10. Добавление отчетной формы в хранилище

Если вы хотите, чтобы созданная вами отчетная форма была доступна для других пользователей системы ЕВФРАТ-Документооборот, сохраните ее в хранилище серверных форм на сервере системы. Также это может оказаться полезным в случае непредвиденных неполадок на вашем компьютере.

Для того чтобы добавить отчетную форму на сервер системы ЕВФРАТ- Документооборот, переключитесь в окно Добавление в хранилище, щелкнув мышью на соответствующем ярлыке на панели ярлыков. Справа в рабочем окне отображается схема хранилища отчетных форм

В хранилище можно создавать структуру папок, содержащих непосредственно документы (отчетные формы). Имена папок и документов не должны превышать 30 символов.

Папки Отчеты (CTLtd) и Отчеты_По_Док (CTLtd) устанавливаются в исходную базу данных при инсталляции программы и содержат стандартные отчетные формы и журналы. Добавление новых документов в эти системные папки и удаление существующих запрещено.

Задание на лабораторную работу.

Рекомендации к оформлению работы: Преподавателю предоставляется файл отчета оформленного в текстовом процессоре Word. После выполнения пунктов лабораторной работы скопируйте активное окно программы в файл отчета с описанием выполняемых операций

1. Создайте отчетов с помощью Мастера журналов и отчетов¹. Для этого:

1.1. Войдите в программу Евфрат-Документооборот под именем пользователя, выполнявшего роль исполнителя или контролера. Убедитесь в том, что он обладает правом создавать отчеты.

1.2. Загрузите Мастер журналов и отчетов (пункт меню Журналы и отчеты Мастер журналов и отчетов). Создайте Общий журнал по потокам документов. С помощью кнопки Экспорт в файл , экспортируйте отчет в текстовый файл, и поместите его в свою папку.

1.3. Создайте Общий отчет по потокам документов. Экспортируйте отчет в файл в формате HTML, и поместите его в свою папку.

2. Создайте отчет по найденным документам. Для этого поиск документов по выбранным Вами критериям (можно воспользоваться результатами поиска, производимых в лабораторной работе № 5). Нажмите на стрелку выпадающего меню кнопки Мастер журналов и отчетов в панели инструментов главного окна ЕВФРАТ - Документооборота. В выпадающем меню выберите пункт Отчет по найденным документам. То же самое можно выполнить через пункт меню Журналы и отчеты Отчет по найденным документам. Создайте общий отчет. Экспортируйте отчет в формате HTML, и поместите его в свою папку. Результаты занесите в файл отчета.

3. Создайте отчетную форм с помощью программы Менеджер журналов и отчетов. Для этого:

Создайте в папке с именем вашей группы папку Отчеты.

Запустите программу Менеджер журналов и отчетов. Выберите в главном меню Windows пункт Пуск  Программы  ЕВФРАТ – Документооборот  Администрирование  Менеджер журналов и отчетов.

1. Отредактируйте уже существующую отчетную форму. Менеджер журналов и отчетов позволяет редактировать уже существующие отчетные формы.

Существует следующий порядок редактирования отчетных форм:

• Забрать отчетную форму с сервера на локальный компьютер, так как процесс редактирования осуществляется только там. Процесс аналогичен процессу редактирования любого документа. В зависимости от настроек во время процесса редактирования отчетная форма может быть недоступна другим пользователям вообще, а может быть доступна только для просмотра (но не редактирования!).

• Осуществить сам процесс редактирования отчетной формы, используя Генератор отчетов.

• Вернуть отчетную форму в хранилище отчетных форм (по желанию копия файла отчетной формы на вашем компьютере может быть, как удалена, так и сохранена).

Для того чтобы забрать необходимую вам отчетную форму на редактирование:

1. Переключитесь в окно Правка программы Менеджер журналов и отчетов. Для этого щелкните мышью по ярлыку на панели ярлыков. В рабочем окне отображается серверное хранилище отчетных форм.

