Новые информационные технологии. Часть 2. Программное обеспечение персонального компьютера / gl4

Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений. Для этого вызывают команду Параметры из меню Сервис, открывают вкладку «Списки» и добавляют элементы нового списка.

Для задания числовых последовательностей необходимо ввести в ячейки данные, затем выполнить их выделение в блок для того, чтобы выявить закономерность изменения данных, и после этого выполнить автозаполнение смежных ячеек с выделенным блоком.

4.1.9.Построение диаграмм

ВExcel имеется возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они создаются, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе. Диаграмма может быть размещена на текущем листе или на отдельном листе диаграммы.

Связанные данные значений строк или столбцов на диаграмме представляются в виде рядов данных. На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных.

Диаграммы могут быть двух- и трехмерными. На двухмерной диаграмме располагаются координатные оси: горизонтальная, называемая осью категорий, и вертикальная – ось значений. В случае трехмерной диаграммы к двум осям добавляется еще одна ось, которую называют осью рядов.

На координатной плоскости или пространстве, образованных этими осями, изображается ряд данных, представляемый в виде какихлибо графических объектов. Это могут быть столбики, закрашенные области, точки, сектора, которые называются маркерами.

Кроме отображения рядов данных, диаграммы могут иметь дополнительные элементы, такие, как заголовки диаграмм, заголовки, разметки и названия осей, легенды и др. Под легендой подразумевается подпись, определяющая закраску или цвет точек данных или категорий диаграммы.

Excel предоставляет широкий выбор различных типов диаграмм. Например, график, гистограмма, линейчатая, точечная, лепестковая диаграммы, круговая или кольцевая. Мастер построения диаграмм показывает их вид перед построением.

Для создания диаграммы необходимо выделить ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также содержащие их ячейки. Затем удобно воспользоваться мастером диаграмм. Следуя инструкциям мастера диа-

150

грамм, пользователь получает графические иллюстрации тенденций изменения данных в таблицах.

Для создания диаграмм можно использовать данные из смежных ячеек. Для этого необходимо выделить первую группу ячеек, содержащих необходимые данные. Затем, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые дополнительные группы ячеек. И, следуя инструкциям мастера диаграмм, произвести построение (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Пример построения диаграммы в виде объемных столбиков (справа видно первое окно мастера диаграмм)

Кроме визуализации данных таблицы в виде диаграмм, MS Excel, как и MS Word, имеет встроенный графический редактор векторной графики, который можно использовать для создания дополнительных графических изображений.

4.1.10.Автоматизация работы с табличными данными

Втаблицах, содержащих числовые данные, как правило, выполняются различные вычисления. Основное преимущество табличного процессора состоит в богатом наборе средств автоматизации вычислений и данных. Используются как уже известные по работе с Word технологии, так и специальные, характерные только для Excel.

151

Автозамена используется для автоматического исправления часто встречающихся ошибок: необходимо предварительно создать список соответствующих слов командой Автозамена в меню Сервис.

Автоформат используется для быстрого форматирования ячеек с помощью стилей и встроенных форматов. С целью придания выразительности таблице или нескольким таблицам обычно выполняют изменение цвета границы и заполнения. Автоформат представляет собой встроенный набор форматов, таких, как размер шрифта, выравнивание, начертание и др.

Стиль представляет собой комбинацию форматов, которые можно одновременно применять к выделенным ячейкам. В Excel к числам применяется денежный стиль, процентный и с разделителем групп разрядов. Можно создавать собственные стили для шрифтов, их размера, числовых форматов, рамок и затенения ячеек, а также защиты ячеек от изменений.

Автопересчет означает следующее: каждый раз, когда в ячейки, адреса которых используются в формулах, вносятся изменения, Excel автоматически пересчитывает значения во всех ячейках таблицы. Если таблица достаточно велика, то такой пересчет может заметно увеличить время редактирования таблицы. Поэтому можно отключить процедуру автоматического пересчета командой Сервис – Параметры – на вкладке «Вычисления» установить переключатель «Вручную». После этого пересчет значений будет производиться только при нажатии клавиши F9.

Автосуммирование: в Excel для самой распространенной операции суммирования предусмотрен ряд способов автоматизации ее без явного использования специальной формулы.

Первый способ состоит в использовании кнопки Автосуммирование Σ панели «Стандартная». Предполагаемый диапазон выделяется пунктирным контуром.

Второй способ – использование строки состояния. При выделении любого фрагмента таблицы автоматически подсчитывается сумма всех чисел, находящихся в ячейках фрагмента. Результат суммирования отражается в строке состояния уже в процессе выделения ячеек. Но надо отметить, что во время подсчета суммы используются значения из всех выделенных ячеек, игнорируются только ячейки, содержащие текст. Остальные данные (дата, время, формулы) автоматически преобразуются в числовой формат. Например, дата 1/1/1 (1 января 2001) в числовом формате рассматривается как число 36892. И если ячейка с таким типом данных попадет в выделенный фрагмент, то ее содержимое будет включено в общую сумму как число.

