2. Створення фільтра в таблиці, запиті або формі
Існують чотири способи, використовувані для відбору записів за допомогою фільтрів:
фільтр по виділеному фрагменті,
звичайний фільтр,
поле Фільтр для
розширений фільтр.
Фільтр по виділеному фрагменті, звичайний фільтр і поле Фільтр для є найпростішими способами відбору записів. Якщо можна легко знайти й вибрати у формі, підлеглій формі або в об'єкті в режимі таблиці значення, що повинні містити відбирають записи, що, варто використати фільтр по виділеному фрагменті. Звичайний фільтр використається для вибору шуканих значень зі списку без перегляду всіх записів у таблиці або формі, або при вказівці декількох умов відбору одночасно. Поле Фільтр для використається, якщо фокус уведення перебуває в поле форми або таблиці й потрібно ввести конкретне шукане значення або вираження, результат якого буде використатися як умова відбору. Для створення складних фільтрів, варто використати вікно розширеного фільтра.
Примітка. У звітах не можна створювати фільтр за допомогою перерахованих вище методів. Однак звіт (як і форма) може успадковувати фільтр.
Порівняння різних фільтрів
Виконувані дії |
Фільтр по виділеному |
Звичайний фільтр і поле «Фільтр для» |
Розширений фільтр |
Пошук записів, що задовольняють декільком умовам. |
Так (умови відбору варто задавати по черзі). |
Так (умови відбору можна задати одночасно). |
Так (умови відбору можна задати одночасно). |
Пошук записів, що задовольняють хоча б одній з умов. |
Немає |
Так |
Так |
Вказівка умови відбору за допомогою вираження. |
Немає |
Так |
Так |
Сортування записів по зростанню або по убуванню. |
Немає (однак, після застосування фільтра допускається сортування записів за допомогою кнопок Сортування по зростанню або Сортування по убуванню на панелі інструментів) |
Немає (однак, після застосування фільтра допускається сортування записів за допомогою кнопок Сортування по зростанню або Сортування по убуванню на панелі інструментів) |
Так (допускається сортування частини полів по зростанню, а інших полів по убуванню). |
Відбір записів за допомогою значень, обираних у формі, підлеглій формі або в об'єкті в режимі таблиці
1. У поле форми, підлеглої форми або об'єкта в режимі таблиці знайдіть значення, що повинні містити запису, що включають у результуючий набір при застосуванні фільтра.
2. Виберіть це значення й натисніть кнопку Фільтр по виділеному на панелі інструментів. Спосіб вибору значення визначає, які записи будуть відібрані фільтром. Повторюйте крок 2, поки не будуть задані весь умови відбору записів.
Примітки
· Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.
При збереженні запиту фільтр зберігається автоматично, але умова фільтра не додається до вмісту бланка запиту. При повторному відкритті запиту можна знову застосувати збережений фільтр.
Фільтр дозволяє відбирати записи, що не містять обраного значення. Виберіть значення, натисніть праву кнопку миші й виберіть команду Виключити виділене.
За допомогою правої кнопки миші можна відкрити контекстне меню, у якому є поле «Фільтр для». Тут можна встановити умова відбору записів по даному полю.
Зміна фільтра у вікні розширеного фільтра
Під час роботи у вікні розширеного фільтра таблиці, запиту або форми користувач має можливість змінювати структуру фільтра й уміст бланка. Для входу у вікно розширеного фільтра необхідно вибрати Запису, Фільтр, Розширений фільтр.
Із бланком фільтра можна здійснювати наступні дії:
Додавання поля. У вікні розширеного фільтра список полів базової таблиці або запиту виводиться автоматично. У це вікно не можна додати інші таблиці або запити.Виберіть зі списку полів одне або трохи полий і перенесіть їх за допомогою миші в стовпці бланка.
Вставка поля між іншими полями. Перемістите за допомогою миші потрібне поле зі списку полів у той стовпець бланка, у який його потрібно вставити.