2. Выберите отчетную форму для редактирования и нажмите на кнопку Взять отчетную форму на редактирование на панели инструментов либо дважды щелкните мышью по нужной форме. В качестве редактируемой формы возьмите Журнал входящих документов. В появившемся диалоговом окне необходимо установить настройки редактирования (рис. 13):

• Количество дней, которые вы собираетесь потратить на редактирование отчета. Установите 1 день на редактирование.

• Установив соответствующий флажок, закройте отчет на просмотр другими пользователями.

Рис. 13. Диалоговое окно настройки редактирования.

• Укажите папку на вашем компьютере, где будет находиться редактируемая отчетная форма.

Как только место хранения отчетной формы на вашем компьютере будет указано, она автоматически откроется в Генераторе отчетов. Внесите следующие изменения в структуру отчетной формы, пользуясь стандартными средствами конструктора:

• Измените шрифт полей журнала, воспользовавшись кнопкой Шрифт в левой части окна.

• Удалите и добавьте несколько колонок в таблице. Редактирование таблицы производится с помощью диалогового окна Вставка таблиц (рис.14), активизируемого нажатием кнопки Добавить таблицу панели инструментов окна Генератора отчетов.

Рис. 14 Диалоговое окно Вставка таблиц.

Примечание: В данной лабораторной работе возврат отчетной формы на сервер не выполняется.

2. Создайте новую отчетную форму.

В окне программы Менеджер журналов и отчетов, перейдите в папку подготовка данных. Выполните двойной щелчок на значке папки Отчетная форма. Укажите папку для создания отчетной формы. В диалоговом окне Схема БД установите необходимые флажки.

В окне Генератора отчетов отбуксируйте таблицы EUFRAT_TABLE, QUERY DATE, AControler базы данных в окно ТСВП.

Создайте поля будущей таблицы. Для упрощения создания полей таблицы, воспользуйтесь кнопкой Добавить таблицу панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне Вставка таблицы настройте формат печати шапки таблицы, а при необходимости изображения сетки установите соответствующий переключатель.

В секции Заголовок Отчета добавьте текстовое поле Пробный отчет для этого выделите секцию (выделение секции производится левым щелчком мыши на зеленой линии нижнего края секции на полях окна «Дизайн») и нажмите на кнопку Добавить текст панели инструментов. В диалоговом окне Текстовый объект установите отступы равные нулю, ширину поля примите равной 20 см., высоту – 1 см. Отредактируйте текст с помощью кнопки Шрифт в левой части окна. Расположите текст с выравниванием по центру. Измените цвет секции с помощью диалога Параметры секции отчета, вызываемым с помощью щечка правой клавиши мыши.

В секции Заголовок отчета создайте подсекцию. Введите в нее текстовое поле «С». Из базы данных Query Date отбуксируйте поле Date From. Введите новое текстовое поле «По» и отбуксируйте в него поле Date To. Измените шрифт.

Выполните изменение параметров объектов отчета.

Добавьте в таблицу графические объекты. Технология работы с графическими объектами описана выше.

Просмотрите полученный отчет и добавите отчет в хранилище.

Вопросы к зачету по лабораторной работе № 6

1. Расскажите о возможностях Мастера журналов и отчетов.

2. В чем различие Мастера журналов и отчетов и Менеджера журналов и отчетов?

3. Какие отчетные формы предусмотрены в системе Евфрат – Документооборот?

4. В чем заключается порядок редактирования отчетных форм?

5. Каким образом производится взятие отчетной формы на редактирование?

6. Для чего предназначена программа Генератор отчетов?

7. Расскажите о технологии конструирования отчетных форм в Генераторе отчетов.

8. С помощью каких инструментов производится прорисовка элементов таблицы?

9. Как произвести изменение параметров объекта отчета?

1 Для наглядности работы Мастера журналов и отчетов, зарегистрируйте в систему несколько документов с разными сроками регистрации и исполнения.

17