Лекция: Использование шаблонов и мастеров
Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Например, Мастер записок, поможет создать грамотно оформленную служебную записку. Многие пользователи Word не используют возможности, предоставленными мастерами и шаблонами документов, поскольку ничего не знают о них.
Шаблон – это файл, который содержит части документа и средства, характерные для документов данного типа. Шаблон может содержать текст, рисунок, диаграммы, форматирование, стили, элементы Автотекста, панели инструментов и т.д. В шаблоне можно запомнить те параметры Word, которые часто используются. При создании нового документа на основе некоторого шаблона все содержание и средства шаблона переносятся в этот документ, а сам шаблон остается на диске без изменений.
Мастера – это шаблоны, автоматизирующие процесс создания документов. Мастера предоставляют последовательность диалоговых окон, помогающих правильно оформить документ определенного типа.
Надстройка – это дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности Word. После установки она становится как бы частью Word, например, добавляя новые команды меню или новые панели инструментов. Надстройки можно приобрести у поставщиков программного обеспечения.
Основные сведения о шаблонах.
Все документы Word основаны на шаблонах. По умолчанию новый документ создается на основе шаблона «Обычный» (NORMAL.DOT). Шаблон (NORMAL.DOT) является глобальным, т.е. стили, макросы, элементы Автотекста и другие элементы, сохраненные в шаблоне NORMAL.DOT, доступны из любого документа в любое время.
Замечание. Если Word не может найти шаблон NORMAL.DOT или файл шаблона поврежден, то автоматически создается новый экземпляр шаблона NORMAL.DOT с установками по умолчанию. Используйте это средство при случайном удалении или повреждении шаблона NORMAL.DOT.
В шаблоне может храниться следующая информация:
обычный текст, колонтитулы, сноски, рисунки
параметры страницы
стили
элементы Автотекста
макросы
пользовательские меню и команды
панели инструментов и кнопки
комбинации клавиш
Word обычно сохраняет шаблоны как файлы с расширением .DOT в папке ШАБЛОНЫ, которая находится в папке, где был установлен Microsoft Office. Шаблоны хранятся в определенном месте, чтобы они были легко доступны независимо от того, в какой папке работает пользователь.
Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки типичных документов. Особенно полезны шаблоны при подготовке таких документов, как:
счета, заказы и вообще любые стандартные формы на бланках
планы и отчеты
объявления, брошюры
деловые письма и факсы.
Применение шаблонов для подготовки отчетов гарантирует, что все отчеты будут иметь единый формат и вид. Включение в Автотекст таких элементов, как название фирмы и фамилии руководителей, позволит избежать досадных опечаток в деловых письмах. Форматирование может быть предопределено в шаблоне, а от пользователя требуется только заполнять поля, причем дата, время и другие данные могут быть вставлены автоматически.