Лекция №6 Придание юридической силы документам на машинном носителе, создаваемыми средствами вычислительной техники

Правовая основа для долговременного хранения электронного документа. Придание юридической силы документам на машинном носителе, создаваемыми средствами вычислительной техники.

По мнению некоторых зарубежных авторов копийность электронных документов имеет еще один важный аспект. В зависимости от разных условий обмена данными и в разных компьютерных сетях один и тот же электронный документ может иметь разный статус. Эта проблема настолько острая, что грозит нарушить стройную систему "подлинник - дубликат - копия": "Любой документ, который не был отправлен адресату или не был подшит в дело согласно центральной документационной системе, но который был сохранен в том "электронном пространстве", в котором был создан, следует рассматривать как проект документа (draft) в связи с тем, что он является незаконченным... (отсутствует время передачи и "подписи" оригинатора и/или автора), - утверждают Дуранти и Макнейл. - Любой входящий документ получают как подлинник, но сохраняют его в "пространстве" оригинатора как финальный проект, потому что, хотя система и добавляет время передачи документа и идентификацию оригинатора, этот документ уже не обладает первоначальным эффектом (система сохраняет в индивидуальном пространстве оригинатора копию входящего документа).

Другими словами, по их мнению, подлинниками следует считать лишь внутренние и входящие электронные документы, которые зарегистрированы и систематизированы в рамках текущего делопроизводства; исходящие электронные документы - это черновики, имеющие ограниченную правовую силу. Дуранти и Макнейл классифицируют также копии электронных документов: копирование каким-либо лицом документа в собственное электронное пространство создает "имитационную копию" (возможно имеется в виду дубликат),*1 переадресация документа другому лицу - "заверенную копию".*2 Такой подход к статусу электронного документа, вероятно, излишне радикален. Однако в любом случае, решение этой проблемы зависит от правильной постановки делопроизводственного процесса в той или иной организации.

*1 "Имитационная копия воспроизводит, полностью или частично, не одно только содержание, но также формы, включая внешние (юридическую силу *??, шрифт *??, специальные символы, носитель и т.п.) " - Duranti Luciana, Macneil Heather. Ibidem. P.4.

*2 См.: Duranti Luciana, Macneil Heather. Ibidem. P.9.

До сих пор мы говорили о копийности электронных документов в связи с носителями и контекстуальной информацией. Но изменяться может и их третья составляющая - метаданные. Это происходит, когда необходим перевод документов в другую программную среду, в том числе при обеспечении их долговременного хранения. Мир информационных технологий очень подвижен. Удвоение мощности компьютеров происходит каждые 5 лет, а полная смена программно-аппаратных средств - через 10-12 лет. В этих условиях единственный способ сохранить электронную информацию - это перевод ее в новые, более современные технологии, что ведет к значительному изменению метаданных документов. В литературе этот процесс называют "миграцией" данных.

Изменяя метаданные для того, чтобы по-прежнему представлять содержание и контекст электронного документа, мы безусловно создаем его копию, т.е. новый документ с дополнительными реквизитами. Подобная "миграционная копия" может получиться разного качества, с разной степенью приближения к оригиналу. Ошибки при переводе информации из одного формата или среды в другие всегда вероятны, а методы их выявления в настоящее время несовершенны. Поэтому отношение к таким копия пока настороженное как в среде архивистов, так и в среде правоведов. Тем не менее, если при проверке оказывается, что содержание и контекст документа не исказились, можно вполне признать за миграционной копией права заверенной копии. А это означает, что архивисты получают правовую основу для долговременного хранения электронного документа, но не в виде оригинала, а в виде миграционной копии.

Подводя итог, можно сказать, что дискуссия о копийности электронных документов далека от своего завершения. Необходимо в ближайшем будущем разработать нормативные акты, которые определят необходимые реквизиты и делопроизводственный порядок работы с такими документами. Пока можно предложить такую трактовку:

- подлинник электронного документа - первый по времени записи и единственный экземпляр документа;

- дубликат электронного документа - повторный (по времени записи) экземпляр подлинника ЭД, имеющий ту же юридическую силу;

- копия электронного документа - документ, полностью воспроизводящий содержание подлинника или дубликата ЭД, но с частично измененным контекстом или/и метаданными;

- заверенная копия электронного документа - копия ЭД, в которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

- миграционная копия электронного документа - копия ЭД с измененными/модифицированными метаданными.

В нашей стране с 1987 г. действует ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". Несмотря на произошедшие технические изменения, некоторые его положения применимы и сейчас. Тем более, что нет никаких других нормативных актов, устанавливающих порядок оформления указанных документов для подтверждения их аутентичность.

