Лабораторная работа №3 Задание маршрута прохождения документа

Цель работы: Овладение навыками создания маршрутов документов на основании созданных поручений.

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.

Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется “стихийно”. Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

Маршрут представляет собой совокупность операций, производимых сотрудниками предприятия над документами в определенной последовательности. Маршрут документа состоит из элементов двух типов: узлов (операций) и переходов между ними (последовательность выполнения операций). Узлы маршрутов в системе ЕВФРАТ-Документооборот бывают двух типов: поручения и согласования.

Создавать новые поручения для документа, находящегося на контроле исполнения, могут только контролер и регистратор документа. Правами контролеров обычно наделяются руководители отделов и подразделений организаций. Создавать подпоручения могут ответственные исполнители соответствующих поручений.

Каждое из поручений в контрольной карточке имеет номер (поле №). Если поручение является следующим за каким-либо другим поручением, то в поле (после №) отображается номер поручения, по исполнении которого начнет выполняться данное поручение (так, например, поручение № 2 будет выполняться только по окончании исполнения поручения № 1).

Разноцветные значки указывают текущее состояние поручения. Также для поручения отображается список исполнителей, текст поручения, контрольная дата исполнения поручения и фактическая дата исполнения поручения.

Ознакомиться с полным текстом поручения можно, щелкнув мышью по расположенной справа вкладке Текст поручения.

На вкладке Ход исполнения в правой, нижней части окна пользователь в любой момент может просмотреть ход исполнения данного поручения.

Как только документ будет снят с редактирования, исполнителям и контролеру будут автоматически отправлены уведомления о поручениях по документу.

Уведомления появятся у них в папках Поручения и Контроль соответственно.

Полный текст уведомления можно прочитать в нижней части окна.

Все сообщения в папке, относящиеся к одному документу или поручению, такие, как уведомления и напоминания о сроках исполнения, отображаются в строках непосредственно под документом. Дерево сообщений данного документа можно свернуть.

Для сообщений в папках Поручения и Контроль отображаются Название и Исполнитель.

Для сообщений в папках Входящие сообщения, Исходящие сообщения и Отправленные сообщения отображаются такие реквизиты: тема сообщения, дата отправления и получения сообщения, от и кому, направлено сообщение.

Для документов и поручений задается также признак документа («скрепка»), название документа, регистрационный номер документа, текущее состояние документа или поручения, список исполнителей поручения, контрольная и фактическая дата исполнения документа (поручения), дата начала исполнения документа (поручения), контролер, поток, к которому относится документ.

В поле Контролер отображается фамилия сотрудника, зарегистрировавшего документ в системе, и фамилия контролера по документу (в скобках).

Просматривая папку Контроль, контролер следит за ходом исполнения поручений по документам. При получении уведомления или напоминания о приближении срока исполнения какого-либо поручения контролер может просмотреть документ или поручение, дважды щелкнув мышью по его названию.

Аналогично исполнитель, просматривая папку Поручения, читает уведомления и напоминания по назначенным ему поручениям, просматривает поручения и документы и т. п.

Задание на лабораторную работу.

Рекомендации к оформлению работы: Преподавателю предоставляется файл отчета оформленного в текстовом процессоре Word. После выполнения пунктов лабораторной работы скопируйте активное окно программы в файл отчета с описанием выполняемых операций