Лекция : Вставка часто встречающегося материала

Word предоставляет специальное средство АВТОТЕКСТ, использование которого может значительно повысить эффективность работы. АВТОТЕКСТ позволяет хранить и быстро вставлять в документ часто используемый текст или графику, причем с учетом форматирования. Например, если приходится часто набирать длинное название фирмы, то его можно запомнить как элемент АВТОТЕКСТА и быстро вставлять в документ по мере необходимости.

Применение АВТОТЕКСТА гарантирует, что повторно используемый материал будет вставлен без ошибок и всегда одинаково.

Word содержит несколько десятков предопределенных элементов АВТОТЕКСТА, которые используются наиболее часто. Чтобы просмотреть готовые элементы Автотекста, необходимо выбрать команду Вставка, Автотекст и прокрутить список имеющихся элементов.

Для создания элемента Автотекста необходимо:

1. Выделить в документе текст, графику или таблицу

2. Выбрать команду Вставка, Автотекст

3. В появившемся диалоговом окне выбрать команду Создать. Появится диалоговое окно Создание элемента автотекста. Обратите внимание, что выделенный фрагмент воспроизведен в поле Имя элемента автотекста.

4. Ввести сокращенное имя в поле Имя элемента автотекста. Постарайтесь придумать короткое легко запоминающееся сокращение. Имя элемента Автотекста может содержать пробелы и специальные символы. Если ввести имя, которое уже использовалось для другого элемента, то Word выдаст соответствующее сообщение.

5. Нажать кнопку ОК.

Каждый элемент Автотекста принадлежит некоторому шаблону. Это может быть шаблон документа или обычный шаблон NORMAL.DOT (в последнем случае элемент Автотекста будет доступен во всех документах).

Изложенный метод не позволяет указать, где должен быть сохранен элемент Автотекста. Фактически, элемент Автотекста сохраняется в том шаблоне, к которому Word обращался последний раз.

Сохранение элемента Автотекста в шаблоне NORMAL.DOT позволяет использовать этот элемент в любом документе. Элемент Автотекста, который сохранен в другом шаблоне, будет доступен толко в документах, основанных на этом шаблоне.

Чтобы установить место сохранения элементов Автотекста по умолчанию, необходимо:

1. Выбрать команду Вставка, Автотекст

2. Выбрать команду Автотекст. Появится диалоговое окно Автозамена с раскрытой вкладкой Автотекст.

3. В раскрывающемся списке Шаблоны выбрать шаблон, в котором нужно сохранять элемент Автотекста.

4. Нажать кнопку ОК.

Выбранный шаблон будет оставаться шаблоном для сохранения элементов Автотекста по умолчанию до тех пор, пока при создании или вставке элемента Автотекста не будет выбран другой шаблон.

Чтобы создать элемент Автотекста и явно указать место его хранения, необходимо:

1. Выделить в документе текст, графику или таблицу, которую нужно добавить к элементам Автотекста.

2. Выбрать команду Вставка, Автотекст. Затем в появившемся меню выбрать команду Автотекст. Появится диалоговое окно Автозамена с раскрытой вкладкой Автотекст.

3. Ввести в поле Имя элемента имя элемента Автотекста.

4. В раскрывающемся списке Шаблоны выбрать шаблон, в который нужно сохранить элемент Автотекста.

5. Нажать кнопку Добавить. Элемент Автотекста будет сохранен в выбранном шаблоне, а диалоговое окно будет закрыто.

При завершении сеанса работы, в котором были добавлены какие-либо элементы Автотекста в шаблон NORMAL.DOT, может быть выдан запрос на подтверждение сохранения элементов Автотекста в общем шаблоне NORMAL.DOT. Это зависит от установленных параметров сохранения документов. Если элементы Автотекста были добавлены в другой шаблон, то запрос будет выдан обязательно.

Вставка элемента Автотекста

После того как элемент Автотекста создан, его можно легко вставить в любое место документа. Чтобы вставить элемент Автотекста в документ необходимо:

1. Поместить точку вставки в то место, где должен быть вставлен элемент Автотекста.

2. Ввести имя элемента Автотекста.

3. Нажать клавишу F3

При нажатии клавиши F3 Word заменяет введенное имя элемента Автотекста его значением. Имя элемента Автотекста должно быть введено в начале строки или отделено от предшествующего текста хотя бы одним пробелом, в противном случае оно не будет опознано как элемент Автотекста и замена не произойдет.

Чтобы вставить элемент Автотекста с помощью команд меню, необходимо: