5.1. Снятие поручения с контроля.
Войдите в систему под именем контроллера, просмотрите папку Контроль и щелкните мышью на документе с входящим письмом (рис. 10).
Рис. 10. Проверка контролером исполнения поручения
Открыв документ, снимите поручение № 1 с контроля. Для этого он выделите в списке поручение № 1, после чего щелкните мышью по кнопке Снять поручение с контроля (для тех же целей используется пункт меню Поручение Снять с контроля) и составляет комментарий к выполненному поручению (рис. 11).
Рис. 11. Комментарий при снятии поручения с контроля
На вкладке Ход исполнения появляется сообщение о снятии поручения с контроля (сообщение содержит также текст комментария, набранного контролером), значок состояния поручения изменяется на исполнено в срок , а в поле Выполнено указывается дата и время снятия поручения с контроля
5.2. Отмена выполнения поручения № 2
Сразу после снятия с контроля поручения № 1 вступает в силу поручение № 2 (поскольку оно является поручением, следующим за поручением № 1). В результате ответственному исполнителю данного поручения (например — руководителю технического отдела) — направляется сообщение.
Для отмены поручения выделите в списке поручение № 2, после чего щелкните мышью по кнопке Отменить выполнение поручения (для тех же целей используется пункт меню Поручение Отменить выполнение) и напишите комментарий к отмененному поручению (рис.12).
Рис. 12. Комментарий к отмененному поручению
Кроме того, руководителю технического отдела отошлите сообщение об отмене выполнения поручения.
Последним этапом обработки документа является его снятие с контроля.
5.3. Снятие документа с контроля
Снимите с контроля весь документ. Для этого он щелкните мышью по кнопке Снять с контроля весь документ (для тех же целей используется пункт меню Редактирование Снять с контроля), напишите комментарий в появившемся окне Снять с контроля весь документ (Рис. 13).
Рис. 13. Окно комментария при снятии с контроля всего документа
При снятии документа с контроля все незавершенные поручения принимают состояние исполнено в срок и сам документ тоже переходит в состояние исполнен в срок
Документ, снятый с контроля, остается в системе.
Вопросы к зачету по лабораторной работе № 4
Схема документооборота в организации на примере потока входящих документов.
Как изменяется внешний вид рабочего окна пользователя при назначении его исполнителем или контролером?
Расскажите о технологии создания отчета о выполнении поручения.
Какие операции включает в себя контроль исполнения документов?
Расскажите о функциях контролера.
Какие типы поручений и согласований существуют?
Что означает снятие поручения с контроля? Расскажите о технологии снятия поручения с контроля.
Расскажите о процедуре создания отчета по поручениям.
Расскажите о технологии снятия документа с контроля.