10

Лекція 2. Поняття про електронний документ План

1. Основні реквізити електронного документа.

2. Функції та вимоги до електронного документа.

3. Правовий статус електронного документа.

1.Концепція електронного документа з’явилася в 80-х роках ХХ ст. з появою на ринку мікрокомп’ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI).

За декілька десятиріч концепція електронного документа пройшла шлях від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ – це електронна форма, яка обробляється за допомогою послідовного застосування тісно взаємозв'язаних технологій в рамках так званих систем електронного документообігу.

Поняття “електронний документообіг” і “електронний документ” порівняно нові, мають свою специфіку та особливості, серед яких варто звернути увагу на такі. Визначення поняття “електронний документ”. Поняття електронного документа в міжнародній практиці має дещо різні, хоча і схожі трактування. Так, відповідно до Правил Комісії ООН з прав міжнародної торгівлі (United Nations Commission on International Trade Law – UNCITRAL), електронний документ визначається як інформація, утворена, надіслана, отримана або збережена електронними, оптичними чи подібними засобами, включаючи електронний обмін даними, електронну пошту, телеграми чи телекопіювання

У Законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” Ст. 5. таким чином визначено електронний документ: Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Слід зазначити, що українське трактування електронного документа має певні особливості. Так, у вітчизняному законодавстві увага акцентується на тому, що електронний документ повинен містити обов'язкові реквізити. Згідно зі ст. 1 Закону України “Про електронні документи й електронний документообіг”, обов'язкові реквізити – обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Також однією з вагомих особливостей електронного документа є те, що він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Згідно зі ст. 5 Закону України “Про електронні документи й електронний документообіг”, візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною. Тобто даний вид документа може буди перетворений за необхідності і в паперову форму.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Рек­ві­зити – основні елементи документа, що мають свою послідовність. Реквізити – це сукупність обов’язкових відомостей у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Кожний документ складається з постійних рек­ві­зитів (тих, що друкуються під час виготовлення блан­ка) і змінних (тих, що фіксуються на бланку в процесі заповнення).

Службові документи повинні мати реквізити і сталий порядок їх розміщення. Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управлінській документації:

01 – зображення Державного герба України;

02 – емблема підприємства, установи, організації;

03 – зображення нагород;

04 – код підприємства, установи, організації;

05 – код форми документа;

06 – найменування організації вищого рівня;

07 – найменування підприємства, установи, організації - автора документа;

08 – найменування структурного підрозділу;

09 – довідкові відомості про установу;

10 – назва виду документа;

11 – дата документа;

12 – індекс документа;

13 – посилання на дату та індекс документа, на який дають відповідь;

14 – місце складення або видання документа;

15 – гриф обмеження доступу до документів;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст документа;

22 – відмітка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця і номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження документа в установу;

32 – запис про державну реєстрацію.

Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа

№	Назва	Характеристика
1.	Сигніфікаційні (знакові)	Реквізити, що фіксують ознаки приналежності: зображення державного герба, емблеми чи торгової марки, зображення  нагород, код підприємства, установи чи організації за ЄДРПОУ, код форми документа за  УКУД
2.	Комунікативні	Реквізити, що забезпечують включення документа до системи комунікацій: найменування автора, його поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку(6–9)
3.	Семантичні	Реквізити, що полегшують роботу з інформацією: назва виду документа, дата
		документа, реєстраційний номер, посилання
		на реєстраційний номер документа, на який дають відповідь, місце складання або видання (10–14)
4.	Синтакційні	Реквізити, що відображають технологію створення тексту  й роботу над його структурою: заголовок до тексту, текст документа, резолюція, відмітка про наявність додатків, адресат, гриф погодження та затвердження документа, гриф, обмеження доступу до документа (15–22)
5.	Прагмаційні	Реквізити, що забезпечують захист документу від підробки й надають йому юридичну силу: підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис (23–28)
6.	Руху	Реквізити, що фіксують пересування документа в інформаційній системі: відмітка про надходження документа до організації, відмітка про контроль, виконання документа і направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис про державну реєстрацію (29–32)