Электронный документ

Научно-технический прогресс привел к новому этапу развития документа - появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники и софтвера электронную запись невозможно будет прочесть.

Специфика электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий, вторжение в сферу управления документацией и архивного дела специалистов в области компьютерных технологий породило определенную терминологическую путаницу.

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина "электронный документ", его определение еще не устоялось.

Появление электронного документа ставит перед документоведами и архивистами ряд проблем, требующих целого комплекса научных исследований, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях части малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.Электронные документы в нашей стране пока еще не стали достоянием архивных служб. Неопределенный юридический статус ЭД сдерживает их оперативное обращение и приводит к утрате даже того немногого, что откладывается в народнохозяйственной, научной, социологической и других сферах. Можно сказать, что общественная надобность в архивных электронных документах пока находится на низком уровне. Применение находят лишь вторичные ЭД, создаваемые в самих архивах с помощью оцифрования традиционных архивных материалов и используемые в качестве фонда пользования и в публикаторской деятельности. Однако жизнь не стоит на месте. Полным ходом идет компьютеризация органов управления, других государственных и частных учреждений и организаций. Только в одной Москве в 1997 г. было реализовано 148 проектов по информатизации работы муниципальных органов и городских организаций. Не исключено, что в ближайшие 10 лет со всей остротой встанет проблема не только сохранения накопленных электронных документов, но и организации их использования.

Современное состояние автоматизированных технологий в архивной отрасли в России и в технологически развитых странах мира.

Организационные формы использования ЭД во многом будут определяться кругом потенциальных пользователей, а он - составом принятых на хранение документов. Вероятно, в первую очередь, в архивы попадут статистические базы данных, научно-технического, научно-исследовательского, социологического, демографического и исторического характера; управленческие БД, связанные с решением фискальных, имущественных, жилищных, трудовых и других социальных вопросов; разного рода текстовые документы в электронном виде: законодательные и нормативные акты (как справочный материал), стандарты, справочники, периодика и т.п. Пользователями этих архивных комплексов могут стать государственные и муниципальные учреждения, деловые круги, ученые ("технари", социологи, историки), журналисты. Вскоре после принятия законов и нормативов, определяющих правовой статус современных ЭД и способствующих развитию электронного делопроизводства, в архивы станет поступать документация: организационно-распорядительная, финансовая, учетная, по личному составу, документы САПР и другие виды "ответственных" документов. Соответственно, кроме перечисленных категорий пользователей, можно ожидать наплыва в архивы рядовых граждан, стремящихся документально подтвердить свои права.

Среди разнообразных форм использования архивных материалов наибольшие проблемы вызывает организация работы пользователей с электронными документами. Технологическая специфика ЭД влечет за собой как удобства (возможность быстрого поиска и копирования информации, удаленный доступ и т.п.), так и сложность работы с ними (необходимость технических посредников - компьютера и программного обеспечения). Пользователь должен владеть хотя бы азами компьютерной грамотности. Чем сложнее архивный документ, тем более "продвинутым" должен быть читатель. Иначе основная масса работы перекладывается на плечи сотрудников архива электронных документов.

Вообще, на обслуживание интересов и потребностей своих посетителей архив электронных документов будет затрачивать гораздо больше материальных средств и рабочего времени, чем архив традиционный. Выполнение тематических запросов учреждений и граждан, выдача архивных копий, составление для населения архивных справок и выписок из электронных документов - станут не просто формами использования ЭД, а в некоторых случаях - единственно возможными каналами, по которым пользователи смогут получить информацию. К этому можно добавить обработку статистических данных по запросам, конвертирование ЭД в определенные пользователем форматы, обучение посетителей навыкам работы с устаревшими программными продуктами. Начало использования электронных документов поставит вопросы аутентификации, авторизации и археографического оформления выдаваемых из архива копий, справок и т.п.

Другая насущная проблема использования ЭД - способ предоставления документов: только лишь в читальном зале архива или удаленный доступ по телекоммуникационным сетям. Тенденции последних лет показывают, что одной из основных целей информатизации отраслей народного хозяйства и управления является повышение оперативности доступа к информации, в том числе и архивной. Уже на первом этапе поступления ЭД в архивы может возникнуть необходимость удаленного к ним доступа для представителей государственных органов, ВУЗов, коммерческих структур и т.д. С другой стороны, нельзя исключать возможность, что некоторые пользователи захотят работать с ЭД непосредственно в архиве, тем более, если в нем будут храниться также документы фондообразователя бумажной основе. Таким образом, вопрос должен стоять не о способе предоставления архивных материалов, а соотношении затрат на компьютеризацию читального зала и организацию удаленного доступа через сеть.

С первого взгляда может показаться, что затраты на оборудование читального зала должны быть очень большими, сопоставимыми с созданием рабочих мест для среднестатистического числа пользователей, посещающих архив современной документации каждый день. Однако реальный "оборот" читателей в архиве электронной документации может быть гораздо выше. Читательские "времязатраты" в традиционном архиве определяются, в основном, двумя факторами: 1) поиском необходимой информации по каталогам, описям, но главное - в делах; 2) копированием найденных сведений. Времязатраты на поиск и копирование электронной информации несравненно ниже, а значит каждый пользователь может уделять меньше времени на посещение архива. Поэтому при обслуживании читальным залом, скажем, 20 посетителей в день может оказаться вполне достаточным 5 рабочих мест, оборудованных компьютерами.

