4. Проектування форм носіїв первинної інформації.

В умовах функціонування інформаційних систем первинні документи залишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами господарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання «безпаперової» інформаційної технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації.

За формою побудови первинні документи є:

• анкетні;

• лінійні;

• табличні (табельні);

• комбіновані.

Анкетна форма побудови передбачає розміщення реквізитів, котрі підлягають машинній обробці, у вертикальній послідовності. Для назв реквізитів, виготовлених друкарським способом, відводиться ліва частина кожного рядка, а в правій – вручну записуються відповіді на запитання. цю форму можна застосовувати у Раї заповнення первинних документів різними особами. За анкетними способом побудовані особові картки працівників, деякі зони форм статичної звітності.

Приклад побудови анкетної форми наведено на рис. 4.

Назва реквізитів	Значення реквізитів
Місце роботи (цех, відділ)
Табельний номер
Прізвище, ім’я по батькові працівника

Лінійна форма побудови передбачає поділ бланка на зони для запису окремих груп реквізитів, котрі мають логічну або арифметичну залежність, заповнюються одночасно одним виконавцем, належать до однієї визначеної обліково-обчислювальної роботи або мають іншу форму зв’язку. У цій формі для кожного реквізиту виділяються дві графи: одна для назви а друга – для запису даних. Форми, побудовані за лінійним принципом, широко застосовуються в обліковій роботі. До них можна зарахувати всі однорядкові документи, наприклад, індивідуальні наряди, прихідні та розхідні документи з обліку матеріальних цінностей тощо.

Приклад побудови анкетної форми наведено на рис. 5.

Цех		Ділянка		Виконавець
Назва	Код	Назва	Код	Прізвище, ініціали	Табельний номер

Табельна або таблична форма побудови виділення для кожної зони або групи реквізитів кількох рядків. Цей принцип побудови є похідним від лінійної форми. До позитивних якостей цієї форми належать компактність розміщення реквізитів і можливість розміщення значно більшого обсягу інформації, аніж в інших формах. Це забезпечує скорочення загальної кількості первинних документів на підприємстві.

Приклад побудови анкетної форми наведено на рис. 6.

рис. 6

Назва, сорт, розмір матеріалу	Номенклатурний номер	Одиниця вимірювання	Кількість		Ціна	Сума
			Відправлено	Прийнято

У чистому вигляді анкетна, лінійна і табельна форми зустрічаються рідко. На практиці найбільшого розповсюдження отримали документи, які поєднують різні форми, наприклад, лінійну і табличну, лінійну і анкету тощо. Тому найефективнішою є комбінована форма, в якій частина реквізитів будується за лінійною, а інша – за табельною чи анкетною формами (наприклад, картка виробітку робітника, тощо). Комбінована форма дає можливість найповніше використати переваги різних принципів побудови форм.

Як приклад документа, спроектованого за комбінованою формою побудови, наведемо форму накладної на здачу готової продукції рис.7

Накладна №___

Дата	Вид операції	Склад-одержувач	Цех-відправник

Через кого одержаний матеріал (прізвище, ім’я по батькові).

Назва, сорт, розмір матеріалу	Номенк-латурний Номер	Одиниця вимірю-вання	Кількість		Ціна	сума
			Відправлено	Прийнято

Здав ___________________ Прийняв _____________________

Крім вищенаведеної, первинні документи класифікують ще і за іншими ознаками:

• за характером відтворюваних господарських операцій – матеріальні, грошові, товарні тощо;

• за призначенням – розпорядчі, організаційні, технічні тощо;

• за способом охоплення господарських операцій – одноразові, одиничні, накопичу вальні, зведені тощо;

• за характером заповнення – однорядкові та багаторядкові, однобічні й двобічні;

• за кількістю виписуваних примірників – однопримірникові, двопримір-никові тощо;

• за типізацією – типові та індивідуальні;

• за місцем формування – зовнішні та внутрішні.

Документи, які відтворюють процеси функціонування структурних підрозділів об’єктів управління, різні за своїм призначенням і поділяються на кошторисні, конструкторсько-технологічні, планові, облікові, нормативні, оперативні тощо. Таке групування дає змогу визначити джерела виникнення кожного виду документації, напрямки їх руху, організаційні основи розробки, засоби і методи обробки.

Незважаючи на велику кількість різноманітних уніфікованих форм первинних документів, для конкретних інформаційних систем обробки даних розробляються унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.

Первинний документ містить визначений склад реквізитів – ознак, довідкових і групувальних, та реквізитів - основ, вхідних і результатних. На бланку документа реквізити розміщуються відповідно до правил, обумовлених уніфікованою системою документації і вимогам стандартизації документів.

Стандартом встановлюються формати та розміри полів документів і правила розміщення реквізитів з урахуванням формуляра – зразка.

Формуляр – зразок – це модель побудови документа.

1	2
	2
4
5
6

Кожен документ поділяється на шість зон. Перші чотири зони становлять заголовну частину документа. У першій зоні вказується назва документа, структурного підрозділу або назва організації та її адреса; у другій зоні – індекс форми документа і граф її затвердження; у третій зоні – назва і значення реквізитів – ознак, постійних для документа; у четвертій зоні – назва документа та його номер; п’ята зона – змістовна – містить назви рядків, стовпців і значення реквізитів. Шоста зона – юридична – містить підписи відповідальних осіб, печатку.

Форми первинних документів повинні бути максимально пристосовані для машинної обробки інформації і зручні для сприйняття людиною. Насамперед, треба враховувати логічну послідовність розміщення реквізитів, зручність їх заповнення, читання та обробки. Реквізити на документі доцільно розміщати в такій послідовності: довідково-групувальні ознаки, постійні для документа, змінні довідково-групувальні ознаки і реквізити – основи.

Важливою вимогою є також мінімізація реквізитів документа за рахунок виключення з нього нормативних, розціночних, довідкових, а також похідних даних, що суттєво спрощує форми документів, значно полегшує їх заповнення і подальшу обробку, підвищує достовірність інформації, знижує затрати часу на підготовку масивів і їх контроль. У первинні документи часто вносять спеціальні стовпці та рядки для запису контрольних чисел, призначені для контролю заповнення документів, переносу даних на машинні носії і введення до ЕОМ.

Реквізити, які переносяться на машинні носії, повинні бути за можливістю сконцентровані в одній частині документа й обведені потовщеною лінією.

Проектування первинних документів доцільно виконувати в такій послідовності:

• визначити зміст первинного документа, тобто склад реквізитів, котрі включені в документ;

• розмістити реквізити в певній послідовності та взаємозв’язку;

• розробити ескіз форми первинного документа (ескіз розробляється у натуральну величину);

• уніфікувати форми первинних документів;

• узгодити форму первинного документа із змістом машинного носія інформації;

• уточнити форму первинного документа;

• виготовити зразок документа для замовлення в друкарню.

Якщо первинний документ формується за допомогою технічних засобів, обов’язково враховуються їхні особливості. Розмір бланка визначається обсягом інформації, яка фіксується в цьому документі. Ширина кожного стовпця залежить від максимальної кількості розрядів числа, котре записується у цьому стовпці. Для запису текстової інформації потрібно використовувати абревіатури.