Переміщення поля. Виділите стовпець, що потрібно перемістити. Для виділення стовпця виберіть область виділення стовпця. Щоб виділити кілька суміжних стовпців, перетягнете покажчик по їхніх областях виділення. Знову виберіть область виділення будь-якого виділеного стовпця, а потім перетягнете поле (або поля) на нове місце. Переміщуване поле й всі поля, розташовані праворуч від нього, зрушуються вправо.
Додавання стовпця. Виберіть будь-яке місце в стовпці, ліворуч від якого потрібно додати новий стовпець. Виберіть команду Стовпці в меню Вставка.
Видалення поля або стовпця. Виділите потрібне поле, вибравши в бланку область виділення стовпця, а потім натисніть клавішу DEL
Зміна ширини стовпця. Перетягнете границю стовпця
Вставка або видалення рядка умови відбору. Виберіть рядок, розташований під тієї, де повинна з'явитися нова, а потім виберіть у меню Вставка команду Рядок. Новий рядок вставляється над обраним рядком. Для видалення рядка умов відбору, виберіть будь-яке місце в цьому рядку, а потім виберіть у меню Виправлення команду Видалити рядок
Уведення умов відбору. Уведіть вираження умови відбору шляхом прямого уведення вираження в осередок або за допомогою построителя виражень. Для запуску построителя виражень натисніть праву кнопку миші в осередку Умова відбору й виберіть команду Побудувати.
Вказівка порядку сортування відібраних записів. Для сортування декількох полів спочатку необхідно в бланку запиту встановити поля в необхідному порядку. Спочатку відбувається сортування самого лівого поля, потім поля, що перебуває праворуч від нього, і так далі. Наприклад, щоб зробити сортування спочатку для поля «Прізвище», а потім «Ім'я», у бланку запиту поле «Прізвище» повинне перебуває ліворуч від поля «Ім'я». В осередку Сортування для кожного необхідного поля вкажіть відповідний параметр. Для перегляду результатів запиту натисніть кнопку Вид на панелі інструментів
Очищення бланка. Вибрати команду Виправлення, Очистити бланк.
Приклади виражень
Вираження використаються при виконанні багатьох операцій Microsoft Access, у тому числі, при створенні елементів керування, що обчислюють, визначенні умов у запитах і фільтрах, значень за замовчуванням, умов на значення й умов у макросах. Часто найпростішим способом створення вираження є пошук схожого вираження і його подальше використання як зразок для створення необхідного вираження.
Поле |
Вираження |
Опис |
ПунктНазначения |
"Київ" |
Відображає замовлення на доставку товарів у Київ. |
ПунктНазначения |
"Київ" Or "Мінськ" |
Використає оператор Or для відображення замовлень на доставку товарів у Київ або Мінськ. |
ДатаОтгрузки |
Between #05.01.95# And #10.01.95# |
Використає оператор Between...And для відображення замовлень на відвантаження товарів не раніше 5-янв-95 і не пізніше 10-янв-95. |
ДатаОтгрузки |
#02.02.95# |
Відображає замовлення на відвантаження товарів 2-фев-95. |
СтранаДоставки |
In("Канада", "Великобританія") |
Використає оператор In для відображення замовлень на доставку товарів у Канаду або Великобританію. |
СтранаДоставки |
Not "США" |
Використає оператор Not для відображення замовлень на доставку товарів в усі країни, за винятком США. |
ИмяПолучателя |
Like "З*" |
Замовлення на доставку товарів клієнтам, імена яких починаються з букви С. |
Назва |
>="Н" |
Відображає замовлення на доставку товарів у фірми, назви яких починаються з букв, що перебувають у діапазоні від Н до Я.
|
КодЗаказа |
Right([Кодзаказа], 2) ="99" |
Використає функцію Right для відображення замовлень, код яких закінчується на 99. |
Назва |
Len([Назва]) >Val(30) |
Використає функції Len і Val для відображення замовлень для фірм, назви яких складаються з більш ніж 30 символів |