152

На рис. 4.1 и 4.2 дан простой пример применения автосуммирования. Здесь в ячейки A1, B1, C1 и D1 введены числа 1, 2, 3 и 4 соответственно. А вот в ячейку E1 была введена формула вычисления суммы чисел в этих ячейках: СУММ(A1:D1). Эта формула получается применением автосуммирования, при котором диапазон в виде аргумента подставляется автоматически. Очевидно, что то же действие можно было бы записать явно = A1+B1+C1+D1, что, однако, носит более частный вид, длинно и непригодно при переносе блока ячеек.

4.1.11. Макросы( )

Для автоматизации повторяющихся действий по обработке данных в Excel широко используются макросы. Макрос — это серия команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо решить данную задачу.

Перед тем как записать или написать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять. Если при записи макроса была допущена ошибка, ее исправление будет также записано. Каждый раз при записи макроса он сохраняется в новом модуле, присоединенном к книге.

Редактор Visual Basic позволяет изменять макросы, а также копировать их либо из одного модуля в другой, либо между различными книгами. Кроме того, можно переименовывать модули, в которых хранятся макросы, или переименовывать сами макросы.

Для записи макроса необходимо выполнить следующее.

•В меню Сервис выбрать подменю Макрос, затем команду За-

пись.

•Ввести имя для макроса в соответствующее поле. Первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не допускаются пробелы, а в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания «_». Чтобы выполнить макрос с клавиатуры с помощью сочетания клавиш, необходимо ввести соответствующую букву в поле «Сочетание клавиш». Для строчных букв используется сочетание CTRL+ буква, а для заглавных — CTRL+SHIFT+ буква, где буква — любая клавиша на клавиатуре. Буква, используемая в сочетании клавиш, не может быть цифрой или специальным символом. Заданное сочетание клавиш будет заменять любое установленное по умолчанию в Excel, пока книга, содержащая данный макрос, открыта.

•В поле «Сохранить» в книге выбрать книгу, в которой должен быть сохранен макрос. Чтобы макрос был доступен независимо от того, используется ли в данный момент Excel, его следует сохра-

153

нить в личной книге в папке XLStart. Чтобы создать краткое описание макроса, нужно ввести необходимый текст в поле «Описание». Далее нажать кнопку OK. По умолчанию при записи макроса используются абсолютные ссылки. Макрос, записанный с абсолютными ссылками, при выполнении всегда обрабатывает те же ячейки, которые обрабатывались при его записи. Для того, чтобы с помощью макроса обрабатывать произвольные ячейки, следует записать его с относительными ссылками. Для этого необходимо нажать на кнопку Относительная ссылка, которая расположена на панели инструментов «Остановка записи». Относительные ссылки будут использоваться до конца текущего сеанса работы в Excel или до повторного нажатия кнопки Относительная ссылка.

•Выполните макрокоманды, которые нужно записать.

•Нажать кнопку Остановить запись панели инструментов. После того как макрос записан, его можно выполнить в MS Excel

или из редактора Visual Basic. Обычно макросы выполняются в MS Excel. Для прерывания выполнения макроса следует нажать клавишу

ESC.

4.1.12. Сортировка и фильтрация данных

Процедуры сортировки и фильтрации выполняются над списками. Список – набор строк таблицы, содержащий связанные данные. Например, список адресов и телефонов.

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки - возрастающим (от 1 до 9, от А до Я) или убывающим (от 9 до 1, от Я до А).

Фильтрация может быть использована только для одного списка на листе. Для этого необходимо указать ячейки списка. Выбрать в меню Данные команду Фильтр, затем Автофильтр (условия выборки определяются автоматически) или Расширенный фильтр (определение условий фильтрации с возможностью перемещения результата фильтрации в другой диапазон). Установить критерий фильтра (выборки). Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце, используют операторы сравнения (<, >, =).

4.1.13. Консолидация данных

Консолидация данных определяет способ получения итоговой информации из различных листов, одинаковых по структуре. Предусмотрено несколько способов консолидации (см. ниже).

154

Наиболее предпочтительным способом является применение трехмерных ссылок. В этом случае отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях – диапазон, в котором данные консолидируются в указанный конечный диапазон (исходные области могут располагаться на любом листе или книге).

Пример: пусть у нас есть 4 таблицы.

В таблицу «Итоговая ведомость» вводится следующая формула: =СУММ(Заработная плата!A1,Совместительство!C24,Надбавка!A10).

