Лабораторная работа № 3 Структурирование, консолидация данных, построение сводных таблиц и диаграмм
Цель лабораторной работы
Лабораторная работа служит для получения практических навыков по изучению следующих тем:
манипулирование данными, расположенными на разных листах рабочей книги;
списки и операции со списками (фильтрация, сортировка);
использование диалоговых окон для изменения информации в списках;
структура таблицы (создание и удаление);
формирование таблиц с общими и частными итогами;
консолидация данных, расположенных на разных листах рабочей книги методом использования команды Данные/Консолидация;
построение сводных таблиц и сводных диаграмм.
Основные сведения о списках, структуре рабочего листа, консолидации и сводных таблицах
Список – это упорядоченный набор данных, база данных на рабочем листе.
Столбцы списка называются полями, строки – записями.
Ведение списка можно осуществлять в диалоговом окне (форме).
Над списками можно выполнять такие операции, как фильтрация и сортировка.
В процессе сортировки списка переупорядочиваются строки в соответствии с содержимым одного, двух или трех столбцов.
Фильтрация – это быстрый способ выделения подмножества данных списка для последующей работы с ним. В результате фильтрации списка на экран выводятся только те строки, которые содержат определенные значения, либо те, которые удовлетворяют некоторому набору условий поиска (критерию).
Структура таблицы позволяет скрыть или отобразить уровни детализации простым нажатием кнопки мыши. Структура наиболее полезна для создания итоговых отчетов, в которых не нужно приводить все детали. Структура может иметь до восьми уровней вложения.
Простейший способ получения итоговой информации – использования механизма подведения общих и промежуточных итогов. Перед подведением итогов таблицу следует упорядочить в соответствии со значением того поля, по которому будут подводиться итоги. При подведении итогов можно использовать различные математические и статистические функции. При использовании команды подведения итогов создается структура, позволяющая управлять уровнем детализации выводимых данных.
Консолидация – это объединение данных из двух или более рабочих листов и вывод их в выбранный для хранения консолидируемых данных диапазон ячеек. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета среднего арифметического, подсчетов максимальных и минимальных значений и т.п. Основным фактором, влияющим на успешность консолидации, является способ размещения информации в рабочих листах. Если эти способы во всех рабочих листах одни и те же, в этом случае задача консолидации становится достаточно простой.
Консолидация данных нескольких листов
Чтобы подвести итоги и составить отчет по результатам нескольких листов, можно консолидировать данные из отдельных листов в основном листе. Листы могут находиться в той же книге, что и основной лист, или в других книгах. При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или по требованию.
Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам. Этот основной лист может содержать общие и средние объемы продаж, текущие количества товаров на складах и сведения о продуктах, пользующихся наибольшим спросом, по всей организации.
Чтобы консолидировать данные, воспользуйтесь кнопкой Консолидация в группе Работа с данными на вкладке Данные.
Предполагаемое действие:
Если требуется |
Действие |
Упорядочить данные во всех листах, задав им одинаковый порядок и расположение |
Консолидация по расположению |
Организовать данные на разных листах по разным принципам, но с использованием одинаковых названий строк и столбцов, чтобы их можно было сравнить в основном листе |
Консолидация по категории |
Применять формулы со ссылками на ячейки или объемными ссылками (Трехмерная ссылка. Ссылка на диапазон, включающий более одного листа книги.) на другие листы из-за отсутствия постоянных позиций или категорий, на которые можно было бы опираться |
Консолидация по формуле |
Консолидация по расположению
Организуйте консолидируемые данные на каждом отдельном листе.
Необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в формате списка (Список. Набор строк, содержащий взаимосвязанные данные, или набор строк, которому назначаются функции листа с помощью команды Создать список.): первая строка каждого столбца содержит название, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.
Разместите каждый диапазон на отдельном листе. Не помещайте диапазоны на лист, на котором должна выполняться консолидация.
Убедитесь, что макеты всех диапазонов совпадают.
Присвойте каждому диапазону имя: выделите диапазон ячеек и на вкладке Формулы в группе Определенные имена нажмите кнопку Имя диапазона и введите имя диапазона в поле Имя.
