2. Создание отчетов с помощью программы Менеджер журналов и отчетов.

Программа Менеджер журналов и отчетов предназначена для создания отчетных форм на основании данных системы ЕВФРАТ-Документооборот, а также для редактирования уже существующих отчетных форм в соответствии с вашими потребностями. Данная программа позволяет:

• создавать новые отчетные формы или системные журналы;

• добавлять отчетные формы в серверное хранилище;

• редактировать существующие отчетные формы;

• просматривать отчетные формы;

• удалять отчетные формы из серверного хранилища.

Стандартные и пользовательские отчетные формы

В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрено два типа отчетных форм:

• стандартные — эти формы устанавливаются в исходную базу данных при инсталляции программы и содержат стандартные отчетные формы и системные журналы.

• пользовательские — это те формы, которые создаете вы как пользователь системы в процессе работы.

В стандартной папке Отчеты (CTLtd) находятся отчетные формы для вывода в отчете данных на основании всей базы существующих документов (из главного окна ЕВФРАТ-Документооборот). В стандартной папке Отчеты_По_Док (CTLtd) находятся формы для создания отчетов по некоторому множеству уже отобранных документов (из окна найденных документов).

Стандартные формы журналов и отчетов запрещено удалять. Пользователю, обладающему правом создания отчетов в системе ЕВФРАТ-Документооборот, дается право только на редактирование и просмотр стандартных отчетных форм.

В папке Отчеты (CTLtd) лежат следующие формы отчетов и журналов:

• Журнал_Внутренних — журнал внутренних документов является аналогом общего журнала с той только разницей, что содержит данные по документам, относящимся к потоку внутренних документов.

• Журнал_Входящих — журнал входящих документов похож на общий журнал, но содержит данные по документам, относящимся к входящему потоку документов.

• Журнал_Исходящих — журнал исходящих документов похож на общий журнал, но содержит данные по документам, относящимся к исходящему потоку документов. Для каждого исходящего документа дополнительно указывается информация об адресате (в графе «кому») и о регистрационном номере входящего документа, ответом на который является данный исходящий документ (в графе «на входящий №»).

• Журнал_Общий — общий журнал содержит список документов, зарегистрированных в указанный период времени. Для каждого документа указываются его регистрационный номер, дата регистрации, количество листов, вид, краткое содержание и срок исполнения.

• Отчет_ВыполнДок — отчет о выполнении документов содержит список документов, зарегистрированных в указанный период времени и находящихся в любом состоянии, кроме состояний «Не начат» (не находится на контроле) и «Исполнен». Для каждого документа отображается его регистрационный номер, дата регистрации, количество листов, вид документа, краткое содержание, срок исполнения, фактическая дата исполнения, текущее состояние. Также в этом отчете отображаются следующие данные: количество документов, находящихся в работе; количество просроченных документов; количество исполненных в срок документов; количество документов, исполненных позднее установленного срока; количество документов с отмененным контролем; общее количество обработанных документов.

• Отчет_ВыполнДок_Прогноз — отчет содержит следующие данные о документах, которые надо выполнить в указанный промежуток времени: регистрационный номер, дата регистрации, количество листов, вид документа, краткое содержание, срок исполнения.

• Отчет_ВыполнПоруч — отчет о выполнении поручений содержит список поручений и общую статистику по поручениям, созданным в указанный период времени. Для каждого поручения отображается номер и вид соответствующего документа, дата регистрации документа, список исполнителей поручения, текст поручения, срок исполнения поручения, фактическая дата исполнения поручения, текущее состояние поручения.

• Отчет_ВыполнПоруч_Прогноз — отчет содержит следующие данные о поручениях, которые надо выполнить в указанный промежуток времени: регистрационный номер, дата регистрации, вид документа, список исполнителей поручения, содержание поручения, срок исполнения поручения.

• Отчет_Общий — общий отчет содержит статистические данные о документах, зарегистрированных в указанный промежуток времени. Данные сортируются по типам потоков документов и видам документа. Для каждого пункта отображается количество документов, находящихся в текущий момент на контроле, количество документов, выполненных в срок и выполненных с нарушением срока, и общее количество зарегистрированных документов.

В папке Отчеты_По_Док (CTLtd) находятся следующие отчеты и журналы:

• Журнал_Общий — общий журнал.

• Отчет_ВыполнДок — отчет о выполнении документов.

• Отчет_Общий — общий отчет.

Устройство отчетной формы

Отчетная форма позволяет представить необходимые вам данные в формате, пригодном для печати. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, вы можете отобразить сведения желаемым образом.

Источником данных для создаваемого отчета служит базовая таблица, генерируемая программой Менеджер журналов и отчетов. Эта таблица получается в процессе создания отчетной формы на основании общей базы системы ЕВФРАТ- Документооборот, в дальнейшем называемой исходной базой данных. Данная форма определяет, какие разделы будут содержаться в создаваемом документе.

Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления, создаваемые с помощью программы Генератор отчетов. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчетов.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот все отчетные формы и системные журналы хранятся в соответствующих папках на сервере системы. На первом уровне серверного хранилища находится папка Хранилище отчетных форм, содержащая структуру папок (второй уровень), в которых находятся непосредственно сами отчетные формы (третий уровень). Необходимо учитывать, что, когда вы создаете новую отчетную форму или редактируете уже существующую, все операции и процедуры по редактированию осуществляются на вашем компьютере. Для редактирования необходимо забрать форму с сервера и сохранить ее в соответствующем каталоге на вашем компьютере. После окончания процесса создания или редактирования вы можете отправить форму на сервер (тогда она будет доступна для всех пользователей системы ЕВФРАТ-Документооборот) или сохранить локально на вашей рабочей станции (в этом случае форму можно будет использовать только для ваших целей).