2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланки бывают трех видов:

- бланк для писем;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

- распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

- организационные (акты, протоколы, справки и т.п.).

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланк для положения, бланк для протоколов и т.д.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4(210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Формат А5 рекомендуется в целях экономии бумаги и используются при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются учетные порядковые номера.

Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме по следующим реквизитам:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления, индекс и дата сопроводительного документа, организация – поставщик бланков;

- количество поступивших экземпляров, серия и номер гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа, инициалы и фамилия должностного лица – получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметка об уничтожении.

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

- вид виданных бланков;

- получатель бланков;

- должность, Ф.И.О. получившего бланки;

- количество экземпляров;

- дата получения;

- расписка в получении;

- номера и серии испорченных бланков;

- отметка об уничтожении.

Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются по акту с отметкой в журнале.

ПО «ГАРАНТ»

ПРИКАЗ

01.10.2005 № 35

г. Минск

О совершенствовании показателей

работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Организовать разработку и к 11.10.2005 предоставить директору на утверждение новые формы планов и отчетов о хозрасчетной деятельности цехов завода.

2.Главному бухгалтеру В.И.Носенко разработать указания об учете работы цехов, предусматривая получения от машиносчетной станции ежедневных и ежемесячных факсограмм по реализации продукции и по прибыли.

3.Контроль за исполнением возложить на заместителя директора В.И.Павлова.

Директор ________________ Н.К.Комаров

С приказом _______________ В.И.Павлов

ознакомлен: _______________ В.И.Носенко

Фирма «Омега»

УКАЗАНИЕ

01.10.2004 № 48

Минск

О графике отпусков

на 2005 год

Для составления графика отпусков на 2005 год

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений предоставить списки сотрудников с указанием предполагаемого очередного отпуска в 2005 году.

2. Главного специалиста фирмы Осипова И.И. составить сводный график отпусков работников фирмы на 2005 год и представить его на утверждение в дирекцию фирмы.

Срок представления отпусков 20.12.2004.

Зам. директора ________________ И.И. Антонов

МП «СТАРТ»

ПРОТОКОЛ

________2003 № ____

г. Минск

Заседание ЭК

Председатель – Петров А.Д.

Секретарь – Петрова М.В.

Присутствовали: Сухова В.П.

Приглашенные: начальник ОМТС Белый Ю.Д.

Ведущий экономист Смирнов А.П.

Повестка дня:

О рассмотрении номенклатуры дел (НД) на 2001 год

СЛУШАЛИ:

Петрова А.Д. – предложила рассмотрение проекта НД на 2001 год

ВЫСТУПИЛИ:

Шах А.К. – дала замечание по разделу «Бухгалтерия» НД

ПОСТАНОВИЛИ:

Доработать раздел «Бухгалтерия» НД в соответствии с замечаниями Шах А.К. к 15.04.2001

Председатель ___________________ И.О.Фамилия

Секретарь ___________________ И.О.Фамилия

МП «СТАРТ»

АКТ

_________2003 № ____

г. Минск

О переоценке основных фондов

Основание: приказ генерального директора «О переоценке основных фондов»

20.03.2003 № 12

Составлен комиссией:

Председатель – зам. генерального директора Петров А.Д.

Члены комиссии: начальник ОМТС Кашин Ю.Д.

рук. Информационного отдела Корень И.В.

ведущий экономист Смирнов А.П.

зам. главного бухгалтера Шах А.К.

Комиссия провела переоценку основных фондов и установила следующее:

1.Первоначальная стоимость основных фондов до переоценки составила _______________________________________ тыс. рублей

2.Остаточная стоимость основных фондов до переоценки составила _______________________________________тыс. рублей.

3.Первоначальная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________________________________тыс. рублей.

4.Остаточная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________________________________ тыс. рублей.

В результате переоценки выявлены:

Излишки на сумму __________________________________тыс. рублей

Председатель _____________________ А.Д.Петров

Члены комиссии: _____________________ Ю.Д.Кашин

_____________________ И.В.Корень

_____________________ А.П.Смирнов

_____________________ А.К.Шах

Отдел автоматизированных технологий

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

28.02.2004 № 3

Минск Директору АО «Новые технологии»

Козлову Г.А.

Резолюция

О нарушении режима доступа в

служебное помещение отдела

Начальник отдела _________________ А.Б.Петренко

МП «СТАРТ»

Ул. Янки Купалы, 3

220075, г. Минск,

тел. 210 17 14, 230 34 01

р/с 3023456767400

в АКБ «МТБ», код 117

_______________ № _______

На № ____________ от _________

О проведении выставки

Директору Минского станкостроительного завода

Иванову И.И.

ул. Октябрьская, 5

200500, г. Минск

Разрешите пригласить Вас на международную специализированную выставку «Лес. Деревообработка», которая состоится 23.03.2001 в Республиканском выставочном центре по ул. Я.Коласа, 27.

В рамках выставки будет проведена конференция Белорусский институт леса (г. Гомель) и Белорусский технологический университет им. Кирова (г. Минск).

Предлагаем Вашему вниманию более подробную информацию по указанному мероприятию. Имеются приложения.

Приложение: 1. Условия участия в выставке на 2 л. в 1 экз.

2. График проведения выставки на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор С.Н.Васильев

Титов 235 46 35