Щелкните на основном листе левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные. Убедитесь, что справа и снизу этой ячейки достаточно свободных ячеек для данных консолидации. Команда Консолидация заполнит столько ячеек, сколько потребуется.
На вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите команду Консолидация.
Выберите в раскрывающемся списке Функция итоговую функцию (Итоговая функция. Тип вычисления при объединении данных в отчете сводной таблицы, в таблице консолидации или при вычислении итогов в списках или базах данных. Примерами итоговых функций могут служить функции СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ.), которую требуется использовать для консолидации данных.
Если лист находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, а затем — кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Обзор.
Путь к файлу будет введен в поле Ссылка, он будет завершаться восклицательным знаком.
Введите имя, назначенное диапазону, и нажмите кнопку Добавить. Повторите этот шаг для всех диапазонов.
Выберите способ обновления консолидации. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными.
Этот флажок можно устанавливать только в случае, если лист с исходными данными находится в другой книге. После того как этот флажок установлен, изменить набор входящих в консолидацию ячеек и диапазонов невозможно.
Чтобы получить возможность обновления консолидации вручную путем изменения включаемых в нее ячеек и диапазонов, снимите флажок Создавать связи с исходными данными.
Оставьте пустыми все поля в группе Использовать в качестве имен. Названия исходных строк и столбцов не копируются в консолидированные данные. Если требуется скопировать названия в консолидированные данные, сделайте это вручную.
Консолидация по категории
Организуйте консолидируемые данные на каждом отдельном листе.
Необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в формате списка (Список. Набор строк, содержащий взаимосвязанные данные, или набор строк, которому назначаются функции листа с помощью команды Создать список.): первая строка каждого столбца содержит название, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.
Разместите каждый диапазон на отдельном листе. Не помещайте диапазоны на лист, на котором должна выполняться консолидация.
Убедитесь, что подписи столбцов или строк, которые требуется объединить, совпадают с учетом регистра букв. Например, заголовки «Ср. за год» и «Средний за год» различаются и не будут объединены в таблице консолидации.
Присвойте каждому диапазону имя: выделите диапазон ячеек и на вкладке Формулы в группе Определенные имена щелкните стрелку, расположенную рядом с полем Присвоить имя и введите имя диапазона в поле Имя.
Щелкните левый верхний угол области основного листа, в которой требуется разместить консолидированные данные.
Убедитесь, что справа и снизу этой ячейки достаточно свободных ячеек для данных консолидации. Команда Консолидация заполнит столько ячеек, сколько потребуется.
На вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите команду Консолидация.
Выберите в раскрывающемся списке Функция итоговую функцию (Итоговая функция. Тип вычисления при объединении данных в отчете сводной таблицы, в таблице консолидации или при вычислении итогов в списках или базах данных. Примерами итоговых функций могут служить функции СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ.), которую требуется использовать для консолидации данных.
Если лист находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, а затем — кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Обзор.
Путь к файлу будет введен в поле Ссылка, он будет завершаться восклицательным знаком.
Введите имя, назначенное диапазону, и нажмите кнопку Добавить. Повторите этот шаг для всех диапазонов.
Выберите способ обновления консолидации. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными.
Этот флажок можно устанавливать только в случае, если лист с исходными данными находится в другой книге. После того как этот флажок установлен, изменить набор входящих в консолидацию ячеек и диапазонов невозможно.
Чтобы получить возможность обновления консолидации вручную путем изменения включаемых в нее ячеек и диапазонов, снимите флажок Создавать связи с исходными данными.
Установите флажки в группе Использовать в качестве имен, указывающие, где в исходных диапазонах находятся названия: либо подписи верхней строки, либо Значения левого столбца, либо оба флажка одновременно.
Все названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, приведут к появлению дополнительных строк или столбцов в консолидированных данных.
Все категории, которые не нужно консолидировать, должны иметь уникальные подписи, которые встречаются только в одном диапазоне исходных данных.
Сводная таблица – это динамический итог данных, содержащихся в базе данных. Сводная таблица позволяет создавать настраиваемую таблицу для организации полей на листе в новых сочетаниях. Создается сводная таблица только при помощи специального средства Мастер сводных таблиц и диаграмм, позволяющего также создавать сводные диаграммы, наглядно представляющие информацию сводных таблиц.