Подведение предварительных итогов

Под предварительными итогами инвентаризации понимается список обнаруженных недостач и излишков товара.

Для подведения итогов  в программе КИС распечатывается отчет «Предварительные итоги инвентаризации» (Пункт меню «Отчеты»è «Предварительные итоги инвентаризации»).

Данный отчет распечатывается в 3-х экземплярах и подписывается всеми ответственными сотрудниками. Далее персонал магазина приступает к поиску товаров по излишкам и недостачам и подтверждает их. Для этого распечатывается «Отчет по инвентаризации», который показывает товарные остатки в реальном времени, т.е. если после инвентаризации были продажи товаров, излишки или недостачи по которым необходимо подтвердить, то в отчете данные будут отражаться с учетом этих продаж. После поисков и подтверждения недостач и излишков проверяющий в поле «Проверил» ставит свою подпись, количество товара и номер склада.

После того как излишек или недостача подтверждена, бухгалтер проставляет «решение» по каждому товару. После проверки всех позиций бухгалтер составляет акты по инвентаризации на излишки и недостачи, которые затем в электронном виде отправляются в офис.

Подведение и оформление окончательных  итогов

Алгоритм подведения окончательных итогов

• Устранение расхождений: оприходование излишков, оплата недостачи виновными лицами.

• Оформление итогов инвентаризации в виде отчета с приложением к нему соответствующих документов:

- приказ директора о создании инвентаризационной комиссии; - расписки администраторов; - инвентаризационные описи; - протокол проведения инвентаризации; - распечатки предварительных итогов; - таблицы выведенных позиций; - акт выявленных недостач, излишков, пересортицы товара; - документы устранения расхождений. Перечисленные документы хранятся в магазине в течение всего межинвентаризационного периода.

Распоряжением директора в магазине назначается ответственный за проведение выборочных проверок. Его обязанности:

• составление планов проведения выборочных инвентаризаций. При составлении плана выборочных проверок особое внимание необходимо обратить на те торговые марки и товарные группы, по которым ранее были выявлены наибольшие недостачи. До наступления полной инвентаризации выборочные проверки должны быть проведены по несколько раз.

• ведение «Журнала проведения выборочных проверок» (в бумажном  и электронном виде);

• назначение исполнителей;

• обеспечение полноты и качества сверки.

Накануне или в день проведения выборочной проверки назначаются сотрудники, производящие сканирование ШК с этикеток сначала в торговом зале, затем на складе. При сканировании обход помещений осуществляется по определенному маршруту для исключения пропусков.

С помощью DENSO

• В программе КИС создается накладная ВИ (Выборочной инвентаризации) с указанием остатка по складу и ветки каталога или торговой марки (ответственный - заведующий складом, у кладовщиков тоже есть права).

• Полученный в накладной остаток загружают в DENSO.

• Назначается бригада из сотрудников торгового зала и склада, которая сканирует штрих-коды с этикеток сначала в торговом зале, затем на складе. Если фактически товар после сканирования закончился, а в памяти сканера осталась часть товара – это недостача. Если товара нет в памяти сканера, а фактический товар остался – это излишек. Он складывается отдельно до окончания проверки всего товара.

• После завершения сканирования данные из DENSO выгружаются обратно в накладную:

- в колонке спецификации «Ожидаемое кол-во» - остатки, загруженные в накладную;

- в колонке  «Количество» - фактический остаток товара;

- в колонке «Невыясненная  разница» - расхождение учетных данных с фактическим наличием товара.

• Далее «исполняем» накладную. Документ переходит в состояние «исполнена», автоматически создаются накладные «разница выборочной инвентаризации» (РВ), а  в карточке товара расхождения фиксируются на 44 и 45 складах соответственно. Излишек заводится также на тот склад, по которому создана накладная ВИ, т.е. излишек можно продавать.

Выборочная проверка с помощью бумажной распечатки отчета «Сравнение остатков по складам» в КИС:

• назначается бригада из сотрудников торгового зала и склада, которая по бумажной распечатке проверяет ШК с этикеток сначала в ТЗ, затем на складе. Найденный товар вычеркивается из распечатки.

- Если фактический товар закончился, а в распечатке товар не вычеркнут – обнаружена недостача. - Если весь товар из распечатки вычеркнут, а фактический товар остался – обнаружен излишек (складывается отдельно до окончания проверки всего товара).

Подведение итогов выборочной проверки

Результаты выборочной проверки отражаются в журнале проведения выборочных проверок и учитываются при проведении инвентаризации.

Алгоритм подведения итогов

• устраняется пересортица товара одной цены;

• проводится дополнительная проверка по каждой позиции обнаруженных отклонений (с использованием «карточки учета товара»). Все несоответствия записываются в «Журнал проведения выборочных проверок».

 !!! Разрешается продажа излишков товара, при этом проданные излишки будут учитываться при подведении итогов плановой инвентаризации.

• выявленная недостача товара относится на виновных лиц, если возможно их установление. В этом случае виновные лица оплачивают товар по кассе. В случае если виновных установить невозможно, сумма недостачи относится на материально ответственных лиц (МОЛ) учетного склада хранения товара (работников торгового зала, склада) согласно договору о коллективной материальной ответственности. Средства на погашение такой недостачи товара удерживаются директором магазина из заработной платы МОЛ.

• Товар со склада «Недостача выборочных проверок» списывается бухгалтером по товародвижению. Если недостача товара не подтверждается,  то он возвращается на исходный учетный склад со склада «Недостача выборочных проверок» с обязательным примечанием в МСН: «неподтвержденная недостача». Если излишек товара не подтверждается, данный артикул товара обнуляется в МСН перевода товара c нулевого склада на склад «Излишки выборочных проверок». Вся информация об устранении расхождений заносится в «Журнал проведения выборочных проверок» в соответствующие графы.

В случае, если по результатам выборочных проверок обнаруживается существенная недостача товара, (например, большая сумма недостачи товара одной ТМ, большая накопленная сумма недостачи за сезон, недостача большого количества однотипного товара, недостача товара разных размеров одного артикула и т.д.) руководство магазина обязано в течение трех дней известить об этом письмом по LN  начальника отдела контроля и ревизий РД для организации работ по выявлению причин возникновения недостач. При несвоевременном извещении о таких случаях вся материальная ответственность по недостаче возлагается на руководство магазина, ходатайства о её списании будут отклоняться.