Тема 16. Самоменеджмент

Основные вопросы

1. Необходимость, природа и преимущества самоменеджмента.

2. Инструменты самоменеджмента.

3. Делегирование и распределение полномочий.

4. Виды полномочий.

Менеджер в своей повседневной работе много сил и времени тратит на выполнение рутинных обязанностей: участие в совещаниях, инструктаж подчиненных, подготовка и чтение отчетов, ответы на телефонные звонки, просмотр электронной почты и текущей корреспонденции, контроль и оценка результатов работы подчиненных и т.д. Эти дела, многие из которых не были заранее запланированы, заполняют рабочий день, и управляющему приходится только реагировать на них, а не опережать события. В таких условиях высока вероятность возникновения ошибок: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не делегируются, происходит ориентация на процесс деятельности, а не на результат.

Ко всем текущим, рутинным обязанностям руководителя можно применить рациональные процедуры, отработанные и испытанные методы, позволяющие устранить причины непроизводительного расхода времени и помочь руководителю быстрее и меньшими затратами достичь целей компании.

Самоменеджмент – это применение рациональных процедур, эффективных методов работы в повседневной, текущей деятельности, чтобы оптимально использовать свое время. Основная цель самоменеджмента – максимально реализовать свои возможности, как на работе, так и в личной жизни, преодолевая неблагоприятные обстоятельства и сознательно управляя своей жизнью.

Самоменеджмент позволяет добиться следующих преимуществ:

• выполнения работы с меньшими затратами времени и усилий;

• лучшей организации труда и более высоких результатов;

• меньшей спешки и стресса;

• большей удовлетворенности от выполненной работы;

• большей мотивации труда руководителя и работников;

• меньшей загруженности работой;

• роста квалификации руководителя и персонала;

• достижения профессиональных и личных целей кратчайшим путем.

Начинать самоменеджмент необходимо с анализа практикуемого стиля работы, с инвентаризации своего времени. Она проводится за несколько рабочих дней (обычно за неделю) с целью определения причин возникающих дефицитов времени.

На первом этапе составляется инвентарная опись всех видов деятельности, в которых участвует руководитель. Здесь могут использоваться табл. 23 и 24:

1) анализ видов деятельности и расхода времени;

2) листок «дневных помех», перерывов в работе.³⁶

Второй этап – анализ инвентарной описи времени с позиций сильных и слабых сторон руководителя. Для этого необходимо проанализировать выполненную в течение недели работу по следующим критериям:

А – была ли работа необходима? – Да. – Нет. Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».

Б – были ли оправданы затраты времени? – Да. – Нет.

В – был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? – Да. – Нет.

Таблица 23

Анализ видов деятельности и расхода времени

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от – до)	Продолжительность, мин	А	Б	В

Таблица 24

Листок «дневных помех»

№	Помехи. Интервал времени (от – до)	Продолжительность, мин	Вид помехи (телефонный разговор или посетитель)	Кто?	Пометки, например, причины помех

Далее необходимо подсчитать:

1. общую продолжительность работы соответствующего дня (ОПД);

2. продолжительность работ, по которым руководитель дал ответ «нет» (ПА, ПБ, ПВ);

3. соотношения: а) ПА / ОПД х 100%; б) ПБ / ОПД х 100%; в) ПВ / ОПД х 100%.

Если окажется, что более чем на 10% деятельность руководителя была необязательной, то это значит, что у руководителя имеются проблемы с делегированием дел и с установлением приоритетов.

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то руководитель должен проанализировать причины этого перерасхода (может быть, слабая самодисциплина, нерациональные технические приемы и т.д.).

Если в более чем 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у руководителя проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.д.).

Третий этап – обработка данных таблицы «Листок дневных помех» с целью выявления их причин. Определите пять основных причин временных потерь, которые повторяются. Отметим наиболее существенные «поглотители» времени:

• нечеткая постановка цели;

• отсутствие приоритетов в делах;

• попытка слишком много сделать за один раз;

• плохое планирование трудового дня;

• личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

• недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);

• отрывающие от дел телефонные звонки;

• незапланированные посетители;

• неполная, запоздалая информация;

• неспособность сказать «нет»;

• отсутствие самодисциплины;

• затяжные заседания;

• спешка, нетерпение;

• отсутствие связи (коммуникации) или плохая обратная связь;

• болтовня на частные темы;

• неумение делегировать дела и т.д.

Функциями самоменеджмента, как и любого управленческого процесса, являются:

• планирование – постановка личных и профессиональных целей и разработка планов своей деятельности;

• организация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных целей;

• мотивация – побуждение себя к деятельности, направленной на достижение поставленных целей;

• контроль – самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости – корректировка целей.

В арсенале самоменеджмента существуют инструменты, позволяющие эффективно ставить личные цели и определять очередность важных дел руководителя.

Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил на том, что должно быть достигнуто, какие результаты. Процесс постановки целей представлен на рис. 82. У целей должна быть иерархия, высшая цель и подцели, промежуточные цели на пути к главной. Цели необходимо точно описать.