Удаленный доступ может осуществляться двумя способами: с помощью локальной сети, объединяющей административные органы или научные учреждения, и с помощью Интернета. В условиях отсутствия в России общенациональной информационной сети второй способ, вероятно, окажется наиболее популярным и интенсивным. Затраты на организацию удаленного доступа к материалам архива электронных документов окажутся выше, чем на оборудование читального зала. Стоимость только лишь содержания домашней страницы в Интернете обходится в 200-250 долл. в месяц. А еще необходимы средства для ее создания и периодического обновления. При организации доступа через Интернет к библиотекам оптических дисков расходы возрастают в несколько раз, т.к. приходится создавать целый Web-сайт. Не менее важны затраты на средства защиты и аутентификации ЭД.

Нужно иметь ввиду, что предоставление удаленного доступа к электронному архиву - это действие, направленное не во внутрь, а вовне архива. Пользователи, "посещая" архив, не "попадают" в него физически. Напротив, архив распространяет копии ЭД по компьютерам посетителей. Поэтому в свободном доступе на сайте архиве желательно размещать лишь научно-справочный материал к хранящимся материалам. Сами электронные документы следует пересылать по сетям криптографически защищенным способом. Для идентификации удаленного пользователя необходимо также проводить специальные организационные и технические мероприятия. Они заключаются в обмене открытыми ключами к ЭЦП между архивом и пользователем, установлении системы расчетов, предоставлении дополнительных взаимных гарантий и т.д.

В качестве зарубежного опыта по предоставлению удаленного доступа к архивным электронным документам (вернее к оцифрованным традиционным документам) через Интернет можно привести проект Национального архива США, в рамках которого в 1997 г. в Сети было выставлено 5300 национально значимых документов. В их числе карты, планы и схемы фортов, относящихся к периоду гражданской войны в США, документы и фотоматериалы обследования индейцев в 1921 г., отчеты USIA о вовлечении США в войну с Вьетнамом и т.д.

Следующее направление использование ЭД - научная, просветительская и популяризаторская деятельность архива. Она может состоять в публикациях электронных документов, организации выставок (презентаций) в электронном пространстве локальных сетей и Интернета, проведении архивоведческих, источниковедческих, исторических, социологических и других исследований.

Электронные публикации и выставки сродни друг другу. Для обеих форм использования характерны определенный авторский замысел и подбор документов, глубина археографической и научно-исследовательской проработки, сходные технологические средства создания и представления. Разница между ними может заключаться не только в обзорности и меньшем объеме выставок, но и в организации просмотра материала. Если электронная публикация ближе к традиционному бумажному изданию, с возможностью неструктурированного (почти хаотичного) перемещения по разделам и документам, то выставку можно сравнить видеофильмом, который зритель может начать смотреть с любого момента, но далее происходит последовательное развертывание авторской концепции. Особенностью выставки может также стать наличие "гида-путеводителя", способного связно излагать материал по теме (письменно или устно) и отвечать на вопросы "посетителей".

В целом, создание электронных публикаций и выставок - дело хлопотное и дорогое, требующее специфических знаний и навыков. Оно окупается значительным тиражом изданий, рассчитанным на массовый спрос. В настоящее время даже во многих западноевропейских странах такой спрос сдерживается возможностями компьютерной инфраструктуры и читательскими предпочтениями. Кроме того, основную массу электронных публикаций составляют документы и источники на традиционных носителях, которые были переведены в оцифрованный вид. К изданию современных электронных документов научный мир только лишь подбирается (на сайтах в Интернете). Разработка по настоящему строгих архивоведческих и археографических методик публикации ЭД - дело будущего.

Основные теоретические вопросы информатизации архивной отрасли, проблемы, которые необходимо решать архивистам на пути внедрения новых технологий в делопроизводстве и архивном деле, а также программные продукты, которые используются сегодня в российских государственных и ведомственных архивах.

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив".

Программный комплекс «Архивный фонд» 4 , разработанный компанией «Электронные Офисные Системы (ЭОС) по заказу Росархива, утвержден в качестве отраслевого программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов

12 февраля 2009 года состоялось расширенное заседание коллегии Федерального архивного агентства, посвященное итогам работы Росархива в 2008 году и вопросам внедрения программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия).

Напомним, что в 2006 году Федеральное архивное агентство разместило государственный заказ на научно-исследовательскую работу по созданию современного программного продукта – полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Разработанная в результате НИОКР новая 4-я версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» в течение 2008 года прошла опытную эксплуатацию в 3-х федеральных архивах и в государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации. По итогам опытной эксплуатации ПК была доработана и представлен разработчиком в Росархив. Все имущественные права на данный продукт принадлежат Российской Федерации, от имени которой выступает Федеральное архивное агентство.

В отличие от предыдущих версий ПК «Архивный фонд», положивших начало использованию информационных технологий в архивном деле, 4-я версия – самостоятельный программный продукт, основанный на современных технологиях. Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, формирования паспорта архива и архивохранилища, ведения каталогов, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. При этом обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию описания 94 % фондов федеральных архивов, 84,3 % государственных архивов субъектов РФ и 48,5 % муниципальных архивов, уже включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, коллегией было принято решение утвердить ПК «Архивный фонд» (4-я версия) в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах.

Решение коллегии утвердить ПК «Архивный фонд» (4-я версия) в качестве отраслевого программного обеспечения стало еще одним подтверждением соответствия разработок компании «Электронные Офисные Системы» мировым стандартам и укрепило лидирующие позиции ЭОС на российском рынке информационных технологий .

Компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) была создана в 1994 году группой специалистов, занимавшихся автоматизацией документооборота в высших органах государственной власти России. Cегодня компания является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Продукты компании используют более тысячи организаций, в числе которых - крупнейшие государственные и коммерческие структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 100 000. Основные продукты компании: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», поддерживающая как традиционную организацию делопроизводства, так и электронный документооборот; система кадрового учёта и автоматизации кадрового делопроизводства «КАДРЫ»; подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО»; корпоративный документальный сервер, библиотека электронных документов eDocLib.