4. Правовий статус електронного документа.
Юридична сила електронного документа забезпечується використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки. ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або печатки (у випадку юридичної особи). ЦЕП додається до блоку даних і надає змогу одержувачу блоку перевірити джерело і цілісність даних.
Згідно з пунктом 3 ст. 8 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про: свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; інші випадки передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.
Юридична чинність і доказовість електронному документу надається за допомогою електронного підпису. Згідно з ст. 6 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Пункт 2 ст. 6 “Електронний підпис” містить таке положення: “...накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа”. Отже, законодавець визначив момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили – з моменту накладання електронного підпису.
З правової точки зору доречно відзначити декілька проблем, які потребують вирішення. Прийнятий Верховної Радою Закон України “Про електронні документи й електронний документообіг” пропонує закріпити світові тенденції щодо визначення юридичної сили електронного документа і електронного документообігу взагалі. Однак закон потребує доопрацювання у визначенні самого поняття “електронний документ”, оскільки існує необхідність його конкретизації. Враховуючи дискусії, що тривають навколо визначення паперової копії електронного документа і порядку його оформлення, актуальним залишається й уточнення цього питання. Також необхідно більш детально визначити умови зберігання електронних документів.
На відміну від документів на паперових носіях перехід до електронних документів забезпечує ряд переваг. Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.
Основні відмінності паперового та електронного документообігу
