11.5.2. Подготовка к проведению инвентаризации

В подготовительный период к проведению инвентаризации медицинского имущества в каждой воинской части (соединения) проводятся работы, основной целью которых является облегчение ее проведения.

В частности, заканчивается и документально оформляется прием медицинского имущества, поступившего перед инвентаризацией. В воинских частях из аптек выдается медицинское имущество в подразделения с расчетом их обеспечения на период инвентаризации, а на медицинских складах завершается годовое снабжение и досылка имущества по плану снабжения текущего года. При необходимости в аптеку воинской части (соединения) из подразделений сдаются ненужные и неиспользуемые предметы медицинского имущества.

Медицинское имущество систематизируется по учетным признакам и располагается в порядке, обеспечивающем быстрое и точное снятие остатков. Подготовительные работы проводятся также с учетными документами. Так, заканчивается обработка всех первичных учетных документов, и производятся соответствующие записи о движении медицинского имущества в книгах и карточках учета. Подводятся итоги по движению медицинского имущества за период от последней плановой инвентаризации. Для этого в книгах (карточках) учета отводится первая свободная строка с реквизитами «Прибыло», «Убыло» и «Состоит». Итоги определяются суммированием показателей по всем предыдущим строкам реквизитов «Прибыло» и «Убыло». Кроме того, в этой же свободной строке книг и карточек учета записывается дата подведения итогов, а при проведении плановой инвентаризации делается запись «Итого за отчетный год» или другая запись, в зависимости от цели и времени проведения инвентаризации. Итоги подчеркиваются чертой (годовые - двумя чертами) и заверяются подписью лиц, ведущих учет медицинского имущества. Правильность подведения итогов обязательно проверяется лицами, ответственными за ведение учета медицинского имущества и заверяется ими своей подписью. В целях сокращения записей в воинских частях разрешается результаты правильности подведения итогов заверять подписью проверяющего на первой странице книг учета по формам 26 и 27. При этом записывается, например: «Итоги за период с 1.01.200_ г. по 1.01.20__ г. подведены правильно. Начальник медицинской службы войсковой части 01234 майор медицинской службы Скворцов 30 декабря 20__ г.».

Обязательной является также сверка данных учета имущества учетно-операционного отдела (отделения) медицинского склада с данными учета отделов (отделений) хранения, а в воинских частях - учетных данных аптеки по инвентарному медицинскому имуществу с данными учета подразделений воинской части. Эта сверка проводится с лицами, ответственными за ведение учета медицинского имущества в подразделениях (материально ответственными лицами подразделений, начальниками подразделений). При обнаружении расхождений в учете принимаются меры по уточнению учетных данных. Отметки о сверке записываются в книгах и карточках учета очередной строкой.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица представляют председателю комиссии подписки о проведении всех учетных операций по приходу и расходу, а также об отсутствии в аптеке (подразделении, хранилище) не оприходованных или не списанных предметов медицинского имущества.

Председатель комиссии перед началом работы разрабатывает план проведения инвентаризации с указанием в нем всех объектов, где будет производиться инвентаризация (материальные, хранилища, мастерские, подразделения и т.п.), вопросов, подлежащих проверке, времени начала и окончания работы по каждому объекту, срока представления акта инвентаризации на утверждение командиру воинской части (соединения) (начальнику учреждения). В плане можно предусмотреть выделение необходимого личного состава, привлекаемого к проведению инвентаризации. Командир воинской части (соединения) (начальник учреждения) или назначенное им должностное лицо проводит, инструктаж членов комиссии о целях, задачах и особенностях предстоящей инвентаризации медицинского имущества. Члены комиссии изучают руководящие документы по вопросам организации обеспечения медицинским имуществом, знакомятся с заключениями вышестоящего органа управления по представленным воинской частью (бригадой) отчетам, с актами и материалами предыдущей инвентаризации (проверки, документальной ревизии). План проведения инвентаризации разрабатывается и подписывается председателем внутренней проверочной комиссии, согласовывается с начальником медицинской службы воинской части (соединения) (начальником аптеки медицинского учреждения, заместителем начальника медицинского склада).

Далее комиссией подготавливаются акты снятия остатков (форма 11) по каждому объекту инвентаризации с внесением в них точных выверенных остатков имущества, числящихся по учету. Учитывая, что актом по форме 11 оформляются также другие учетные операции, в нем необходимо оставить только те графы, которые используются при оформлении снятия остатков медицинского имущества. С целью сокращения времени на оформление актов снятия остатков разрешается использовать бланки отчет-заявок наличия и потребности медицинской техники и имущества по форме 14/мед с изменением наименований граф в соответствии с графами акта снятия остатков по форме 11.

Одновременно подготавливаются, брошюруются, нумеруются и скрепляются печатью рабочие тетради (книги) в двух экземплярах для записей результатов инвентаризации по каждому проверяемому объекту. С началом инвентаризации эти тетради (книги) вручаются один экземпляр - материально ответственным лицам, другой - членам внутренней проверочной комиссии.