Тема 2 Информационное обеспечение предпринимательской деятельности

1. Роль и значение информации для предпринимательской деятельности. Классификация управленческой информации.

2. Информационно-управляющая и маркетинговая информационная система предприятия (мис).

Вопрос 1 Роль и значение информации для предпринимательской деятельности. Классификация управленческой информации

С точки зрения технологии управление по своей природе – информационный процесс, поэтому в современных организациях важным условием успеха их деятельности стало информационное обеспечение, под которым понимается создание системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Процесс управления организацией можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. Поэтому вполне очевидно, что сегодня к известным видам ресурсов любой организации – материальным, трудовым, финансовым – прибавился новый, ранее не учитываемый – информационный.

Понятие «информация» произошло от латинского слова « informatio» , что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления.

Для определения термина «информация» необходимо определиться с понятием «знание».

Философы определяют знание как проверенный практический опыт познания окружающего мира, отражение действительности в мышлении человека. Знание – это то, что принадлежит человеку.

Информация – это знания для других, отчужденные от их первоначального живого носителя (генератора) и ставшие сообщениями (в той или иной степени переработанными). К ним относятся знания, сконцентрированные в статьях, книгах, патентных описаниях, устных сообщениях (непосредственно по телефону, радио, телевидению), в управленческих документах (отчетах, планах, предписаниях и т.п.), проектной документации, моделях, алгоритмах, программах и так далее. Книги, проекты, патенты, программы можно понимать так же, как знания, ставшие сообщениями. Базовые программно-технические средства обладают широкой универсальностью. Поэтому их можно воспроизводить и широко использовать для различных целей, но при обязательной настройке на особенности управления организацией.

На основе синтеза многих подходов можно дать следующее определение термина «информация», учитывающее в том числе его современное правовое звучание: информация – это отчужденное знание, записанное на определенном языке в виде знаков на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации.

В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды .

Обмен информацией является важнейшей составной частью практически всех видов управленческой деятельности. Насколько эффективны процессы сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методы обработки информации, настолько действенна и вся система управления организацией в целом.

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

1. Необходимое и достаточное количество и качество информации. Причем для успешного принятия управленческого решения главным является не объем информации, а ее качество, определяемое уровнем профессионализма, опыта, интуицией кадров.

2. Достоверность и точность информации. Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и недопустимой информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.

3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического интереса.

4. Полнота информации. В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.

5. Полезность информации. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует так называемый информационный шум – та информация, которая не имеет прямого отношения к процессам управления. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат. Однако здесь не может быть безусловных рецептов. Руководители с высоким уровнем творческих способностей могут из неорганизованной "шумящей" информации извлечь куда больше полезных сведений, чем начинающие, неопытные менеджеры из обработанной и всесторонней. Необходимо помнить, что при неосторожном обращении с информацией вместе с информационным шумом может быть устранена, выброшена информация о новых возникающих рынках сбыта, колебаниях конъюнктуры, оригинальных научно-технических или экономико-организационных нововведениях. Поэтому подготовка информации для принятия и реализации управленческих решений должна предусматривать как эвристические, так и формализованные процедуры. Компрессия (сжатие) информации должна осуществляться на основании четких, обоснованных принципов, позволяющих проводить многоцелевую обработку, особенно стратегически важной информации. Большое значение имеет опыт организации специальных групп экспертов, которые подвергают анализу большие массивы информации с целью выявления ее полезных компонентов и получения важных для фирм выводов.

6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т. п. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другим направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации – способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.

Качество информации, используемой в процессе принятия управленческих решений, может быть повышено за счет следующих мер:

• упорядочение системы делопроизводства по всем функциям управления в соответствии с современными моделями организации и комплексирования документов делопроизводства (наличие в любом документе необходимой и достаточной для принятия решений информации, четкая ее адресность, определение источников и потребителей информации; организация рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах; минимизация маршрутов прохождения документов от источника до потребителя; унификация форм документов);

• повышение удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных работников при использовании средств вычислительной техники;

• совершенствование системы контроля за исполнением планово-управленческой документации;

• организация автоматизированных рабочих мест и повышение обеспеченности техническими средствами для решения трудоемких расчетных и информационных задач .

Классификация управленческой информации

Большое разнообразие информации, используемой в практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

• развитие системного и комплексного подхода к управлению;

• совершенствование технологии управленческой деятельности;

• совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;

• поиски путей повышения эффективности управления.

Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации:

1. по различным аспектам управления (характеру возникающих задач);

2. по характеру восприятия человеком;

3. по форме представления;

4. по источникам возникновения;

5. по времени использования;

6. по отношению к хозяйственному субъекту;

7. по возможности использования.

Рассмотрим данную классификацию более подробно.

1) В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информация делится на организационно-экономическую, собственно управленческую, технико-технологическую,, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентным и иметь всю полноту информации. В противном случае эффективность управления может резко снижаться либо приобретать негативный характер.

2) По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуальную (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализатора дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представление информации, так как оно в значительно большей степени активизирует внимание, память, интеллект.

Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузки организма информацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

3) По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей системы, хотя в сложных случаях диагностики состояния может использоваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

4) Используемая в управлении информация по источникам возникновения может быть разделена на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация может отражать влияние на систему (предприятие организацию) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может – экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъюнктура, климат.

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей и управляемой систем, например состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.

5) По времени использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация остается без изменений или же подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени. Это различные справочные сведения, нормативы, стандарты.

Переменная информация отражает результаты выполнения производственно- хозяйственных операций, соответствует их динамизму, а также она связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничений. Пример переменной информации – объем выручки, число клиентов.

6) По отношению к системе (хозяйствующему субъекту, предприятию) информация делится на входную и выходную.

Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему.

Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

7) По возможности использования различают информацию полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую.

Шум – это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправленными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи, отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной.

Зачастую как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычными ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон - во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у организации имеются большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опасности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.