Раздел 1. Предмет, задачи и содержание курса Лекция 1 Автоматизированные архивные технологии

Информатизация архивной отрасли. Электронный документ. Современное состояние автоматизированных технологий в архивной отрасли в России и в технологически развитых странах мира.

Основные теоретические вопросы информатизации архивной отрасли, проблемы, которые необходимо решать архивистам на пути внедрения новых технологий в делопроизводстве и архивном деле, а также программные продукты, которые используются сегодня в российских государственных и ведомственных архивах.

Информатизация архивной отрасли.

Информатизация архивной отрасли - это создание оптимальных условий для удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации, посредством комплексной компьютеризации всех направлений деятельности государственных и ведомственных архивов.

Удовлетворить на современном этапе возросшую потребность общества в ретроспективной информации, которая не устаревает со временем, а приобретает стратегическое значение, можно лишь путем информатизации архивной отрасли с учетом накопленного международного и отечественного опыта.

Сегодня уже произошло осознание важного значения информационных ресурсов, как оперативного, так и ретроспективного характера, содержащих исторический опыт, для процесса принятия решений и в целом для сферы управленческой деятельности.

В настоящее время главная проблема при хранении электронных документов заключается не в физической сохранности носителей информации, а обеспечение доступа к ней через определенное время.

В последние годы все большее количество производственных и управленческих процессов документируется с помощью компьютерных технологий. В этой связи внимание специалистов в области архивного дела привлекает проблема создания, распространения и хранения электронных документов. Увеличение доли машиночитаемых документов в общем потоке документации – процесс объективный и неизбежный. Возможно он будет способствовать переоценке общей концепции деятельности архивов. Зарубежный опыт показывает, что архивисты становятся активными участниками разработки новых информационных технологий документирования производственной и управленческой деятельности и, таким образом, участниками начальной стадии электронного документооборота.

Современное состояние автоматизированных технологий в значительной степени обусловлено развитием информационных технологий. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.

В России документоведы и архивисты также приступили к соответствующим теоретическим исследованиям. На ряде научных конференций были сделаны продуктивные попытки выработки единых позиций по отношению к электронному документообороту. Сделаны определенные шаги в решении задач архивного хранения электронных документов. Вместе с тем, в отечественном документоведении и архивоведении вопросы электронных документов исследованы недостаточно.