Другой способ по расположению применяется, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Этот способ используется для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона. Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, следует использовать мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных. Пример:

Заработная плата

Третий способ – с помощью сводной таблицы. Это средство позволяет создавать настраиваемую таблицу для организации полей на листе в новых сочетаниях. Создавать сводную таблицу удобно с помощью Мастера сводных таблиц из меню Данные. Мастер предостав-

155

ляет полный контроль над расположением заголовков строк и столбцов в создаваемой сводной таблице.

4.1.14. Использование надстроек

Надстройки – это специальные средства, расширяющие возможности Excel, которые могут добавлять новые команды и функции. На практике именно надстройки делают Excel удобной для использования в научно-технической сфере. Хотя эти средства считаются внешними, доступ к ним осуществляется при помощи обычных команд строки меню.

Подключение или отключение установленных надстроек выполняется с помощью команды Сервис – Надстройки. Подключение надстроек увеличивает нагрузку на вычислительную систему, поэтому обычно рекомендуется подключать только те надстройки, которые реально будут использоваться.

Основные надстройки Excel указаны ниже.

Автосохранение обеспечивает режим автосохранения рабочих книг через заданный интервал времени. Настройка режима автосохранения осуществляется командой Сервис – Автосохранение.

Мастер суммирования обеспечивает автоматизацию создания формул для суммирования данных в столбце таблицы. При этом ячейки могут включаться в сумму только при выполнении определенных условий. Запуск мастера осуществляется командой Сервис – Мастер

– Частичная сумма.

Мастер подстановок автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблице по названию столбца и сроки, позволяет произвести однократный поиск или предоставляет возможность ручного задания параметров, используемых для поиска. Вызывается командой Сервис – Мастер – Поиск. Если компоненты подстановок будут установлены, то они будут отражаться в меню Сервис (позиция

Надстройки…) или Данные.

4.1.15. Примеры работы с Excel

Для более глубокого знакомства с ЭТ Excel надо самостоятельно ввести и опробовать в работе хотя бы несколько примеров.

Пример 1. Подсчет суммы средних балов для учащихся в двух группах, оценки для которых представлены в разных листах (рис. 4.7 и 4.8). В каждой группе высчитывается средний балл каждого студента.

Итоговая ведомость успеваемости представлена на листе «Ведомость» (рис. 4.9). Обратите внимание на запись ссылок для вычисления среднего бала (она видна на примере студента Артемова Вади-

156

ма). Общий балл вычисляется как сумма средних баллов всех студентов каждой группы. Он служит мерой успеваемости групп.

Рис. 4.7. Данные об успеваемости группы 1

Рис. 4.8. Данные об успеваемости группы 2

Рис. 4.9. Итоговая ведомость успеваемости двух групп студентов

Пример 2. Построение диаграммы изменения курса акций некоторого предприятия и прогноз их. Пусть на протяжении 15 декад предприятие имело исходный курс акций, представленный в столбце «Исходный курс» ЭТ (рис. 4.10). Внизу под ЭТ описана процедура проведения прогноза с использованием прогнозирующего полинома второй степени. На диаграмме справа кривая изменения курса акций показана тонкой линией с исходными точками, а кривая прогноза - жирной линией

157

без точек. Можно ожидать, что к концу очередной 16-ой декады курс акций составит 8,7 условной денежной единицы.

Рис. 4.10. Построение диаграммы и прогноз курса акций предприятия

Весьма полезно ознакомиться с множеством поучительных и достаточно сложных примеров, которые представляет корпорация Microsoft в составе Excel 2000 (см. панель создания и открытия книг в правой части рис. 4.3). Одна из книг SAMPLES (примеры) содержит типовые примеры применения ЭТ Excel, представленные гипертекстовыми ссылками на рис. 4.11.

4.2.Понятие о системах управления базами данных

Вэтом разделе содержатся основные понятия о базах данных и системах управления ими. Кроме того, даны достаточные сведения,

158

чтобы начать работу с широко распространенной системой управле-

ния базами данных Microsoft Access.

Рис. 4.11. Перечень примеров применения Excel книги SAMPLES

4.2.1. Понятие о базах данных

База данных – это совокупность сведений о некоторых конкретных объектах окружающего нас мира в той или иной предметной области. Можно говорить о базах данных исторических событий, картинах в музеях, книг в библиотеках, телефонах в городах и так далее.

Базы данных должны быть структурированными по определенным признакам с помощью тех или иных соглашений. Просто перечисление данных в тексте характерно для неструктурированных данных, например, таких, как «12-34-56, Иванов Иван Иванович, 25.12.1956, Москва, ул. Иванова, 15, кв. 67». Данные могут быть частично структурированными, как в приведенной ниже таблице:

Нетрудно заметить, что возможна дальнейшая структуризация для представленного фрагмента базы данных. Например, дату рождения можно представить числом, месяцем и годом, да и адрес может быть представлен городом, улицей и номером квартиры.

159