великими літерами), застосовувати в основному тексті довгі рядки: речення. Великі тексти відсилають у приєднаних файлах.
Потрібно перевіряти правопис тексту електронного листа.
Відповідаючи на повідомлення, варто застосовувати цитування всього чи частини отриманого повідомлення. Цитована частина зазвичай автоматично позначена символом «>» чи іншим. Автоматичне цитуваня повідомлень вмикають на закладці Відсилання повідомлень параметрів програми.
Не відсилайте повідомлення, які можуть викликати в отримувача; роздратування.
Небажану електронну пошту (зазвичай комерційного характеру) називають спамом.
Для відображення емоцій у листі використовують спеціальні стандартні символи — емотикони або їхні графічні відповідники — смайлики.
Приклади емотиконів і смайликів:
:-) — усмішка;
:-))) — сміх;
:-( — сум, незадоволення;
x
—
мовчанка;
:-o
—
нудьга, о,ні!
:-/
— іронія;
;-)
— лукава посмішка;
@>~
>~ — троянда;
8()
— здивування тощо,
Не варто відкривати листи або новини, якщо користувач не знає, хто і для чого їх надіслав, не варто відповідати на такі листи. Якщо таких повідомлень буде забагато, то треба звернутися до адміністратора мережі або засобами програми намагатися перекрити доступ небажаній інформації.
Лабораторна робота №5. Тема. Електронне листування за допомогою поштового клієнта
Мета. Удосконалити навики створення, відсилання й отримування повідомлень.
Теоретичні відомості
Вилучення повідомлень і стискування бази даних. Якщо з деякої папки вилучити лист, то він буде переміщений у папку Вилучені. У веб-пошті цю папку називають КОШИК. Вилучений лист можна повернути, виконавши команду з його контекстного меню Перемістити в папку... Щоб лист вилучити повністю з бази даних, необхідно вилучити його з папки Вилучені. У цьому випадку база даних не зменшує свого обсягу, а в ній утворюються порожні місця (дірки). Щоб уникнути нагромадження дірок, необхідно час від часу стискувати (інший термін запаковувати, ущільнювати) базу даних. Для цього застосовують команд Файл => Папка => Стиснути або Файл => Папка => Стиснути всі папки.
Використання адресної книги і списків розсилання. Електронні адреси зберігають в адресній книзі. Принципи роботи з адресною книгою такі самі, як і у веб-пошті, але є й відмінності. Щоб занести дані в адресну книгу, треба виконати команду Створити контакт і заповнити запропоновану форму. Якщо трапляються значні неполадки з операційною системою, то адресну книгу можна втратити, оскільки вона зберігається на комп'ютері користувача, а не на сервері.
Адресна книга — це файл з розширенням wab чи іншим, який варто час від часу копіювати на зовнішній носій. Адресу цього файлу легко з'ясувати командами Сервіс (Знаряддя) => Адресна книга =>Довідка.
Адресну книгу можна експортувати у файл іншого формату, що сумісний з іншим поштовим клієнтом, і, навпаки, адресну книгу і іншого поштового клієнта можна імпортувати в поточний.
Групу адресатів (списки розсилання) створюють командами Сеанс (Знаряддя) => Адресна книга => Файл => Створити групу (Ctrl+G). Відкриється вікно з властивостями, яке має дві закладки. На першій закладці Група треба ввести назву групи. Зазначимо, що група може складатись з даних про осіб двох категорій: 1) тих, чиї адреси вже є в адресній книзі; 2) нових осіб, про яких даних у адресній книзі немає.
У першому випадку треба виконати команду Вибрати і у вікні Виберіть учасників групи виокремити потрібні імена командою Вибрати. Коли всі потрібні контакти занесено у групу, то треба закрити вікно (OK).
У другому випадку у поле Ім'я вводять ім'я особи, а в полі Електронна пошта — її адресу і виконують команду Додати. ОК.
Створення підписів, власних шаблонів листів і бланків. Для усіх повідомлень, які готують у поштовій програмі, можна створити власний підпис. Він автоматично додаватиметься в кінці повідомлення. Приклади таких підписів: «З найкращими побажаннями, Володимир», «До зустрічі, Ірина» тощо.
Є поштові програми, наприклад, MS Outlook, що дають змогу створити стандартний набір листів, які можна швидко надсилати у разі потреби. Такі стандартні листи називають шаблонами. У шаблонах можна використати стандартні поля, наприклад, Ім'я, Дата, Адреса. У такі поля під час створення нового повідомлення на основі шаблона автоматично будуть вставлені дані конкретного одержувача, взяті, наприклад, з адресної книги.
У програмі MS Outlook Express шаблонів немає. Натомість користувачі можуть створювати листи на бланках, стандартних або розроблених самостійно. Для створення бланків призначений майстер бланків, який дає змогу створити стиль бланка, стиль шрифту і підібрати картинку для тла. Бланк можна створювати на стандартному тлі або на тлі зображення з деякого файлу. Найпростіший спосіб застосувати тло — це виконати команди Формат => Фон => Рисунок... або Колір... Можна до повідомлення додати звуковий файл, який його супроводжуватиме.
Довідкова система. Довідкова система поштового клієнта — це досконала інформаційна служба-довідник, де описано можливості програми і способи виконання дій користувачем.
Довідкова система складається з трьох компонент (рис. 5.1.):
змісту розділів, які структуровані за допомогою гіперпосилань;
алфавітного покажчика;
засобу відшукання відомостей за ключовими словами.
У довіднику є такі розділи:
ознайомлення з програмою;
початок роботи;
читання повідомлень;
створення і відсилання повідомлень;
перегляд і відсилання повідомлень у групи новин;
керування великою кількістю повідомлень (правила);
робота в автономному режимі;
корисні поради;
усунення неполадок;
спеціальні можливості;
адресна книга.
Рис. 5.1.. Довідкова служба поштового клієнта
Якщо електронною поштою користуються регулярно і часто, варто з розділу довідника «Корисні поради» роздрукувати відомості про призначення гарячих клавіш і використовувати їх у поточній роботі.
За допомогою програми е-пошти можна підписатися на отримання повідомлень з груп новин на теми «Нові автомобілі», «Готелі Туреччини чи Франції», «Футбольні новини».