ГОСТ 6.10.4-84 устанавливает следующие обязательные реквизиты для электронных документов и машинограмм: "наименование организации-создателя документа", "местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес", "наименование документа", "дата изготовления документа" и "код лица, утвердившего документ". Они заполняются в соответствии с другими, перечисленными в ГОСТе стандартами. Документ, выполненный средствами ЭВМ, приобретает юридическую силу после выполнения требований этого стандарта и подписания сопроводительного письма, вместе с которым он пересылается адресату. Таким образом, существует правовая база для использования электронных документов в качестве свидетельств, имеющих доказательную силу, пусть даже эти документы записаны, передаваемы и сохраняемы на внешнем носителях информации.

Однако тот же самый ГОСТ содержит в себе положения, которые перечеркивают правовой статус электронных документов. Во-первых, он не распространяется на документы, передаваемые по телекоммуникационным сетям. Во-вторых, в нем указано, что "документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений министерств, ведомств".*1 Поэтому все зависит от того, насколько руководство того или иного министерства доверяет средствам и способам аутентичности электронных документов. Например, Государственная налоговая служба РФ принимает первичные документы на магнитных носителях, а органы юстиции и суды нет. В третьих, стандарты, в соответствии с которыми должен быть записан, изготовлен и размечен документ, устарели и это может послужить формальной причиной непризнания их юридической силы.

Средством, обеспечивающим аутентичность электронного документа, по ГОСТ 6.10.4-84 является сопроводительное письмо. Именно это сдерживает распространение его положений на документы, которые циркулируют в сетях. В 80-х годах системы криптозащиты в нашей стране были мало известны. Но уже с 1995 г. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" допускает применение цифровых подписей в качестве средств защиты аутентичности электронных документов. Конкретное же воплощение этого положения в настоящее время отсутствует. Закон РФ "О цифровой подписи" находится в стадии разработки.*1 Только после его принятия можно будет говорить о перспективах электронного документооборота и реальном развитии в России безбумажных технологий.

В этом отношении показателен опыт Республики Беларусь, где также действующие нормативы предусматривают обеспечение аутентичности электронных документов с помощью сопроводительного письма (удостоверяющего листа). В республике планируется ввести в действие государственный стандарт "Электронные документы. Правила выполнения, обращения и хранения", который предполагает два равноправных варианта для удостоверения подлинности официального электронного документа: посредством удостоверяющего листа или цифровой подписи. Более того, в Беларуси идет работа над проектом закона "Об электронном документе". В нем понятие электронного документа определено четко: таковым предполагается считать только документ, снабженный электронной цифровой подписью.

В других странах тема юридического признания электронных документов постоянно звучит на международных конференциях архивистов. В разных странах эта проблема решается по разному. В Великобритании, например, с 1996 г. действует закон о правовом статусе информации, находящейся в системах управления электронными документами. Однако он устанавливает лишь стандарты для оптических дисков, на которые можно записывать юридически полноправные документы, и не касается доказательной силы самих электронных документов. Нечто подобное существует во Франции и США. Но во Франции суды принимают доказательные документы по выбору как на бумаге, так и на оптических дисках, а в США оцифрованные изображения документов принимают при отсутствии оригинала и бумажного дубликата.

В последние годы на Западе возобладало мнение, что юридическое признание электронных документов как свидетельств разнообразной деловой активности должно основываться не столько на надежности и аутентичности носителей информации, сколько на рассмотрении их доказательной силы. В США это суждение начали переводить в практическую плоскость. В течение 1991-1994 гг. группа американских специалистов разрабатывала проект правил - "Директивные указания по юридическому признанию документов, созданных системами информационных технологий". Согласно этим правилам любой документ, созданный средствами ИТ, может быть признан юридически полноправным, если он представлен в читабельном виде и оформлен с выполнением надлежащих требований. Для этого пригодны любые способы воспроизведения (например, распечатка), при условии что оно точно передает содержание документа. Априори все документы считаются подлинными и доказательными. При необходимости аутентичность документа может быть проверена в ходе судебного разбирательства с привлечением свидетелей-экспертов.

По существу, забота о доказательстве подлинности электронных документов перекладывается на плечи истца или ответчика. В этом сила и слабость предложенного подхода. Слабость состоит в том, что он влечет за собой дополнительные судебные издержки для участников процесса. Сила - в развертывании предпринимательской инициативы. Теперь не только государство, но и владельцы информационных систем становятся заинтересованными в поиске эффективных средств защиты документов и представления их доказательной силы.

Таким образом, проблема юридического признания электронных документов до сих пор является острой не только в России, но и в остальном мире. Ее решение может изменить документальный ландшафт современного общества. Но для этого необходимо время, новые технологические и методические разработки.